Hva gjør du hvis noe går galt på arrangementet?


Hva gjør du hvis noe går galt på arrangementet?

Mai-Lin Berg Petersen | 15. nov 2018
4 minutter lesetid


At noe går galt underveis i arrangement, er ikke akkurat drømmesituasjonen for en arrangør. Men det skjer stadig vekk, i større eller mindre grad – som oftest bak kulissene, uten at deltakerne legger merke til det.

I dette innlegget gir vi deg 3 profftips til hvordan du bør håndtere situasjonen når ting ikke går etter planen og uforutsette hendelser oppstår.

 

1. Vær proaktiv – planlegg godt

Den beste strategien er å planlegge alle deler av arrangementet så godt at det blir færrest mulig overraskelser.

Jo grundigere du planlegger, desto mer kontroll har du, og desto større er sannsynligheten for at arrangementet blir en god og trygg opplevelse for deg som arrangør og for dine deltakere og samarbeidspartnere.

Enkelte ting kan man aldri gardere seg mot 100 prosent – uvær, forsinket transport for deltakerne, busser som står fast i trafikken, fly som ikke kan lande – men man kan være forberedt. Noe som tar oss til neste punkt ...

 

2. Alltid ha en plan B

– Man må alltid sørge for at det ikke går ut over deltakerne hvis leverandører ikke overholder tidsfrister, sier Dag Ketil Grønnesby, grunnlegger av eventbyrået Fot I Bakken.

– Si at en buss er en halvtime forsinket klokken halv tre på natten, og så står deltakerne der og fryser i kulden. Da må man ha en reserveløsning klar.

Han legger til: – Alt henger sammen, og detaljer er viktig. Når vi lager planer for gjennomføring av arrangement, så handler alt om logistikk, og det er viktig at logistikken følges.

 

Når været ikke samarbeider

– Været i Norge er lunefullt og kan være en utfordring på utearrangementer, det kan regne og blåse, sier Susanne Steffens Bakken, prosjektleder i eventbyrået All-In.

– Vi har hatt arrangement med 32 varmegrader, der vi tenkte at det ikke kom til å bli så varmt. Da er det fint å ha gode avtaler med leverandører om raskt å kunne få inn aircondition, eller ekstra varmelamper. Etter mange år i bransjen har man vært gjennom og fått erfart de utfordringene som finnes, så da vet man hva man skal være obs på.

Steffens Bakken understreker viktigheten av å ha gjort et godt forarbeid:

– Dersom planleggingen har vært god, går som regel gjennomføringen veldig greit.

Les også: Gode arrangementer krever god planlegging

3. Ha et godt støtteapparat rundt deg

Når det oppstår utfordringer, om det så er i forkant, underveis eller i etterkant, må man spørre seg: Hvem er det som best kan løse dette?

Du må ha et støtteapparat som dekker mange forskjellige fagområder.

Det gjelder å utnytte ressursene du har. Kort og godt: Få med deg eksperter i alle ledd, både på det praktisk og det faglige. Og ikke vær redd for å spørre om hjelp fra folk med bred erfaring fra kurs/konferanse, reiseliv og eventbransjen. Som regel har de gode råd og nyttige tips å komme med for profesjonell gjennomføring av arrangementer.

Bruker du et digitalt system for påmelding og håndtering av deltakere? En profesjonell leverandør av et påmeldingssystem vil kunne backe deg opp når det oppstår utfordringer og spørsmål, for eksempel rundt registrering, betaling, innsjekk, osv.

Du slipper å måtte finne ut av alt selv, og ringer bare til supportteamet for skreddersydd brukerstøtte. Du vil også kunne få kyndig hjelp med generell logistikk på arrangementet.

 

Les også: Slik holder du mer produktive planleggingsmøter før et arrangement

 

Vis at du gjør noe med det (og kommuniser dette tydelig)

God håndtering av utfordringer som oppstår underveis i arrangementet, handler i stor grad om å være kreativ og bruke din egen erfaring. I tillegg er det viktig at det du gjør, blir tydelig kommunisert. Hvis det er ting som ikke går etter planen, ikke prøv å dekke over, men kommuniser heller hva du har tenkt å gjøre med det – og gjør det!

Bruk støtteapparatet og ressursene som finnes rundt deg. Hvis deltakere eller samarbeidspartnere blir frustrert over noe som oppstår, beklag det – og vis at du gjør noe med det. Kommuniser profesjonelt, gi rask respons og kjør en åpen linje hele veien.

 New call-to-action 

Andre leste også