Enhver arrangør drømmer om fullt hus på sitt arrangement. Gode oppdateringer underveis og påminnelser like i forkant gir bedre oppmøte.
I en tid hvor vi samhandler mer og mer digitalt, er fysiske møter mellom mennesker viktigere enn noen gang. Derfor lages det flere og flere arrangementer, og folk flest får tilbud om å melde seg på veldig mye.
For enkelte blir det kanskje litt mindre forpliktende å melde seg på ting … og lett å bli en no-show som i beste fall sender deg melding i etterkant om at de glemte av det hele.
De du har sendt invitasjon til, har kalendere som fylles opp av andre arrangementer, i tillegg til en haug med møter, oppgaver og private avtaler.
Dermed blir det bare enda viktigere enn tidligere for deg som arrangør å holde på interessen og sende påminnelser for å sørge for at alle påmeldte deltakere faktisk kommer.
Tross alt – venner som må melde avbud til en fest, gir alltid beskjed på forhånd!
En SMS dagen før
Har du noen gang meldt deg på et arrangement, for så å glemme det? Det kan skje med oss alle. Derfor er kontinuerlig kontakt underveis nøkkelen til å gjøre påmeldte om til faktiske deltakere.
Det å sende en hyggelig velkomst-SMS dagen før arrangementet ser vi gir stor effekt. Dersom folk har meldt seg på lang tid i forveien, gjør en slik påminnelse at de husker det bedre, slik at de møter opp eller i det minste gir beskjed om at de faktisk ikke kommer.
Les mer: Derfor bør du sende ut påminnelser i forkant av arrangementet
Ikke bruk SoMe til påmelding
Sosiale medier er en god plattform for å promotere ditt arrangement. Men hvis du inviterer på Facebook, ikke tro at det gir et reelt bilde på hvor mange som faktisk kommer – til det er det altfor lite forpliktende. Spesielt på gratisarrangementer kan det ofte være mange som har klikket 'deltar' på Facebook, men det er likevel ingen garanti for at alle disse dukker opp.
Vår klare anbefaling er at du ikke bruker kun Facebook til selve påmeldingen, selv om det gir god synlighet. Bruk heller et profesjonelt påmeldingssystem, så får du påmeldingstall som er til å stole på. Men publiser gjerne linken på Facebook hvis det er sosiale medier som trekker deltakere til ditt arrangement.
Skap litt FOMO!
Send gjerne litt oppdatert informasjon underveis. Kanskje var ikke programmet helt klart da du åpnet påmeldingen. Når det er klart, send det ut! Allerede påmeldte deltakere får en positiv påminnelse om arrangement og vil kanskje dele det med flere potensielle deltakere.
Eller kanskje du endelig har fått ja fra en skikkelig “hot-shot” foredragsholder/underholdning som bør markedsføres for alt det er verdt!
Da arrangørene av Oslo Business Forum kunngjorde at de hadde lykkes med å få selveste Barack Obama til konferansen i september, skjøt billettsalget i været, og det ble utsolgt kort tid etter. Nå skal det godt gjøres å toppe en slik celebritet som keynote speaker, men poenget er at en kjent foredragsholder eller underholder vil være et skikkelig trekkplaster.
Clouet er å holde på interessen inn mot arrangementsdagen og gjerne få de påmeldte så begeistret og spent at de nærmest får litt FOMO – fear of missing out.
Bruk et profesjonelt påmeldingssystem
Er det flere arrangører sammen, så pass på at alle nyheter legges tilgjengelig på alles hjemmesider, blogger, sosiale medier, etc. Jo flere steder desto bedre hvis det er et arrangement som er åpent for alle.
Med et påmeldingssystem får du en effektiv kommunikasjonsløsning, hvor du på e-post eller SMS kan sende informasjon, påminnelser, teasere, og så videre.
Du kan filtrere dine budskap til ulike grupperinger i deltakermassen. Når du sender informasjon på e-post, der du får frem hva de vil gå glipp av dersom de ikke dukker opp, holder du de påmeldte motivert til å delta på ditt arrangement.
Et godt påmeldingssystem hjelper deg med å være klar og tydelig, kort og informativ, med et profesjonelt og intuitivt design.
Fullt hus, kanskje ...!
Igjen, husk at du slåss med mange andre arrangementer, og folk flest har liten tid. Så kom med nyheter som gjør arrangementet ditt attraktivt, særlig hvis du har blitt gjort oppmerksom på at det foregår mye annet samme dag.
Du vil aldri kunne unngå no-shows helt og holdent. Men med oppdatering og påminnelser, pluss god drahjelp fra et godt nettbasert påmeldingssystem, gjør du i alle fall ditt for at det skal bli færrest mulig tomme seter på neste arrangement.
