Hva et påmeldingssystem koster, avhenger av prismodellen, hvor mange deltakere dere har, og hva som er inkludert. Den riktige prisen finner du først når du regner total kostnad over et helt år og sammenligner den med hva det manuelle arbeidet koster i dag.
Listeprisen sier lite alene. To løsninger med lik månedspris kan gi svært ulik regning når oppstart, betalingsgebyrer, ekstra brukere og support er tatt med.
I denne guiden får du oversikt over de vanligste prismodellene, kostnadspostene du bør spørre om, og en enkel metode for å beregne gevinsten.
Kort fortalt
- De vanligste prismodellene er abonnement, pris per deltaker og gebyr per solgte billett.
- Regn på total kostnad for et helt år, ikke bare månedsprisen.
- Gevinsten ligger mest i tid som frigjøres og kostnader som unngås.
- Har dere få og enkle arrangementer, kan et gratis skjema være det mest lønnsomme.
Prismodellene du vil møte
De fleste leverandører bruker én av fire prismodeller, eller en kombinasjon. Hvilken som er rimeligst for dere, avhenger av hvor mange arrangementer og deltakere dere har, og om dere tar betalt.
|
Prismodell |
Slik fungerer den |
Passer typisk når |
|---|---|---|
|
Abonnement |
Fast månedlig eller årlig pris, ofte med et oppstartsbeløp |
Dere har jevnlige arrangementer gjennom hele året |
|
Pris per deltaker |
Prisen følger antall registrerte deltakere, ofte med et forventet årsvolum |
Volumet varierer, men er noenlunde forutsigbart |
|
Gebyr per solgte billett |
Fast beløp og/eller prosent av billettprisen, ofte uten månedspris |
Dere selger billetter og har få gratisarrangementer |
|
Pris per arrangement |
Fast pris for oppsett og gjennomføring av ett arrangement |
Dere har ett større arrangement, eller vil prøve før dere binder dere |
Modeller med gebyr per billett kan virke billige, fordi det ikke er noen fast kostnad. Ved store arrangementer med høy deltakeravgift kan gebyrene likevel bli betydelige. Regn på et normalår før dere sammenligner.
Abonnementsmodeller gir forutsigbare kostnader. Sjekk hva som skjer hvis dere får flere eller færre deltakere enn avtalt, og hvor lang bindingstiden er.
Proviso sine priser finner du her.
Total kostnad: dette bør være med
Total kostnad er alt dere betaler det første året og hvert år etter det. Be leverandøren fylle ut alle postene under, så blir tilbudene sammenlignbare.
|
Kostnadspost |
Dette bør du spørre om |
|---|---|
|
Oppstart og opplæring |
Er oppsett av maler, grafisk profil og opplæring inkludert, eller kommer det i tillegg? |
|
Fast pris |
Månedspris eller årspris, og hva som er inkludert i den |
|
Volum |
Hva skjer hvis dere får flere eller færre deltakere enn avtalt? |
|
Brukere og lisenser |
Koster ekstra brukere noe, og finnes det årlige lisenskostnader? |
|
Betalingsgebyrer |
Trekker leverandøren en andel av innbetalingene? Hvilke gebyrer tar kortinnløseren? |
|
Support |
Er support inkludert, og i hvilke tidsrom? |
|
Tilleggsmoduler |
Innsjekk, eventapp, hotell og evaluering kan være egne moduler |
|
Integrasjoner |
Hva koster oppsett og vedlikehold av koblinger mot CRM og økonomisystem? |
|
Avtalevilkår |
Bindingstid, oppsigelsestid og prisjustering |
Den vanligste overraskelsen er ikke den faste prisen, men alt rundt: gebyrer som trekkes fra innbetalingene, support som faktureres per time, eller en modul dere trodde var inkludert.
Det finnes også en intern kostnad. Noen må sette opp systemet og lære det. Sett av tid til det i beregningen, særlig det første året.
Slik beregner du gevinsten
Gevinsten av et påmeldingssystem er summen av tid dere slipper å bruke og kostnader dere unngår. Begge deler kan anslås med tall dere allerede har.
1. Anslå tiden dere bruker i dag
Tenk gjennom alt som skjer manuelt per deltaker: registrering, endringer, spørsmål, faktura, påminnelser og lister til hotell og kjøkken. Anslå antall minutter per deltaker, og gang med antall deltakere i året.
2. Sett en timepris
Bruk en intern timekostnad som også inkluderer sosiale kostnader. Økonomiavdelingen har ofte et tall dere kan bruke.
3. Anslå hvor mye som forsvinner
Ikke alt manuelt arbeid forsvinner med et system. Hvor mye som faktisk frigjøres, avhenger av hvor mange manuelle overføringer dere har i dag. Vær forsiktig med anslaget.
4. Legg til kostnader dere unngår
Ta med hotellrom og kuverter dere har betalt for uten at de ble brukt, og deltakeravgifter som aldri ble krevd inn.
Regneeksempel
Eksempelet under er tenkt. Bytt ut tallene med deres egne.
|
Post |
Beregning |
Beløp |
|---|---|---|
|
Deltakere per år |
8 arrangementer × 120 deltakere |
960 deltakere |
|
Manuell tid i dag |
960 deltakere × 6 minutter |
96 timer |
|
Kostnad for manuell tid |
96 timer × 600 kr |
57 600 kr |
|
Tid som frigjøres (antatt 40 %) |
57 600 kr × 0,4 |
23 040 kr |
|
Unngåtte kostnader |
10 hotellrom à 1 500 kr som ikke ble avbestilt i tide |
15 000 kr |
|
Anslått gevinst per år |
38 040 kr |
Sammenlign gevinsten med total kostnad for det samme året. Er gevinsten klart større, lønner det seg sannsynligvis. Er tallene omtrent like, avgjør de mykere gevinstene: mindre sårbarhet, bedre oversikt og en ryddigere opplevelse for deltakerne.
Husk at frigjort tid bare er en gevinst hvis den brukes til noe annet. For mange er poenget ikke færre timer, men å få tid til program, markedsføring og deltakerne.
Når et påmeldingssystem ikke lønner seg
Et påmeldingssystem lønner seg sjelden når arrangementene er få, gratis og enkle. Da er den manuelle tiden liten, og et gratis skjemaverktøy gjør jobben.
Det lønner seg heller ikke hvis systemet ikke blir brukt. Kjøper dere en plattform som bare én person kan, og den personen slutter, er gevinsten borte. Sett av tid til opplæring, og sørg for at flere kan systemet.
Er dere usikre, kan dere starte med en pris per arrangement eller en kortere avtale, og måle faktisk tidsbruk før dere binder dere.
Vanlige spørsmål
Oppsummering
Prisen på et påmeldingssystem avhenger av prismodell, volum og hva som er inkludert. Regn på total kostnad for et helt år, og sammenlign med tiden og kostnadene dere bruker på manuelt arbeid i dag. For små og enkle arrangementer kan et gratis skjema være det mest lønnsomme.
Vil dere ha et prisoverslag basert på deres egne arrangementer? Ta kontakt med oss i dag.
