Slik kan du spare tid med Proviso


Slik kan du spare tid med Proviso

Mai-Lin Berg Petersen | 19. sep 2019
6 minutter lesetid


Når du bruker Proviso til å administrere ditt arrangement, får du 100 % kontroll på alle detaljer, og alt på ett sted. Dermed kan du faktisk halvere tidsbruken – og bruke tiden på det viktigste: faglig innhold og begeistring av deltakerne.

 

Flere og flere som lager arrangementer, ser den åpenbare nytteverdien i å bruke et nettbasert påmeldingssystem.

Et slikt verktøy effektiviserer og strømlinjeformer hele prosessen, frigjør ressurser, samler alt på ett sted, og er ikke minst enkelt å sette seg inn i.

De som tar i bruk et påmeldingssystem, oppdager fort at arbeidet med å håndtere deltakerne går mye enklere – og mye raskere.

Håndterer du fortsatt deltakerne dine manuelt?

Vi har laget en oversikt over hvorfor du og din bedrift sparer mye tid ved å bruke Proviso når dere skal lage arrangement.

 

Det blir mye mindre manuelt arbeid

Hva er det som typisk stjeler tid når du planlegger et arrangement med mange deltakere?

Jo, det er strømmen av spørsmål fra deltakerne som må besvares, tidkrevende oppfølginger, trege betalere, ombooking av rom, endring i navn, penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta – listen er lang.

I tillegg må du ofte taste inn diverse data manuelt, attpåtil flere ganger. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, på hoteller, etc.

Kanskje du bruker separate programmer og kommunikasjonskanaler i planleggingen? For eksempel et e-postverktøy til å sende ut invitasjon, et annet verktøy til å håndtere påmeldinger og et tredje til å håndtere hotellbestillinger.

Det stjeler tid, det også!

Med et påmeldingssystem som Proviso – én eneste integrert plattform som samler og automatiserer all informasjonshåndtering og alle dialogløp før, underveis i og etter arrangementet – får du mye mer tid til å forberede det faglige innholdet og de viktige detaljene som verdiøker deltakeropplevelsen.

Kort sagt: Systemet gjør jobben, raskere og mer presist.

 

Du får alt samlet på ett sted

Har du ett stort eller flere små arrangementer i året? I så fall bruker du trolig mye tid på å finne ut ...

  • hva det er du skal ha oversikten over
  • hvordan du skal hente inn all informasjonen
  • hvem som skal gjøre hva

Dersom dere har all informasjon lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, blir det gjerne et svare strev hver gang dere skal lage samme arrangement. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om – med Proviso kan du gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og kjapt.

Bruker du Proviso, slipper du å lete etter informasjon.

 

Du får bedre kontroll på detaljer

Når du planlegger et arrangement og datoen nærmer seg med stormskritt, har stresshormonene en lei tendens til å løpe løpsk. Med masse å holde styr på. og dager og timer som flyr av sted, kan “arrangementsangsten” dukke opp med et brak.

Slik trenger det ikke å være! Et påmeldingssystem som Proviso tar stresset og uroen ut av planleggingen og erstatter det med detaljkontroll og oversikt.

All informasjon du trenger, finner du til enhver tid oppdatert og tilgjengelig i systemet. Samarbeidspartnere og andre kan enkelt selv holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc. Dette gjør også at det blir færre interne administrative oppgaver å rekke over i en travel tid inn mot datoen for arrangementet.

Mye unødvendig arbeid og tid spart – også i etterkant.

 

Du har alltid oppdatert informasjon

Når man planlegger arrangement, er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig deltakerinformasjon. Like viktig er at den informasjonen man har om deltakere, faktisk er oppdatert. Slik er det ikke alltid – fordi systemene ikke snakker med hverandre.

Ved bruk av Proviso er all informasjon oppdatert til enhver tid. Dessuten får du gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon, i sanntid.

Dermed har du og dine medarbeidere full kontroll på deltakerne (og det er enkelt å dele informasjonen med andre).

Oppdaterte systemer = spart arbeid og spart tid!

 

Du kan fakturere ved påmelding eller be deltaker betale med kredittkort

Har du et arrangement hvor det koster penger å delta? Da kan det være snakk om store beløp som du skal få samlet inn. Mange fakturerer fortsatt "manuelt", ved at de henter informasjon om deltakere fra et oppdatert Excel-ark eller internt CRM-system inn i økonomisystemet når all informasjon er oppdatert og klar.

Dette er både arbeidskrevende og tidkrevende – et helt unødvendig dobbeltarbeid.

Med Proviso kan du enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort), eller du kan generere fakturaer og sende disse umiddelbart ved påmelding (eller automatisk på et ønsket tidspunkt senere).

Økonomiavdelingen sparer mye tid og arbeid.

 

Du kan ta imot rombestilling ved registrering

Skal du tilby hotellovernatting for deltakerne på arrangementet? Når du bruker Proviso, kan du spare tid ved å la deltakerne dine booke hotell idet de registrerer seg. Så er dén oppgaven ute av verden.

Dessuten kan du la deltakeren selv invitere andre deltakere til å dele et rom, og kostnad for rommet blir automatisk delt mellom disse.

 

Du kan la deltakeren selv gjøre egne endringer underveis

Det er tidkrevende å fange opp alle endringene som dukker opp underveis inn mot arrangementet.

Med Proviso får du full kontroll på alle deltakerendringene, hele veien fra start til mål. Én ting er at du enkelt kan endre informasjon på én eller flere deltakere, men hvis du tillater det, kan deltaker selv gjøre endringer i sin registrering, inntil fristen du har bestemt, har utløpt.

 

Du kan kommunisere direkte fra ett system til én eller mange om gangen

For at arrangementsplanleggingen skal være så lite tidkrevende som mulig, må det være enkelt å kommunisere med deltakerne, både før, underveis og i etterkant.

Med Proviso kan du kommunisere på e-post eller SMS direkte til én og én deltaker, utvalgte grupper, utvalgte statuser (bekreftet, ikke bekreftet, på venteliste, etc.) eller til alle deltakere.

Kanskje du er på farten og har det ekstra travelt? Hvis du har lastet ned brukerappen til Proviso, kan du også sende e-poster til deltakerne direkte fra denne. Kjapt og enkelt!

 

Les også: Snakker påmeldingssystemet med CRM-systemet ditt?

 

Proviso – bedre tid, bedre kontroll, bedre arrangementer

Uten et digitalt system tar påmelding og håndtering av deltakere et stort jafs av arbeidstiden.

Et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem som Proviso gjør deg til en langt mer effektiv arrangementsplanlegger. Du slipper å kaste bort tid som du helst skulle brukt på å få unna alle de viktige oppgavene som ligger i kø.

Kort og godt sparer du masse tid (og dermed penger), fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig.

 

prøv proviso event

 

Slik kan du spare tid med Proviso
Skrevet av Mai-Lin Berg Petersen

Mai-Lin er seniorrådgiver i Proviso AS og en av veteranene på CST. Hun har vært med på å utvikle store deler av Proviso-systemet og er med 10 års fartstid i selskapet ekspert på systemet, support, service, opplæring og produksjoner. Hun har utdanning fra hotellfagskole i Sveits og bachelorgrad fra USA. Mai-Lin har mer enn 20 års erfaring innen hotell, restaurant og kurs og konferanse fra både inn- og utland. Når hun ikke jobber, er hun ofte på tur i skog og mark eller sitter i sofakroken med strikketøyet.

Andre leste også