Hvor sikker er du på at deltakerne likte arrangementet du nettopp hadde? Hvis du ikke bruker evalueringer for å få tilbakemeldinger, kan det være at du går glipp av viktige innsikter – og at det blir færre deltakere neste gang.
For å finne ut hva du kan bli bedre på, er det viktig å sende ut evalueringer på e-post i etterkant av arrangementet. Men det er ikke alltid like enkelt å få tilbakemeldingene du trenger, siden mange ignorerer spørreundersøkelsene de mottar.
Her er 5 tips til økt respons på evalueringene, slik at du kan finjustere på arrangementet og sørge for at deltakerne, utstillerne og sponsorene blir med deg videre til neste gang.
Tips 1: Tilby et insentiv – raskt
Alt handler om timing. Du bør sende spørreundersøkelsen på e-post like etter at arrangementet er ferdig, og senest innen et døgn. Da har folk opplevelsen friskt i minne, og de er fremdeles engasjert nok til å ville fylle den ut.
I tillegg til god timing er det lurt å tilby et insentiv for å få oppmuntre deltakerne til å besvare undersøkelsen. Du kan for eksempel la dem være med i trekningen av et gavekort eller VIP-plasser på neste års arrangement. Vurder å samarbeide med en av sponsorene om å tilby et insentiv som gir verdi både til deltakerne og din sponsor.
Tips 2: Gjør det kortfattet og personlig
Når du ber folk om å bruke tid på en kort undersøkelse, må du passe på at den faktisk er kort. Lag spørsmål som er relevant for den informasjonen du trenger. Helst ikke ha mer enn 10 spørsmål, slik at det ikke blir for mye å svare på.
Unngå å sende samme evaluering til utstillere, foredragsholder, sponsorer og deltakere. Bruk gjerne betinget formattering, slik at respondentene kun trenger å svare på relevante spørsmål. Ved å spisse evalueringen mot hver målgruppe får du de mest nyttige dataene.
Tips 3: Velg riktig spørsmålstype
Ingen har særlig sans for å måtte besvare det ene vanskelige spørsmålet etter det andre. Gjør spørsmålene korte og konsise, og sørg for at de passer til den type informasjon du er ute etter.
Les også: Hvordan måler du om arrangementet ditt var vellykket eller ei?
Her er de vanligste spørsmålstypene i spørreundersøkelser:
Åpne spørsmål (med åpent tekstfelt for frisvartekst): Disse er vanskeligst å tolke, siden respondenten bruker egne ord – men de kan gi deg en pekepinn på hva vedkommende synes. Husk at for mange åpne spørsmål kan virke litt avskrekkende, siden det krever mer innsats å svare på disse enn på flervalgsspørsmål.
Flervalgsspørsmål: Med denne spørsmålstypen, som er velkjent for alle som tar del i spørreundersøkelser, kan respondentene velge ett eller flere alternativer fra en liste over svar som du angir. Du kan bruke flervalgsspørsmål når du har et fast antall alternativer.
Ordinalskala: Med denne spørsmålstypen blir respondentene bedt om å rangere en påstand eller opplevelse på en skala fra 1 til 6, der 1 er høyest. Ordinalskalaspørsmål hjelper deg med å prioritere det som har størst betydning for deltakere.
For eksempel kan du be deltakerne om å rangere fra 1 til 6 hvilken del av arrangementet de likte best: serveringen, underholdningen, lokalet, aktivitetene eller de andre deltakerne.
Intervallskala: Med denne spørsmålstypen blir respondentene bedt om å rangere på en skala fra 1 til 6 hvor sannsynlig det er at de utfører en handling, der 1 er svært usannsynlig og 6 er veldig sannsynlig. Intervallskalaspørsmål er nyttig for å finne ut hvor sannsynlig det er at deltakerne anbefaler ditt arrangement.
Du kan for eksempel spørre “Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale arrangementet til en venn?” eller “Hvor sannsynlig er at du kommer tilbake på arrangementet til neste år?”
Forholdsskala: Denne spørsmålstypen, som brukes til spørsmål med målbare svar, egner seg godt til å måle data som hvor mange timer noen tilbragte på ditt arrangement, demografiske opplysninger som alder og inntekt (verdifull info for sponsorer), og hvor mye noen vil være villig til å betale i arrangementsavgift (verdifulle innsikter for å lage en bedre prisstrategi).
Tips 4: Få økt svarprosent med riktig spørsmålsformat
Flervalgsspørsmål er en av de vanligste spørsmålstypene i spørreundersøkelser. Selv om de virker temmelig enkle, er det visse ting du bør ha in mente før du bruker denne typen spørsmål i evalueringen etter arrangementet.
- Opplys om respondentene må velge ‘én’, eller om de kan velge ‘alle som passer’
- Ha alltid med alternativet ‘ingen passer’, slik at respondentene kan velge dette dersom ingen av svaralternativene passer
- Ha svaralternativene i tilfeldig rekkefølge, slik at ikke respondentene alltid velger det første alternativet
Tips 5: Bruk et nettbasert påmeldingssystem med egen evalueringsmodul
Et godt påmeldings- og deltakerhåndteringsverktøy har en effektiv funksjon for å gjennomføre evalueringer og analysere tilbakemeldinger. Allerede mens du planlegger arrangementet kan du definere oppsett og struktur på evalueringsskjema, ut fra gjeldende mål og kriterier. Deltakerne får mulighet til å svare anonymt.
