Lokalet er booket, det faglige innholdet er mer eller mindre på plass, og nå har du sendt ut invitasjonene. Da er det vel bare å lene seg tilbake og vente på at folk i tur og orden melder seg på?
Ikke akkurat ...!
For at du skal få nok deltakere til arrangementet ditt og oppnå alle målsetningene, er det en del fallgruver du bør unngå.
Vi ser nærmere på åtte vanlige feil mange arrangører gjør når de skal få folk til å melde seg på arrangementet – og i samme slengen får du noen gode tips.
1. Du promoterer ikke i digitale kanaler
Å sende ut invitasjoner er ikke alltid nok for å skaffe nok deltakere. Du må markedsføre bredt og smart, i de kanalene der de treffes enklest.
Vær bevisst på hvor du publiserer lenker og inviterer. Mange sender invitasjon kun på e-post eller publiserer på bedriftens egen hjemmeside, og det er jo greit på mange “vanlige” arrangementer. Men når det er snakk om større og litt mer “komplekse” arrangementer og du håper å trekke til deg mange “ikke-kjente” deltakere, fra ulike bransjer og fagfelter, må du dra nytte av alle de digitale kanalene og mulighetene du har til rådighet.
2. Du følger ikke opp invitasjonene
Er du ikke flink til å følge opp invitasjonene, kan du miste mange påmeldinger. Det kan være så enkelt som at mange av e-postadressene du har sendt invitasjonene til, er feil.
Har du et system som fanger opp dette, slik at du er sikker på at alle har fått? Hva med de påmeldte som lurer på noe? Får de raskt riktig svar, fra rett person?
Les også: Hva bør du egentlig ha med i et påmeldingsskjema?
3. Du har for mange steg i registreringsprosessen
Har du oversikt over hvor mange som går i gang med å melde seg på ditt arrangement, men som ikke fullfører prosessen? Studier har vist at hvert steg i kjøps- eller registreringsprosessen på nett fører til 10 prosent færre transaksjoner.
Se nærmere på prosessen dine deltakere må gjennom for å registrere seg. Hvor mange steg må de gå gjennom for å melde seg på?
4. Du setter ingen klar frist for påmelding
En påmeldingsfrist gjør arrangementet mer attraktivt og gir deg som arrangør muligheten til å sette i gang flere tiltak hvis du ser at det blir færre registreringer enn du har regnet med.
5. Du har valgt feil dato for arrangementet
For mange kan datoen for arrangementet være avgjørende for om de velger å delta eller ikke.
Ta hensyn til ferieperioder og eventuelle andre store arrangementer på samme dag, slik at det ikke blir kollisjon. Spesielt viktig er det å høre med sentrale personer om de har mulighet til å komme på den datoen du tenker å ha arrangementet. Sjekk også internt i bedriften/organisasjonen om de fleste har mulighet til å delta.
6. Du kaster bort tid i den «rolige fasen»
Når det gjelder billettsalg og påmelding, er det gjerne to toppunkter: Når påmeldingen starter, og like før arrangementsdagen.
Arrangører har ofte et ekstra fokus på promotering og eventuelle kampanjer i disse to endene av påmeldingssyklusen. Imidlertid trenger ikke den rolige fasen i mellom å være rolig. Overser du denne fasen i registreringen, går du trolig glipp av en mulighet til å få flere påmeldte.
7. Påmeldingsskjemaet er ikke mobiltilpasset
Dine potensielle deltakere må slippe å zoome inn og ut for å lese tekst og se bilder idet de kommer inn på siden der de skal melde seg på. Hvis du gjør det vanskelig å registrere seg via mobil, støter du potensielt sett fra deg et raskt voksende segment av mulige deltakere.
Skal du være konkurransedyktig i dagens arrangementsmarked, må landingssiden for arrangementet og selve påmeldingssiden være mobiltilpasset. Flere og flere oppdager arrangementet ditt og melder seg på via mobilen – forskning viser at hele 63 % av alle nettsidebesøk kommer fra en mobil enhet, og den trenden bare fortsetter.
8. Beskrivelsen av arrangementet er ikke god nok
Beskrivelsen du lager av arrangementet, har en viktigere oppgave enn bare å forklare helt konkret hva arrangementet handler om. Du må få frem nytteverdien deltakerne får, slik at det blir tydelig hvorfor de ikke bør gå glipp av arrangementet.
Skriver du en uinspirert og uengasjerende beskrivelse av arrangementet, risikerer du at folk ikke ser noen grunn til å melde seg på. Beskrivelsen av arrangementet ditt er viktig for å få deltakere. Forbedrer du den litt, kan du få mange flere påmeldte.
Gjør registreringsprosessen så effektiv som mulig
Folk flest har det travelt, og de kan velge og vrake blant aktuelle arrangementer. For å øke sjansen for at de holder av datoen og bruker penger på akkurat ditt arrangement, må du først og fremst gjøre det så enkelt som mulig for dem å registrere seg.
Et godt påmeldingssystem forenkler registreringen og bidrar til at du får flest mulig deltakere på ditt arrangement.
