Digitale og hybride møteplasser er nytt og spennende, men oppleves også litt skummelt for mange bedrifter og organisasjoner. Mye er likt uansett om arrangementet er heldigitalt, hybrid eller fysisk. Men det er også en del nye ting man bør huske på, som man kanskje ikke har tenkt så mye på før man skal “i ilden” første gangen. F.eks. ...
- Hvordan fungerer egentlig videokonferanseløsningen?
- Hvordan strømmer vi møtet?
- Hvordan sikrer vi at alt det tekniske er på stell?
- Hvordan bruker vi design/dokumenter gjennom presentasjonen for å ha en rød tråd i det hele?
… og mye mer!
Det er mangt og meget du må ha kontroll på dersom du skal sette opp et digitalt eller hybrid møte helt på egen hånd. Derfor ønsker mange bedrifter og organisasjoner å få litt hjelp av noen som har lang erfaring med gjennomføring av møter og arrangementer ved bruk av digitale verktøy.
I dette innlegget ser vi på hvordan Proviso hjalp Fagforbundet Barn og Oppvekst Oslo med å gjennomføre både “testkveld” og generalprøve.
Testkveld – så generalprøve – så hovedarrangementet
Fagforbundet Barn og Oppvekst Oslo kom til oss med ønske om at vi skulle bistå dem med å avholde en testkveld, for å forberede deltagerne til selve møtet to dager senere. Møtet etter testkvelden er igjen er en “miniversjon” av / generalprøve på årsmøtet, som de avholder i januar 2021.
Arrangementet var et valg i Barn og Oppvekst Oslos medlemmer i utdanningsetaten - UDE klubben, og fungerte også som generalprøve for årsmøtet som skal avholdes i januar for Fagforbundet Barn og Oppvekst Oslo.
Altså først testkveld (tirsdag), dernest generalprøve (torsdag), og til sist hovedarrangementet (over nyttår).
Fagforbundet og Proviso har gått grundig til verks. La oss ta en nærmere titt på hvordan vi løste dette sammen.
1. Testkveld, tirsdag 24.11.2020
Et av hovedformålene med ha en testkveld i forkant av selve møtet er å ta av litt for den trøkken (mht. teknisk hjelp) som ofte kan oppstå ved innloggingene til digitale møter. I tillegg får man en pekepinn på hvor nivået ligger, og om det er noe mer man bør tilrettelegge for under arrangementer.
En testkveld bidrar dessuten til å ufarliggjøre det å holde et digitalt møte. I Fagforbundets tilfelle var det mange av deltakerne som ikke hadde vært med på digitale møteplasser tidligere.
Dette hjalp Proviso til med:
- Sendte ut e-postinvitasjon til testkvelden, med lenke til arrangementsdato
- Sendte ut en e-post med lenken for gjennomføringen.
- Sendte ut en påminnelse samme dag med lenken (da er den lettere tilgjengelig i innboksen).
- Sendte ut en SMS en time før møtestart, slik at de allerede da kunne begynne å logge seg på og eventuelt søke teknisk bistand i forkant av møtet. Dermed unngikk vi at dette spiste tid av selve møtet.
- Bistod med veiledning mht. til kvaliteten på bildene (dokumentinnhold), og hvordan livestreamingen så ut for deltakerne hjemme.
- Bistod med å lage en PowerPoint til bruk innledningsvis i streamingen, for teknisk info til deltagerne.
Grunnleggende innføring i Zoom
Vi snakket med Fagforbundets deltakere om hvordan man er en god digital deltager, og hvordan man bruker Zoom på best mulig måte. Bl.a. gikk vi gjennom følgende punkter:
- Hva betyr alle ikonene i Zoom-vinduet?
- Hvordan redigerer man navnet sitt (slik at deltagernummeret kommer først)?
- Hvordan kan man be om ordet?
- Hvordan fungerer en poll? (Vi testet polls, slik at dette ikke skulle være ukjent for deltagerne på selve møtedagen.)
- Og ikke minst: Hvordan kommer man seg inn i Zoom-møtet?
Vi presenterte en PowerPoint og snakket om hva og hvordan dette vil bli gjennomført på arrangementsdato. Når man i forkant tester de ulike digitale arenaene man skal forholde seg til, blir det ufarliggjort. Dessuten blir det lettere å tilegne seg innholdet som skal formidles, når man slipper å konsentrere seg om hvordan man skal få ting til å fungere.
Vi holdt i trådene for kunden, slik at de kun hadde oss å forholde seg til. Dette skaper mindre rom for misforståelser. I tillegg sørget vi for at alt av dokumenter og informasjon var levert i god tid før fristene for endring.
Les også: Slik kan Proviso hjelpe deg med å gjennomføre digitalt arrangement
2. Digitalt møte, torsdag 26.11.2020
Dette møtet var en generalprøve før hovedarrangementet i januar 2021.
Fagforbundet bestilte to fra Proviso til å være fysisk på stedet – én til å sitte inne i studio og håndtere chatten i Zoom, og én til å være “potet” på utsiden, samt håndtere polls og benkeforslag. Etter kundens ønske bistod vi også med makeup før studiotid!
Møtet ble håndtert som en vanlig streaming og gjennomført akkurat slik det “ekte” årsmøtet skal gjennomføres i januar 2021. Generalprøven bidro til god læring inn mot hovedarrangementet om litt over en måned.
Konklusjon
Fremgangsmåten vi beskriver her – at man holder en testkveld og en påfølgende generalprøve i forkant av et hovedarrangement – anbefaler Proviso til alle bedrifter og organisasjoner som for første gang skal ha store digitale arrangementer, med mange deltakere, innhold fra flere foredragsholdere, og kanskje med ulike sesjoner, grupper og aktiviteter underveis.
På den måten får man testet det digitale utstyret, slik at man rekker å løse eventuelle tekniske utfordringer før det går utover deltakeropplevelsen. Deltakerne får også råd og praktisk veiledning før det hele braker løs. Dermed blir de tryggere på den nye arenaen, og det å delta på et digitalt arrangement blir ikke lenger så “skummelt”.
Ønsker du og din bedrift/organisasjon hjelp til å lage et digitalt eller hybrid arrangement? Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg med alt det praktiske og får deg trygt gjennom!
