Har du fått ansvaret for et arrangement, men aldri gjort det før? Eller du gjorde det sist noen spurte, så derfor vet du akkurat hvor mye arbeid det er?
Av og til får man noen tilleggsoppgaver man ikke helt så komme. Firmaet har 10-årsjubileum, og noen må organisere det hele. Du har kanskje hørt det før: “Kan du ta dette, selv om det ikke akkurat er ditt område?”
En sånn forespørsel er lett å slenge ut, når man ikke aner alt arbeidet det medfører.
Du vil gjerne lage et profesjonelt arrangement, men …
- Hvor skal du starte?
- Hva trenger du egentlig å tenke på?
- Kan noen hjelpe deg å lage en plan og gjøre noe av det som trengs?
Stresset setter seg i brystet idet du innser at du egentlig ikke har tid, kompetanse eller system til å håndtere detaljene som kreves. Lyst til å gjøre det har du kanskje heller ikke.
Hvis du kjenner deg igjen i dette, kan jeg berolige deg med at det finnes en løsning som gjør stressfølelsen om til smilepuls …!.
Proviso kan ta ansvaret for arrangementet ditt for deg – fra planlegging til evaluering
De fleste forbinder Proviso med påmeldingssystem, naturlig nok, Vi kan hjelpe deg med mye mer enn det!
Faktisk kan du få hjelp til … alt!
Proviso kan hjelpe deg med det du måtte trenge, enten det er små enkeltoppgaver eller det totale ansvaret for arrangementet.
Kort og godt: Du kan bruke Proviso som arrangementsansvarlig.
Du bestemmer hva du trenger hjelp til, resten kan vi gjøre. Så får du bedre tid til faglig innhold og mingling med deltakerne. Ja, hele arrangementet blir en bedre og mer positiv opplevelse.
Hjelp til planlegging
Proviso kan planlegge hele arrangementet for deg. Vi setter opp en prosjektplan og avklarer hvem som skal gjøre hva, og holder i alle tråder på dine vegne, helt til arrangementet er vellykket gjennomført.
Finne arrangementssted
Du har fått et budsjett. Men du er ikke helt oppdatert på hva som finnes av lokaler, og du vet ikke helt hvor du skal begynne. Da tar det mye tid, og du ender kanskje opp med noe som ikke er helt som du så for deg.
Hvem har ikke bestilt hotell basert på tilfeldige anbefalinger og endt opp med noe som ikke var helt som man ønsket seg?
Skal du ha arrangementet ditt på et annet sted enn dine egne lokaler, kan vi hjelpe deg med å finne riktig sted. Vi samarbeider med de aller fleste hoteller og konferansesteder og har god oversikt over hvilke steder som passer godt til de ulike typene arrangementer. Og så bestiller vi på dine vegne.
Holde styr på avbestillingsfristene
Av og til får man færre deltakere enn først tenkt. Når er det du kan avbestille noen av rommene eller endre til et mindre lokale uten at du må betale? Kanskje viser det seg at reservasjonen ikke ble redusert/kansellert innen fristen, og bedriften din mottar faktura for hele den opprinnelige bestillingen.
Når man har fullt opp av gjøremål og ting å huske på, er det ikke alltid like enkelt å holde oversikten over hotellets frister og satser på hva de sender no-show på. Det faktum at hvert hotell har egne regler for avbestilling og no-show, gjør det ikke akkurat enklere!.
Proviso passer på alt som har å gjøre med regler rundt avbestillinger, reduksjon/økning av antall, navnelister, etc.
Lage og sende ut invitasjoner og påminnelser
Okay, nå har du funnet lokale, Neste steg – hvem skal du invitere, og hvordan? Finnes det noen liste? Kan du bruke den fra sist, kanskje? Skal du også forsøke å få med noen eksterne deltakere? Hvordan får du så tak i dem, da?
Proviso lager invitasjoner, registreringsskjemaer og annet digitalt materiell og sender ut på dine vegne. (Eller vi publiserer på ønsket sted hvis det er et åpent arrangement for alle.)
Vi sender også ut påminnelser, til dem som ikke har meldt seg på, men ikke til de som har svart at de dessverre ikke kan delta. Det er viktig, for det er irriterende å få en påminnelse hvis du har gitt beskjed om at du ikke kan, eller allerede er meldt på.
Hjelp til å ordne overnatting/opphold
Noen skal reise langt og trenger overnatting. Men å holde styr på dette, medfører ikke det mye ekstra arbeid for deg? Neida!
Skal deltakerne bo, fikser vi hotellbestillingene også, enten de skal bo på hvert sitt rom eller eventuelt dele med andre deltakere. (Hotellet kan få navnelister direkte fra påmeldingssystemet.)
Betaling/deltakeravgift sikres
Enkelte deler av arrangementet skal kanskje betales av deltaker. Hvordan skal du få samlet inn disse pengene på en enkel måte?
Skal det koste noe å delta, sørger Proviso for at deltakerne betaler med kredittkort, Vipps eller faktura til riktig tid. Sendes det faktura ved påmelding eller på et angitt dato, sørger vi også for påminnelser dersom noen betaler for sent.
Du får alle innsamlede penger overført til avtalt konto og avtalt tid, sammen med en detaljert rapport som viser alle innbetalinger.
Altså penger på bok fra alle deltakere, før arrangementet har startet – det gir god sikkerhet.
Holde i dialogen med deltakerne
Deltakerne har mange gode spørsmål, og mye de lurer på. Men hvordan sikrer du at alle får svar? Og klarer du å holde oversikten over hvem som har fått svar på hva?
Proviso holder gjerne i dialogen med deltakerne for deg. Det kan gjøres via Proviso-systemet, på e-post eller direkte på telefon. Ofte trenger deltakere svar på praktiske spørsmål eller ønsker å gjøre endringer underveis.
Vi har også en henvendelsesfunksjon på påmeldingsskjemaet. Det gjør at dersom noen av deltakerne har spørsmål, blir det automatisk sendt til den/dem som du ønsker skal svare. Det kan være oss i Proviso, eller det kan være helt eksterne personer (for eksempel hotellet). De kan svare selv på disse, svarene går til deltaker, og hele dialogen ligger i tillegg i systemet.
Være til stede på arrangementsdagen
Ønsker du kanskje å ha Proviso til stede på selve arrangementet, enten det er fysisk eller digitalt? Det gjør vi med glede.
Er det et fysisk arrangement, sjekker vi inn deltakerne med QR-kode de har mottatt på SMS i forkant. Er arrangementet digitalt, kan vi slippe inn deltakerne etter hvert og hjelpe de som trenger det med å komme seg "inn".
Sende ut evaluering i etterkant
Proviso kan sende evaluering i etterkant av arrangementet, enten det var fysisk eller digitalt. På den måten får du mye verdifull informasjon som du kan bruke på å lage neste arrangement enda bedre.
Du kan få hjelp til både fysiske, digitale og hybride arrangementer
Ønsker du å sende arrangementet ditt digitalt eller strømme deler av det (hybrid) til deltakere som ikke kan være til stede fysisk? Vi har faste, profesjonelle samarbeidspartnere og tar ansvaret for sendingen(e) på dine vegne.
Les mer: Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!
Proviso bruker påmeldingssystem for deg
Nå vet du at Proviso kan ta seg av all den praktiske logistikken og hele deltakerhåndteringen, fra A til Å. Men hva med påmeldingssystem – må du ha noe eget eller lære deg å bruke vårt?
Det trenger du ikke! Vi kan lage alt du trenger i Proviso-systemet, det være seg e-postinvitasjoner med lenke til påmeldingsskjema, nettsider, app for deltakere, meningsmålinger underveis, evaluering i etterkant, og mye mer. Alt blir produsert i bedriftens farger og design.
Les også: Slik kan Proviso hjelpe deg med å lage et bærekraftig arrangement
Hva koster det å bruke Proviso som arrangementsansvarlig?
Vi har alltid faste priser på prosjektkunder – én pris for å produsere, og én fast pris per deltaker, basert på de elementene og tjenestene du har bestilt.
Der det er betalingsarrangementer, legger ofte kunden dette til i prisen til deltaker. Dermed koster det deg i prinsippet ikke noe ekstra å bruke Proviso.
Kort oppsummert
Når du skal gjennomføre et stort arrangement og ikke har helt tid eller kompetanse på egen hånd – da kan Proviso hjelpe deg.
- Vi hjelper deg med hva du bør gjøre, når du bør sette i gang, og vi produserer for deg.
- Vi kan planlegge hele arrangementet for deg, finne og bestille lokale, booke rom, sende ut invitasjoner og annet digitalt materiell.
- Vi kan svare deltakerne og ta imot betaling. Vi kan til og med være til stede på selve arrangementsdagen, sjekke inn deltakerne og sende ut evaluering.
Vi sørger for at du slipper å jobbe manuelt med alt dette. Derfor er det mye å spare av både tid og penger på å få råd og veiledning fra oss i Proviso.
Har du et arrangement på gang? Spør oss, da vel, og se hva vi kan hjelpe deg med!
