Som arrangør er det din oppgave å få folk interessert i ditt arrangement. Hvis du ikke klarer å få mange nok interessert, vil du slite med å få nok påmeldte – noe som igjen går ut over inntektene.
Et av de viktigste første stegene mot å trekke folk til eventet er å sende ut gode e-postinvitasjoner. En god e-post får tydelig frem hvorfor det er vel verdt å delta på arrangementet. Den gjør det klart og tydelig at din virksomhet er til å stole på, og den får leserne til å hive seg rundt og melde seg på.
En vellykket e-postinvitasjon er både overbevisende skrevet og profesjonelt utformet.
LES MER:
6 feil du gjør med dine epost-invitasjoner
Her får du et knippe tips til å utforme en e-postinvitasjon av høy kvalitet som setter tonen for arrangementet og fenger dine potensielle deltakere.
Skap umiddelbar interesse med en fengende emnelinje
Emnelinjen er faktisk den viktigste delen av e-postinvitasjonen. Hvis emnelinjen ikke treffer godt nok, vil mottakeren sannsynligvis ikke ta seg bryet med å åpne e-posten.
Skriv kort og gå rett til poenget. Hva går arrangementet ut på? Ha gjerne med litt faktainformasjon som pirrer nysgjerrigheten. Clouet er at emnelinjen må være skrellet for «daukjøtt» og ha trøkk nok til at mottakeren åpner e-posten for å se hva resten av meldingen inneholder.
Ha gjerne med ordene «du er invitert». En slik personlig liten touch gjør det mer sannsynlig at mottaker åpner mailen.
Begynn med å få frem formålet med arrangementet
Bedriftseiere er travle folk, og de liker ikke å kaste bort tiden. Hvis de ser at arrangementet ikke har noe klart formål, eller hvis formålet ikke kommer godt nok frem, da vil de fleste bare skumlese e-posten.
Derfor må du så tidlig som mulig i e-posten formulere hensikten med arrangementet. I emnelinjen kan du gi hint til fordelene, og i de første par setningene går du mer inn på hva mottaker vil få ut av å delta.
Forklar hva slags gevinst og verdi arrangementet vil gi deltakerne. Dette er et viktig punkt å få med, ellers vil neppe responsen bli som du håper på. Kom inn på en vesentlig fordel med én gang, og underbygg denne med enda et par setninger.
Snakk varmt om lokalet
Med mindre du avholder arrangementet i et lokale som faktisk ikke er spesielt mye å rope hurra for, er det lurt å «framsnakke» din venue i invitasjonen. List gjerne opp de viktigste plusspunktene ved arrangementsstedet som vil kunne få flere til å melde seg på.
Få med hva slags underholdning du har å by på
Hvis du har en anerkjent foredragsholder eller en annen publikumsmagnet som du vet folk vil sette pris på, bør du få det frem med én gang. Hvis dere skal avslutte med en deilig gallamiddag, kan du vektlegge hvor bra den vil bli. Du selger inn arrangementet ditt i e-posten, og derfor må du trekke frem de aller beste godbitene.
Ha med bedriftslogoen
Bedriftens logo skaper tillit hos leseren og gir invitasjonen et profesjonelt preg. Har du i tillegg en ordentlig e-postsignatur (og naturligvis god rettskrivning), vil hele e-posten fremstå ryddig og pålitelig. Ikke alle vil komme til å melde seg på, men alle som leser e-postinvitasjonen, vil i det minste få et proft inntrykk av virksomheten bak.
Få med alle vesentlige detaljer
Når du sender ut e-postinvitasjoner til bedriftsarrangementer, bør du ha størst fokus på å fremheve fordelene med å delta. Men glem ikke å ta med praktisk informasjon om eventet, slik at folk vet nøyaktig hva de skal gjøre for å melde seg på. Forklar hvordan de registrerer seg, og opplys om tid og sted. Prøv å gjøre e-postinvitasjonen til den eneste kommunikasjonskanalen som trengs for å gjøre en leser til en deltaker.
Bruker du et nettbasert påmeldingssystem, kan du ha med link til egen webside du kan opprette i systemet. Der kan du ha program, videosnutter og all annen praktisk informasjon samlet på ett sted. Har du egne nettsider, kan du legge inn registreringsskjema der.
Ha med et bilde
Et kvalitetsbilde vil gi hele e-postinvitasjonen et visuelt løft, især hvis du avholder arrangementet i fotoskjønne omgivelser/lokaliteter. Ha med minst ett bilde som får frem noe av det særegne ved eventet – som for eksempel arrangementets egen profil.
Et foto vil hjelpe til med å vise de inviterte hvorfor de bør delta. Sammen med din velformulerte tekst blir det en effektiv og overbevisende kombinasjon.
Ha med en god call-to-action til slutt
På slutten av invitasjonen bør du ha med en handlingsoppfordring som øker sjansen for at leseren melder seg på. «Klikk her for earlybird-tilbud» er en enkel men effektiv CTA. Det kan være det siste lille «pushet» leseren trenger for å registrere seg.
En metode som har vist seg å fungere veldig bra, er å ha en CTA midtveis i e-postinvitasjonen, etter at du har listet opp de viktigste fordelene ved arrangementet. Deretter kan du legge inn en mot slutten av e-posten. Det er lurt å gi travle lesere en rask mulighet til å melde seg på, men at du også har med ytterligere detaljer for dem som trenger mer betenkningstid.
Få noen andre til å lese den før du sender ut
Før du sender ut e-postinvitasjonen vil jeg anbefale at du får flere til å se igjennom den, for eksempel kolleger, familiemedlemmer, venner eller gjerne andre eventprofesjonelle.
Det er alltid lurt å finne ut hva slags inntrykk andre får av den før du sender den ut til alle dine potensielle deltakere. De vil kunne finne feil og «tasteleifer» og gi deg nyttige innspill til punkter du kan forbedre. Det er kjipt å oppdage slurvefeil like etter at du har trykket på «Send» …
En ekstra runde med kvalitetssikring lønner seg stort sett alltid. Det vil ta toppen et par dager å få tilbakemeldinger, så ikke hopp over dette viktige steget!
Bedre og bedre gang for gang …
Ta vare på alle e-postinvitasjonene du sender ut, og responsen du får på dem. Med for eksempel Mailtrack kan du se hvilke e-poster som er lest, hvor lenge siden og hvor mange ganger. Systemet varsler i sanntid når e-poster åpnes (pop-up på skrivebord eller e-post). Statistikken kan du bruke til å få enda bedre resultater med fremtidige invitasjoner.
Nå som du har fått en liten innføring i hva som bør være med i en god e-postinvitasjon, er du på god vei til å utforme en som gir god respons. Den trenger ikke å være helt perfekt, og den blir den ikke heller.
Skriv et førsteutkast og få tilbakemeldinger fra andre på hvordan du kan gjøre den bedre. Når du er ekstra nøye med språket og sørger for å få med de viktigste punktene, vil du kunne sende ut en e-postinvitasjon som gir folk lyst til å melde seg på.
