Skip to content
Prøv gratis
3 min lesetid

3 funksjoner i et nettbasert påmeldingssystem som forenkler arrangørjobben

Featured Image

En av dine hovedoppgaver når du skal arrangere møter med mange deltakere, er å ha klare mål for arrangementet. Et godt påmeldingssystem vil gi deg data og informasjon som gjør at du enkelt kan se om dere nådde disse målene.

Et alt-i-ett nettbasert påmeldingssystem inneholder en drøss med funksjoner som gjør at du sparer kostnader, ressurser og tid når du skal administrere store og små arrangementer.

Ikke minst gir et visuelt påmeldingssystem deg klarhet i alle dataene som et arrangement genererer, og dermed får du innsikten du som arrangør behøver for å få til events som lykkes på alle fronter.

Her er tre av modulene i et profesjonelt nettbasert påmeldingssystem som gir deg et nyttig og lærerikt datagrunnlag når du skal gjennomføre møter med mange deltakere:



1. Rapporteringsmotor – gir deg full kontroll

Et godt nettbasert påmeldingssystem har en rapporteringsmotor som oppdateres fortløpende og gir deg så mange skreddersydde rapporter om arrangementet som du ønsker. Dermed er du som arrangør til enhver tid fullt oppdatert, og du har 100 % kontroll på alt av relevant informasjon og nødvendige data om arrangementet og deltakerne.

De mest brukte rapportene er deltakerliste, økonomirapport og aktivitetsrapport.

Dataene vises i et lettforståelig format, og med et tastetrykk kan rapportene overføres til Excel.

 

2. Evalueringsmodul – for lærerike tilbakemeldinger

Som eventplanlegger og arrangør må du ha fingeren på hver eneste del av arrangementet, fra A til Å. I etterkant bør du ha klart for deg hvilke deler dere lyktes med, og hvilke som må tas tak i med én gang for at neste arrangement skal bli enda bedre.

Å få gode tilbakemeldinger fra deltakere er veldig moro, men det er ikke alltid at det er da du lærer mest. Innimellom blir tilbakemeldingene fra deltakerne ikke fullt så gode, og disse kan være gull verdt som lærdom for å gjennomføre et enda bedre arrangement i fremtiden.

Derfor er det viktig å bruke et system som gjør det enkelt å samle tilbakemeldinger fra deltakerne i etterkant. Deltakernes meninger og synspunkter gir deg en nyttig pekepinn på hvilke grep du må ta for å forbedre dine arrangementer.

Et profesjonelt påmeldingssystem har en effektiv funksjon for å gjennomføre evalueringer, analysere tilbakemeldinger og gjennomføre tiltak for dine aktiviteter. Allerede i planleggingsfasen kan du definere hvordan oppsettet og strukturen på evalueringsskjemaet skal se ut, ut fra dine egne mål og kriterier.

 

3. QR-modul – gir deg full oversikt over alle deltakerne

Innsjekking med QR-kode gir deg som arrangør full oversikt over alle oppmøtte, slik at du kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere. Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart.

QR-modulen kan imidlertid brukes til mer enn bare innsjekk. Den inneholder informasjon som deltakernes navn, e-postadresse, mobilnummer og bedrift. Og dessuten kan deltakere skannes inn flere ganger på arrangementer som går over flere dager. For deg som arrangør er dette en stor fordel, fordi du får en fullstendig rapport over antall registrerte gjester hver dag.

Med QR-modulen kan du lage en egen liste over alle deltakerne som har besøkt akkurat din stand. Dette er veldig praktisk på for eksempel messer og seminarer, fordi du i etterkant enkelt kan kontakte de besøkende for å sende relevante tilbud eller komme i dialog.

Når du i etterkant har full oversikt over hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, treffer du bedre når du sender ut evaluering etter arrangementet. Ingen liker å få e-post om noe de ikke deltok på.

Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem



Datadrevet eventarbeid = høyere ROI

Et nettbasert påmeldingssystem rikt på funksjonalitet kvalitetssikrer alle ledd. Ikke bare får det tidkrevende oppgaver som invitasjoner, registrering, kommunikasjon og evaluering av arrangementet til å gå som en lek, men i et vell av deltakerdata gir det deg oversikt og innsikt – som du får benyttet til å lage arrangementer som gir enda bedre deltakeropplevelse, og enda høyere ROI.

Om du vil vite mer om hvordan et nettbasert påmeldingssystem fungerer, ta kontakt med oss og få en gratis demo av Proviso Event.

 

prøv proviso event