Hvordan velge riktig påmeldingssystem (det viktigste kriteriet er ikke det du tror)

Googler du ‘påmeldingssystem arrangement’, får du treff på mange ulike systemer, med hver sine funksjoner, egenskaper og kostnader. Med såpass mange systemer å velge mellom – hvordan skal du og din bedrift klare å ta det rette valget?

Ekstra stressende blir det hvis dere i tillegg er midt oppi planleggingen av neste arrangement. Det siste du da trenger, er å bruke tid på å finne ut av hva slags påmeldingssystem som passer for dere.

I jakten på det perfekte påmeldingssystemet bør du få kartlagt hvilke funksjoner bedriften din faktisk trenger, slik at dere ikke ender opp med å betale for funksjoner dere aldri vil få bruk for. Tips til dette får du i artikkelen Hvilket påmeldingssystem passer best for deg?

Men la oss se litt forbi alle de tekniske funksjonene et påmeldingssystem må ha – og se på det aller viktigste du må vite når du skal finne påmeldingssystemet som er riktig for din bedrift.

Først et spørsmål …

Hvor mange ganger har du opplevd at flyet ditt er forsinket eller kansellert, og at du har fått dårlig service og mangel på svar fra flyselskapet? Det er til å bli matt av, ikke sant?

Kanskje stod du i fare for ikke å rekke et viktig møte, eller du kom deg ikke hjem tidsnok fra ferie til å rekke jobben eller julefeiringen.

Kanskje kjente du på desperasjonen, men du hadde likevel et håp om at noen fra flyselskapet ville hjelpe deg med å finne en løsning … inntil du ble sittende timevis i telefonkø uten å komme gjennom.

Problemer kan oppstå også når dere skal bytte systemer eller investere i et helt nytt system i bedriften. Hvis du ikke får den kundeservicen du trenger da, kan det faktisk gå ut over planleggingen og gjennomføringen av arrangementet.

Det finnes nemlig to typer leverandører av påmeldingssystemer: 

1. De som overlater kunden til seg selv uten å tilby konkrete løsninger når det oppstår problemer (eller som bare gir overfladisk hjelp).

1. De som har et helt team av erfarne og løsningsorienterte rådgivere som står klar til å hjelpe deg med alle mulige spørsmål du måtte ha gjennom hele prosessen.

Før du velger påmeldingssystem bør du derfor vite hva som kjennetegner leverandørene som vil gi deg nødvendig trygghet som bruker. 

Her er noen av disse kjennetegnene: 

Kjennetegn #1. Lett å få tak i

Når du trenger hjelp med påmeldingssystemet, vet du nøyaktig hvordan du får kontakt med supportavdelingen. Som kunde har du en “direktelinje” (via telefon, e-post, eller chat) hvor du kan få rask og kyndig hjelp dersom det oppstår noe uforutsett.

Kjennetegn #2. Responstid og service

Hos en god leverandør av et påmeldingssystem bør det gå raskt fra du melder fra om problemet og ikke ta flere dager å få svar. Dessuten bør de kunne hjelpe deg med konkrete utfordringer underveis i arrangementet.

Kjennetegn #3. Innsikt i problematikken

Det finnes to typer kundesupport. Den ene har begrenset (eller ingen) kjennskap til hvilke utfordringer du må hanskes med under planleggingen av et arrangement. Den andre gjør sitt ytterste for å sette seg inn i dine problemer og utfordringer. Hvem av de to foretrekker du å samarbeide med? 

Kjennetegn #4. Fleksible løsninger

En profesjonell systemleverandør vil gi deg skreddersydd brukerstøtte. Derfor vil du få god og rask hjelp som går på akkurat det DU måtte plages med eller lure på – ikke et standardsvar som er klipp og lim fra siden med Ofte stilte spørsmål. 

Kjennetegn #5. Proff og imøtekommende innstilling

Måten du som arrangementsprofesjonell blir møtt på av support, sier mye om kvaliteten på produktet de leverer. Ingen ønsker å ha å gjøre med en kundeservice som ikke kan sine saker, eller som er lite imøtekommende.

Konklusjon

Når du og bedriften din skal bestemme dere for hvilket påmeldingssystem dere skal investere i, må dere se forbi store ord i fancy Google-annonser. 

Det som virkelig betyr noe (foruten at funksjonene må dekke alle behov, at prisen samsvarer med nytten, og at systemet er brukervennlig), er hvor godt du som bruker blir fulgt opp.

Se på det som at du får tilgang til et helt team med fagfolk som hjelper deg fra A til Å og gjør det trygt og enkelt for deg å planlegge og gjennomføre arrangementer.

Noe av det som Provisos kunder setter stor pris på, er at vi har tilgjengelig brukerstøtte i Norge, og at vi har den personlige servicen og oppfølgingen som vi har.

Det er helt avgjørende at påmeldingssystemet du og din bedrift velger å investere i, har en kundeservice som du kan føle deg trygg med.