Som arrangør skal du få best mulig resultat på arrangementene dine. Men hvordan måler du hva resultatet faktisk ble?
Den er deilig – mestringsfølelsen når arrangementet er over og smilende deltakere går ut døren . Du klarte det!
Men vent litt. Klarte du det egentlig …?
Endorfinene strømmer på og du ser at deltakerne virker kjempefornøyde. Men dette er ikke et reelt mål på om arrangementet ble vellykket.
Fasiten på dét får du først når du bringer på det rene hva bedriften din faktisk får igjen per krone som er investert. Du må med andre ord beregne avkastningen på arrangementet.
Er det mulig, spør du kanskje. Absolutt! Vi viser deg fem trinn til å beregne avkastningen på arrangementet – også kjent som ROI (return on investment).
1. Gjør en enkel ROI-kalkyle
Er formålet med arrangementet ditt å få ren fortjeneste fra billettinntektene? I så fall er det lett å regne ut avkastningen på det.
Bare trekk totalkostnadene fra totalinntektene, del beløpet på totalkostnadene og gang det med 100.
[(Totalinntekter – totalkostnad) ÷ arrangementets totalkostnad] x 100 = ROI
Denne enkle kalkylen er alt som trengs for å vise om arrangementet går i pluss. Hvis ROI er 100 %, betyr det at du fikk dobbelt igjen for investeringen (godt jobba!)
Men hva hvis det ikke er selve billettinntektene som er målet med arrangementet …?
2. Definer hovedformålet med arrangementet
Avkastning/ROI går ut på å beregne inntekter i forhold til utgifter. Med enkelte arrangementer er imidlertid hensikten å bringe inn leads for bedriften, øke merkevarekjennskapen eller skape oppmerksomhet og interesse for noe, f.eks. i forbindelse med en lansering av produkter eller tjenester. Da kan man beregne ROI på nettoverdien av arrangementet.
Hva er hensikten med arrangementet?
- Skaffe leads?
- Motivere og/eller belønne medarbeidere?
- Øke salget på kort og/eller lang sikt?
Lag en liste over de ulike formålene dere har med arrangementet, og bestem dere for et hovedformål – det viktigste. De øvrige formålene er bra å ha i bakhodet, men de er ikke suksesskriterier.
Hovedformålet med arrangementet kan f.eks. være å belønne og motivere medarbeidere og kunder, mens det sekundære formålet kan være å øke kunde- eller medarbeiderlojaliteten.
3. Knytt målbare delmål til hovedformålet
Når du har bestemt deg for hva som er hovedformålet med arrangementet, må du definere hvert enkelt steg som er nødvendig for å oppnå dette.
Det overordnede formålet kan være å øke merkevarekjennskapen. Da bør du måle faktorer som antall deltakere, og hvor mye omtale dere får i pressen og sosiale medier.
Kanskje har dere som mål å få 500 deltakere, 200 nye følgere i sosiale medier og tre presseomtaler.
Les også: Ta med deg deltakerne i "lomma" mens du er på ferie
4. Få rapporter og tilbakemeldinger
Nå er det tid for å se på tallenes tale. Dersom dere bruker et profesjonelt påmeldingssystem, får dere rikelig med data som viser hvordan dere ligger an med hensyn til avkastning.
For eksempel får du rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over viktige nøkkeltall, som antall påmeldte, innbetalinger, no-shows, og lignende.
I tillegg kan du sende ut evaluering etter arrangementet, noe som gir deg gode svar på hvor fornøyde deltakerne egentlig ble. (Evalueringer hjelper deg dessuten med å lage enda bedre arrangementer i fremtiden.)
5. Analyser dataene
Rapportene med all relevant data vil i seg selv gi en god pekepinn på om arrangementet blir vellykket. Men for å få enda bedre formening om hva avkastningen blir, bør du jobbe med dataene.
Si at dere fikk inn 80 gode leads, og at målet var å få inn 50. Nå vet du at dere overgikk målsetningen med 60 prosent. Går du et skritt videre, kan du beregne kostnaden per lead ved å dele de samlede arrangementsutgiftene på antallet leads dere fikk inn.
I dette tilfellet fikk dere dermed positiv ROI på arrangementet sett opp mot målsettingen – selv om dere kanskje ikke sitter igjen med fortjeneste målt i kroner og øre.
Ikke glem å ta med i beregningen alle arbeidstimene som gikk med til å gjennomføre arrangementet, selv om det ikke medførte høyere lønnskostnader. Dette gir dere et mer nøyaktig bilde på de reelle kostnadene.
Oppsummert
Avkastning på arrangementet kan du beregne på flere måter og ut ifra målsettingen du har satt, f.eks. antall deltakere, omsetning / økonomisk resultat, PR-effekt, deltakertilfredshet, antall leads, salgseffekt i en gitt periode.
Dataene gir deg ikke nødvendigvis det hele og fulle bildet, men de er viktige biter i et større puslespill. Oppgaven din blir å sette sammen disse bitene til et klart og tydelig bilde på avkastningen.
