Tradisjonen tro ser vi inn i krystallkulen og spår arrangementstrendene for 2024. Hvilke utviklingstrekk vil prege bransjen utover året?
I fjor så vi blant annet at det er blitt en selvfølge å bruke apper og digitale løsninger, og arrangementer forventes å være grønne og bærekraftige. Disse tendensene tror vi blir enda mer gjeldende i år.
Arrangementsbransjen utvikler seg raskt, og som arrangementsplanlegger må du følge med på denne utviklingen for å ligge hakket foran alle de andre bedriftene som kniver om de samme deltakerne.
La oss ta en kikk på fem trender vi har troen på i 2024.
1) Arrangører velger unike steder for å skape eksepsjonelle deltakeropplevelser
Høye kostnader preger store deler av næringslivet om dagen, også arrangementsbransjen. Dette forventes å fortsette gjennom 2024, og arrangører gjør derfor kreative grep med de budsjettene de har til rådighet.
Matvare- og drivstoffpriser er noe av det som har økt mest – essensielle ingredienser for møter og arrangementer. Dette har lagt en demper på kjøpekraften, men ikke på ønsket om å møtes ansikt til ansikt. Bransjen steller fortsatt i stand møteplasser, men hensynet til budsjett er enda viktigere enn tidligere. En del ser på pris og velger sted ut ifra den billigste prisen.
Ifølge en undersøkelse fra Cvent, Planner Sourcing Survey for Europe, forventet 77 % av arrangementsplanleggerne at kostnadene ville øke i 2024, og 38 % sier at økende kostnader er deres største utfordring i 2024. For å tilpasse seg denne nye virkeligheten har de aller fleste (85 %) justert budsjettene oppover – og bare 11 % sier at budsjettene ikke vil endre seg.
Budsjettjusteringer betyr imidlertid ikke at arrangører strammer inn på deltakeropplevelsen. Etterspørselen etter fysiske møter og arrangementer er fortsatt høy.
Med strammere budsjettrammer ser arrangører til nye partnere og arenaer for å lage møteplasser som gir enda høyere utbytte og enda bedre opplevelser. Flere ønsker å bruke unike arrangementssteder utover «standard» kjedehotell.
Ulike slags gårdslokaliteter og frittstående hoteller har blitt mer populært i det siste og byr på morsomme, minneverdige og engasjerende opplevelser. Flere ønsker steder hvor man kan oppleve noe annerledes – kortreist økologisk mat eller kort avstand til strand/skog.
2) Bærekraft blir en enda mer avgjørende faktor når arrangementssted velges
Bærekraft spiller en sentral rolle i planlegging og gjennomføring av møter og arrangementer. Arrangementssteder som allerede har grønne tiltak på plass, vil ha et konkurransefortrinn blant arrangører som gjør miljøbevisste valg.
Ifølge Expedias Sustainable Travel Study søker 90 % av forbrukerne bærekraftige reisealternativer. Denne miljøtrenden har også innvirkning på valg av lokaliteter og samarbeidspartnere for møter og arrangementer.
Ifølge ovennevnte Cvent Planner Sourcing Survey for Europe 2023 sa 65 % av de spurte at de alltid eller ofte søker etter steder basert på hvilke bærekraftstiltak disse har på plass. Når arrangører bestiller arrangementssteder, ser de på energiforbruk (45 %), bærekraftig produsert mat (35 %), karbonnøytralitet (34 %) og vannforbruk (33 %).
3) Kunstig intelligens (KI) kommer for fullt
2023 ble året da kunstig intelligens kom på «alles» lepper som følge av at ChatGPT og andre KI-løsninger har blitt tilgjengelige for alle. For noen dager siden holdt NHO årskonferanse, og der var ambisjonen at antall bedrifter som bruker kunstig intelligens, skal dobles på to år.
Kunstig intelligens inntar stadig flere samfunnsområder, og derfor er det ingen overraskelse at dette også gjelder arrangementsbransjen.
Som vi skrev om i fjorårets innlegg om arrangementstrender, får arrangører et konkurransefortrinn ved å samle inn og gjøre smart bruk av data om arrangementet og deltakerne. Med KI-teknologi kan man analysere disse dataene raskere og mer grundig enn det mennesker klarer. Dette vil kunne bidra til bedre innsikt og mer nøyaktige resultater, som igjen kan resultere i bedre beslutninger for ditt neste arrangement.
For eksempel kan du bruke KI til å segmentere deltakerne dine i forskjellige grupper, slik at du kan få bedre innsikt i de ulike atferdsmønstrene til kundebasen din. Kunstig intelligens kan også brukes til å lage prognoser om behov og preferanser som deltakerne dine har. Denne informasjonen kan du bruke til f.eks. å skrive enda bedre invitasjoner og markedsføre arrangementene dine mer effektivt.
Les mer: 7 spørsmål du bør stille deg når du planlegger arrangement
4) Mangfold, likeverd og inkludering blir stadig viktigere
Mangfold, likeverd og inkludering betyr i praksis at bransjen gjør en felles innsats for å lage møter og arrangementer som er mer inkluderende og tilgjengelige for alle deltakere og samarbeidspartnere. Det kan for eksempel være at dere sørger for at arrangementsstedet dere bestiller, oppfyller kravene til universell utforming.
Med et komplett påmeldingssystem kan dere bygge opp et registreringsskjema som gir deltakerne mulighet til å gi beskjed om individuelle behov idet de registrerer seg. Dermed får dere samlet inn akkurat den informasjonen som kan bidra til å ivareta mangfold, inkludering og likeverd.
Det er også viktig å sørge for at foredragsholdere og underholdning hentes inn fra et bredt spekter av bakgrunner, at de påmeldte får muligheten til å være med digitalt, og at dere bruker et inkluderende språk gjennom all kommunikasjon rundt arrangementet.
5) Systemer kobles sammen – for bedre kontroll på data
Mange arrangører jobber fortsatt med flere ulike systemer, som inneholder til dels samme informasjon, og som manuelt må oppdateres flere steder etter at et arrangement er gjennomført. Det kan være enkel informasjon om deltakere, bekreftelser på samtykker, eller informasjon som skal inn i regnskapssystemet eller til økonomiavdelingen.
For å jobbe mer effektivt, spare bedriften for mye tid og arbeid, og dessuten redusere feilkilder og etterslep av manglende oppdateringer, vil bedrifter velge å koble sammen systemer.
GDPR og lagring av masterdata er ett eksempel på fordelen ved å ha systemer som er samkjørte. Deltakere som har fått sine personopplysninger registrert, har også rett til å få disse slettet når forutsetningen for registreringen ikke lenger er til stede.
Dersom en deltaker tar kontakt og ber om å få slettet eller endret persondataene dere har om vedkommende, må dere vite hvor masterdata (grunndata) ligger lagret. Ofte er masterdata lagret i flere systemer. Da hjelper det ikke å slette dataene fra ett system, hvis de fortsatt ligger i et annet.
Med systemer som er koblet sammen, vil dere få bedre kontroll på dette og kun ha ett hovedsystem for vedlikehold av deltakerdata.
2024: Et lovende år for arrangementer
I september 2020, midt under pandemien, arrangerte vi i Proviso en panelsamtale med tittelen “Arrangementsbransjen før, under og etter Covid-19”. Én av pandeldeltakerne, Per Griwell i Thon Hotels, sa den gang: “Selv om tunnelen er veldig lang, så kommer det et lys i enden av den.”
Lyset er for lengst kommet, og vi ute av tunnelen. Det er god grunn til optimisme på vegne av arrangementsbransjen. Fysiske møteplasser er tilbake igjen for fullt, og gode digitale løsninger har gitt nye og spennende muligheter for å skape enda bedre deltakeropplevelser og enda høyere ROI.
I 2024 skal arrangementer være enda mer bærekraftige, enda mer opplevelsesbaserte, enda mer tilrettelagte, og enda mer ukompliserte å delta på. Ikke minst skal arrangementer være integrert i digitale løsninger som støtter opp under den helhetlige målsetningen for og effekten av å komme sammen på en fysisk møteplass.
Dersom du følger med på trendene og gjør smart bruk av teknologi for å engasjere og involvere deltakerne i 2024, da er du godt rustet til å lage møter og arrangementer som virkelig huskes.
