For noen år det har vært for oss som jobber med møter og arrangementer …! I en lang periode truet pandemien selve eksistensgrunnlaget for bransjen – og ved inngangen til 2023 spår mange at vi står foran både resesjon og inflasjon.
Men selv om det har vært (og fortsatt er) mange skjær i sjøen, råder fortsatt optimismen i markedet. Det ser ut til at 2023 vil by på mange spennende fremskritt innen møter og arrangementer.
Tradisjonen tro har vi i Proviso sett på noen av trendene vi tror vil være sentrale i året som kommer.
Fysiske arrangementer er atter i føringen
Det var en økning i antallet fysiske arrangementer i 2022, og det ser ut til at denne trenden vil fortsette inn i år. 71 % av beslutningstakere i arrangementsbransjen sier at det er vanskelig å få digitale arrangementer til å gi deltakere like gode opplevelser som møter der deltakerne er fysisk til stede under samme tak. Hele 95 % av utstillere melder at de foretrekker fysiske arrangementer foran digitale.
Vi i Proviso ser at det er mindre etterspørsel etter digitale og hybride møter, men dette kan også være fordi bedriftene har tilegnet seg mer kompetanse og ikke nødvendigvis trenger like mye hjelp lenger.
Det vil fortsatt være digitale arrangementer i år, men vi spår at de fleste bedrifter vil foretrekke å lage fysiske arrangementer. 2023 AMEX Global Event Trends Forecast melder om “sterkt økende optimisme og fokus på fysiske møter og arrangementer”.
Den nye normalen er arrangementer som setter opplevelser først
Etter en lang periode med nedstengninger, smitteverntiltak og digitale møtearenaer hungrer folk etter ekte og minneverdige opplevelser. Deltakerne har et sterkt behov for og forventninger om personaliserte opplevelser og skreddersydde opplegg.
I 2023 må du som arrangementsplanlegger derfor fokusere på å skape best mulige opplevelser for deltakerne dine, som til gjengjeld gir utstillere og samarbeidspartnere håndfast ROI og gode leads.
For å klare å skape et arrangement som engasjerer deltakerne og gir dem uforglemmelige opplevelser, må du som arrangør levere en ramme rundt som får dem til å senke skuldrene, knytte kontakter og utveksle ideer … og rett og slett nyte det som skjer underveis i arrangementet.
Dra nytte av verktøy som eventapp og polls/meningsmålinger, og ikke minst sosiale medier. I 2023 vil sosiale medier fortsette å være en viktig kanal for å skape engasjement omkring arrangementer. Arrangører vil benytte seg av ulike plattformer for å dele innhold, kommunisere med deltakerne og skape “buzz” omkring møtet.
Det er blitt en selvfølge å bruke apper og digitale løsninger
De siste årene har teknologi og digitale løsninger blitt en naturlig, integrert del av arrangementer. I dag er du som arrangør bare noen skjermberøringer unna å høre fra deltakerne dine. Et eksempel på dette er eventapp, som i 2023 ikke lenger er noe nytt og spennende – det er et tilbud deltakerne rett og slett forventer.
Bruk av eventapp knytter arrangør og deltaker, sal og scene sammen på en måte som var utenkelig for få år siden.
Et annet eksempel på digitale løsninger som deltakerne forventer i år, er digital innsjekk og registrering. Har du en registrerings- og innsjekkingsprosess som ikke er like enkel som det å bestille kinobilletter eller gå ombord i et fly, vil du bli sett på som mindre profesjonell, rett og slett.
Les også: Husk på dette når du lager årshjul for arrangementene dine
Arrangementer forventes å være grønne og bærekraftige
I en tid med stadig økende bevissthet rundt miljøspørsmål, forventer deltakere at fysiske arrangementer skal ha et så lite miljøavtrykk som mulig.
Temaer som bærekraft, klimakrise og miljøtiltak står nå høyt oppe på dagsorden i de aller fleste bedrifter og organisasjoner. I løpet av de siste par årene har det skjedd en markant økning i fokuset på å lage arrangementer som har et mer bærekraftig fotavtrykk.
I 2023 er ikke lenger samfunnsansvar og bærekraft noe som er “kjekt å ha” – det er et must for stadig flere deltakere, i alle aldre. De forventer at du som arrangør tar samfunnsansvar.
Det blir mer innsamling av arrangements- og deltakerdata
Gode arrangører gjør hele tiden små justeringer og tilpasninger som hjelper dem med å ligge i forkant av deltakernes ønsker, forventninger og behov, som stadig endrer og utvikler seg.
En av de beste måtene å gjøre dette på, ved siden av å sende ut evaluering i etterkant, er å samle inn og bruke data om deltakerne. F.eks. kan du med en eventapp, eller meningsmålinger underveis, få samlet inn rikelig med data som du kan bruke til å se hvor/når du har lyktes best med å involvere deltakerne.
I 2023 vil innsamling og smart bruk av data om arrangementet og deltakerne bidra til å gi bedrifter et konkurransefortrinn.
Et eksempel på dette er at deltakerdata er verdifullt for salgsavdelingen i bedriften. Bruker du f.eks. et påmeldingssystem som er integrert med CRM-systemet, får markeds- og salgsavdelingen innsyn i hvem som har deltatt på hvilke kurs og arrangementer. På den måten kan selgerne enklere analysere behovene som dine eksisterende og potensielle kunder har, og så møte dem med riktig tilbud til riktig tid. Dette bidrar igjen til flere og mer fornøyde kunder.
Vi i Proviso opplever større pågang og flere ønsker om at påmeldingssystem skal integreres med øvrige systemer i bedriften. Spesielt er det stadig flere som ønsker at data skal kunne hentes ut om deltakere og sendes inn i Power BI og andre tilsvarende analysesystemer – hvor informasjonen kan bearbeides videre for mer dyptgående analyser.
Det har igjen blitt økt fokus på GDPR og datasikkerhet
Vi lever i en tid der dataangrep og svindelforsøk er blitt noe som truer fra nær sagt alle kanter i vårt heldigitaliserte samfunn. Kriminelle aktører prøver hele tiden å utnytte sårbarheter i de digitale løsningene vi bruker i hverdagen, enten det er på arrangement, på jobb eller på privaten.
Samtidig har digitaliseringen av arrangementer ført til at arrangører samler inn mer personopplysninger enn før. Derfor er det i 2023 mer aktuelt enn noen gang å sikre arrangements- og deltakerdata i henhold til GDPR og bestepraksis for datasikkerhet og personvern – slik at sensitive opplysninger ikke havner på avveie og misbrukes.
Sørg for at de digitale løsningene du bruker for å håndtere og kommunisere med deltakere, oppfyller GDPR-krav og ivaretar datasikkerhet og personvern i alle ledd.
Hvilke arrangementstrender kommer du til å følge i år?
Den raske endringen og utviklingen av det norske og nordiske arrangementslandskapet fortsetter. Det samme gjør den overordnede trenden fra de to siste årene: Arrangementer forventes å være bærekraftige, involverende, sømløse og trygge – og det hele skal rammes inn av apper og digitale løsninger som skaper gode opplevelser og gjør alt enklere og mer tilgjengelig for deltakeren.
Skal du klare å ligge et hestehode foran konkurrentene i år også, må du dra nytte av trendene i bransjen og tilpasse deg det nye landskapet vi befinner oss i. Ta en titt på våre løsninger for påmelding og deltakerhåndtering, som vil hjelpe deg med å få mest mulig utbytte av det spennende møte- og arrangementsåret som ligger foran oss
