Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger


Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger

Lena Elgaaen | 11. jun 2020
6 minutter lesetid


Som enhver god arrangør legger du din ære i å gjøre ditt neste arrangement minst et par hakk bedre enn ditt forrige.

Hva kan du by deltakerne på som er nytt og spennende, både med hensyn til utforming og faglig innhold.? Hvordan kan du sette sammen programmet slik at de får enda bedre faglig og sosialt utbytte? Og hvilke detaljer skal du justere på for å gi deltakerne en av årets beste arrangementsopplevelser?

Nøkkelen ligger i å benytte tilbakemeldingene på arrangementet du avholdt sist. Spør deltakerne dine, og bruk svarene strategisk når du lager innholdet til det kommende arrangementet.

Slik gjør du det:

1. Ba du deltakerne om å evaluere sist du arrangerte?

Den beste måten å finne ut hva deltakerne dine synes om arrangementet ditt på, er å spørre dem. Derfor sendte du sikkert ut evalueringer etter arrangementet sist, og du fikk sikkert en god del svar.

Innspill fra deltakerne kan gi deg verdifull innsikt i hvilke tiltak du eventuelt bør gjøre for å forbedre arrangementet til neste gang.

  • Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra?
  • Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke?
  • Hva ønsker de at du skal gjøre mer eller mindre av til neste gang?

Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.

Og har du ikke tidligere evaluert, så må du begynne med det!

 

2. Analyser og grupper tilbakemeldingene

Hent opp svarene og se gjennom både positive og negative kommentarer. Sorter kommentarene og legg dem inn under passende kategori. På den måten får du innblikk i hva som var viktigst for de ulike deltakerne.

Hvis tilbakemeldingen fra enkelte av deltakerne handler om flere ulike sider ved arrangementet, kan du gruppere hver del for seg, i rett kategori.

Generelle trender

Når du har lest over tilbakemeldingene noen ganger, vil du antagelig se at flere av kommentarene går på de samme tingene, f.eks. mer tid til mingling, mindre grupper, mer aktiv deltagelse fra deltakere, etc.

Bruk både gode og dårlige tilbakemeldinger

Ta vare på det bra, sørg for å forbedre det som ikke gikk helt etter planen, og oppretthold eller gjør enda mer av det som fikk skryt.

Husk at det ofte er de som er mest fornøyd eller mest misfornøyd som gir “tydelige” tilbakemeldinger. Hvis det er en som er kraftig misfornøyd, så bør ikke det være førende for neste arrangement. Men det er alltid lurt å ta kontakt med den som var så misfornøyd, for å “snu” dette. Dårlig omtale spres raskt – og kanskje unødvendig ...

 

Les også: Hvordan henter du inn feedback fra arrangementsdeltakerne?

 

3. Bruk tilbakemeldingene aktivt til å lage arrangementet du nå skal avholde

Nå har du nyttige data på hva som gikk bra, eventuelt hva som ikke fungerte like bra. Innspillene du har fått fra deltakerne, skal kunne gi deg verdifull innsikt i hva de likte godt, og hvilke tiltak du eventuelt bør gjøre for å forbedre arrangementet du nå holder på å lage.

Kanskje du til og med har fått noen kommentarer som gir deg konkrete ideer til programmet?

Når du har avklart hvilke deler av neste arrangement du kan forbedre, må du bruke innsikten aktivt når du lager innholdet. Presiser gjerne i invitasjon og program at du har gjort forbedringer på disse områdene, basert på tilbakemeldingene fra sist gang. Folk setter pris på at de har blitt hørt, og at du nå har løst ting som ikke var optimalt.

Husk også at én ting er å bruke svarene fra evalueringen aktivt ved planlegging av neste arrangement, men se også gjennom alle spørsmål du har fått fra deltakere før arrangementet. Hvis mange har mye de lurer på i forkant, kan kanskje invitasjon og program være klarere på disse punktene neste gang, slik at du som arrangør slipper alle disse spørsmålene.

 

4. Innhent tilbakemeldinger underveis i arrangementet

Ta tempen underveis med meningsmålinger og polls. Det er viktig for å få “der-og-da-inntrykket” fra deltakerne. Det som deltakere svarer umiddelbart, er veldig verdifull informasjon.

Iblant kan man til og med justere litt på innholdet underveis basert på disse, og hvis dét er vanskelig, kan du i hvert fall få justert det til neste gang.

 

5. Send ut evaluering etter arrangementet

Arrangementet er over, og deltakerne har dratt hver til sitt. Allerede nå legger du grunnlaget for å gi dem en enda bedre opplevelse neste gang …!

Send ut evaluering rett før arrangementet er avsluttet, slik at deltakerne har det når de kommer ut av døren og skanner gjennom innboksen for å få et kjapt overblikk over hva som har tikket inn i løpet av dagen. Da husker de bedre hva de likte / ikke likte, og det er større sjanse for at de i det hele tar seg bryet med å svare.

De som ikke svarer samme dag, svarer veldig sjelden. Jo lenger det går mellom avsluttet arrangement og mottatt evaluering, desto færre svar får du ... og desto mindre verdifulle blir svarene.

Husk generelt i forbindelse med evaluering: For statistikkens skyld er det fint med enkle spørsmål som kan besvares med ja, nei eller et tall. For nyttig input er det imidlertid fint å alltid ta med et åpent spørsmål, slik at de som virkelig har konstruktive tilbakemeldinger, får gitt dem (men ikke la det være påkrevd å svare på dette).

 

Konklusjon

Som arrangør er et av hovedmålene dine å lage et enda bedre arrangement neste gang enn det du lagde sist. For å klare det må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du ved å gi alle mulighet til å komme med tilbakemelding.

Send ut evaluering i etterkant av arrangementet, noe du enkelt kan gjøre med et godt påmeldingssystem.

Bruk svarene fra evalueringen aktivt ved planlegging av neste arrangement.

e-bok: et vellykket bedriftsarrangement

Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger
Skrevet av Lena Elgaaen

Lena er vårt siste tilskudd i Proviso. Lena har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt universitetsutdannelse innen reiseliv og relasjonsledelse. Lena har en naturlig evne for salg og en utpreget serviceholdning. Som rådgiver i Proviso er hennes oppgaver support og veiledning, kundeoppfølging, produksjon og administrasjon av prosjekter, samt salgs- og markedsrettede aktiviteter. På fritiden er Lena glad i friluftsliv, kultur, språk og litteratur, og hun er lokalt engasjert i utviklingen av Drøbak som turistdestinasjon.

Andre leste også