19. april arrangerte MS-forbundet webinaret “Digital MS-konferanse om MS, Covid-19 og vaksine”, med fremragende foredragsholdere fra både Sverige og Norge.
Konferansen ble strømmet direkte fra Studio small «Green room» ved Oslo Streamingsenter, og hele 632 deltakere fulgte med fra sine skjermer. Webinaret var det første av en serie på tre som alle skal foregå denne våren.
Proviso var digital prosjektleder for arrangementet. La oss se nærmere på hvordan vi bistod MS-forbundet i forkant, underveis og i etterkant.
Hvem er MS-forbundet?
Multippel sklerose-forbundet (MS-forbundet) ble stiftet i 1966 og har i dag rundt 9000 medlemmer fordelt på 47 lokalforeninger landet rundt.
MS-forbundet er en partipolitisk uavhengig og religiøst nøytral interesseorganisasjon av og for personer med MS. Forbundet har som formål å ivareta og fremme interessene til personer med MS og arbeide for å bekjempe sykdommen.
MS-forbundet skal være en organisasjon der personer med MS via rådgivning, nettverk og kunnskap får hjelp til en bedre hverdag.
MS-forbundet har tatt i bruk Provisos påmeldingssystem
MS-forbundet er en nytegnet Proviso Business-kunde i 2021 som var på jakt etter et effektivt og intuitivt system for påmelding til sine arrangementer.
På dette prosjektet ble det satt opp et påmeldingsskjema som ble formidlet via MS-forbundets nyhetsbrev og sosiale medier. Det ble sendt ut e-post med lenke til sendingen, samt en påminnelse via SMS i forkant.
– Dette var første gangen MS-forbundet arrangerte en digital konferanse. Vi følte oss ivaretatt og fikk god informasjon og veiledning av Proviso både i planleggingen og gjennomføringen av webinaret, forteller kommunikasjons- og prosjektrådgiver i MS-forbundet, Kristi Herje Haga. Hun jobbet tett med Proviso i hele prosessen.
Proviso var digital prosjektleder
Gjennom hele konferansen samarbeidet Proviso tett med både MS-forbundet og Oslo Streamingsenter. Sistnevnte leverte den interaktive landingssiden som sendingen foregikk via.
I forkant av gjennomføringen:
Proviso redigerte bilder og tilpasset disse til den interaktive landingssiden, slik at kunden fikk det utseendet på denne som de ønsket.
Før sending ble de foredragsholderne som var fysisk i studio, sminket av Tonje Fjeld i Proviso.
Foredragsholderne som ikke møtte opp fysisk, ble koblet inn i sendingen via Zoom. Det ble utført en teknisk test i forkant for å kvalitetssikre lyd og bilde og for å minimere/utelukke eventuelle. utfordringer ved direktesendingen – med hensyn til innlogging, presentering, lyd, bilde, lys og andre do's and don'ts.
Under gjennomføringen:
Sammen med MS-forbundet satte Proviso opp en detaljert kjøreplan for gjennomføringen og sørget for at stegene/punktene ble gjennomført etter kjøreplanen.
Vi satt med tekniker for å følge tett med under sendingen, samt at vi hadde test med de som var fysisk til stede i studioet (slik at vi så at det var en fin kameravinkel).
Underveis lå vi ett til flere steg foran «nå-punktet» for å sikre at alt gikk som planlagt. I tilfelle noen uventede hendelser skulle oppstå, hadde vi en plan B/C/D på lur, som vi kunne iverksette hvis det var behov. Alt gikk etter kjøreplanen, slik at vi ikke hadde behov for å benytte oss av reserveplanen.
Siste del av webinaret bestod av spørsmål og svar, der deltakerne hadde sendt inn sine spørsmål i forkant. Denne seansen var en av de sesjonene vi fikk mye positiv tilbakemelding på, og som deltakerne gjerne skulle hatt enda mer av.
I etterkant av gjennomføringen:
Umiddelbart etter webinaret ble det sendt ut evalueringsskjema, og dette viser svært gode resultater og høy svarprosent.
Proviso tar også jobben med klipping i etterkant, der resultatet skal bli et opptak som skal legges ut på MS-forbundets YouTube-kanal samt distribueres ut til påmeldte som ikke kunne delta likevel.
– Vi følte oss meget godt ivaretatt av Proviso, de har vært profesjonelle hele veien. Vi har valgt å bruke dem på de to neste webinarene vi skal arrangere i vår, forteller Haga.
Les også: Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg
Stødig digital prosjektledelse og godt faglig innhold gav fullt utbytte for deltakerne på MS-konferansen
Selv om det fortsatt er en stund til vi kan ha fysiske samlinger, er det fullt mulig å lage vellykkede arrangementer – digitalt. Takket være nøyaktige prosjektledere, gode foredragsholdere og profesjonell utførelse i studio ble den digitale MS-konferansen meget vellykket.
Det faglige innholdet var høyaktuelt og ble formidlet av dyktige og ledende foredragsholdere på sitt felt.
Tilbakemeldingen fra en av deltakerne i etterkant oppsummerer resultatet godt: “Veldig flott og bra gjennomført. Svært godt og inkluderende ledet, gode foredragsholdere og høyaktuelt tema.”
Planlegger du et digitalt arrangement, men er litt usikker på hvordan du skal gjennomføre det? Ta kontakt og fortell oss litt om hva du tenker å arrangere, så finner vi sammen noen gode løsninger!
