Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso


Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso

Helene Stokke | 29. jul 2021
5 minutter lesetid

digitale arrangementer

Det nærmer seg ferieslutt, og spennende tider står for tur. Mange bedrifter og organisasjoner skal for første gang på lang tid ha fysiske arrangementer igjen. Eller i hvert fall ha en del av arrangementet fysisk, og resten digitalt.

Selv om vi går mot gjenåpning, vil det fortsatt være aktuelt med digitale og hybride arrangementer – de er kommet for å bli.

Kanskje du fortsatt er litt spent når du skal lage profesjonelle digitale eller hybride arrangementer? Det er enkelt å avholde et digitalt arrangement med Proviso-systemet, og i dette innlegget viser vi deg hvordan.

 

Påmeldingssystem like viktig som alltid

Selv om møteplassen nå er virtuell i stedet for fysisk, er det akkurat like viktig å administrere arrangementet på en måte som gjør at du kan skape en best mulig opplevelse for deltakerne dine og ha full kontroll på detaljene og informasjonen..

Det er også viktig å fortsatt ha alt samlet i ett og samme system, for å se historikk og kunne følge opp deltakere i etterkant. For dere som har integrasjoner, er dette spesielt viktig, slik at all informasjon blir sendt som normalt videre inn i CRM-systemet eller økonomisystemet.

Med andre ord har du som “digital arrangør” fortsatt like mye bruk for et påmeldingssystem selv om møtet holdes ved hjelp av en videokonferanseløsning. Det er akkurat like viktig med invitasjon, enkel registrering, betaling, evaluering, etc. – nå som ellers!

 

Proviso har integrasjon med Zoom og GoToWebinar

Det finnes mange løsninger for digitale møter. Du kan benytte den løsningen du liker best, men det er Zoom og GoToWebinar som er direkte integrert i Proviso.

I praksis betyr dette at dersom du benytter Zoom eller GoToWebinar, kan du opprette arrangement i Proviso og samtidig automatisk opprette det digitale møterommet i Zoom / GoToWebinar, med lenke og passord som du kan bruke videre direkte i all kommunikasjon i Proviso.

 

Slik gjør du det

Bruk Proviso som normalt, bytt ut hotell/arrangementssted med Zoom, GoToWebinar eller en annen løsning, og generer lenke (og eventuelt passord) og distribuer som normalt på e-post i Proviso, enten i bekreftelsen ved påmelding eller på et senere ønsket tidspunkt.

Når tidspunktet for arrangementet nærmer seg, kan du eventuelt tilpasse “møterommet” i den løsningen du bruker, på samme måte som du ville ha sett over konferanselokalet på et fysisk arrangement. Kanskje ønsker du å sette ekstra begrensninger på hvem som skal vise skjermen sin, prate, chatte, etc.

Ønsker du å sende ut en evaluering, så gjør du det på helt vanlig måte direkte fra Proviso.

Vi har tidligere skrevet om hva som er viktig å huske på når du skal avholde arrangementer digitalt, og i den artikkelen får du praktiske tips til gjennomføringen og hva du bør huske på.

Zoom sine hjelpesider

GoToWebinar sine hjelpesider

 

Les også: Hvordan bruke Proviso i kombinasjon med webinar-verktøy?

 

Sett opp en egen landingsside for det digitale arrangementet

Når du skal gjennomføre et digitalt arrangement, bør du ha en egen landingsside for arrangmentet. Det vil si en enkel nettside, gjerne satt opp med bedriftens eller arrangementets design, hvor selve strømmingen/sendingen foregår fra.

Ved å sette opp en landingsside får du som arrangør et samlingspunkt som du kan dele med deltakerne. Her kan du legge inn informasjon om arrangementet, praktisk informasjon og relevante lenker. Du kan også vise nedtelling til sendingsstart, og mye annet.

En landingsside gjør det enklere for deltakerne, og de slipper å forholde seg til ulike strømmesystemer eller å måtte laste opp ulike programvarer for å følge med på sendingen.

I Proviso er digital landingsside laget som en tilleggsmodul, som du som kunde kan kjøpe tilgang til, uavhengig av hvilken versjon av Proviso du benytter. Når du har kjøpt tilgang, kan du benytte den så ofte du ønsker på et ubegrenset antall arrangementer.

Du velger selv hvilken kanal som egner seg best for ditt arrangement, og hvor du ønsker å sende direkte fra – YouTube, Vimeo eller Zoom. Her kan du lese mer om vår digitale landingsside.

 

Konklusjon

Selv om pandemien er på hell, vil mange møter og arrangementer fortsatt bli gjennomført digitalt. Det er fortsatt like viktig å bruke et påmeldingssystem.

Bruk Proviso akkurat som du gjør til vanlig. Den eneste forskjellen er at i stedet for å finne et hotell, lager du et digitalt møterom og avholder arrangementet der i stedet.

Videokonferanseløsningene Zoom og GoToWebinar er direkte integrert i Proviso. Du kan også sette opp en digital landingsside for arrangementet og sende fra YouTube, Vimeo eller Zoom.

 

Den ultimate guiden til digitale og hybride arrangementer

 

Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Prøv Proviso kostnadsfritt i 14 dager!

Proviso hjelper deg å administrere ditt arrangement fra første påmelding til siste evaluering.

Prøv gratis