Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso


Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso

Helene Stokke | 07. mai 2020
3 minutter lesetid

digitale arrangementer

Samfunnet begynner så smått å gjenåpnes, men fortsatt er fysiske arrangementer med 51 eller flere personer forbudt.

I en situasjon med mye usikkerhet og mye nytt i hverdagen har våre kunder og samarbeidspartnere tatt utfordringen på strak arm – og holder møter digitalt.

I dette innlegget viser vi deg hvordan du enkelt avholder et digitalt arrangement med Proviso.

 

Påmeldingssystem like viktig som alltid

Selv om møteplassen nå er virtuell i stedet for fysisk, er det akkurat like viktig å administrere arrangementet på en måte som gjør at du kan skape en best mulig opplevelse for deltakerne dine og ha full kontroll på detaljene og informasjonen..

Det er også viktig å fortsatt ha alt samlet i ett og samme system, for å se historikk og kunne følge opp deltakere i etterkant. For dere som har integrasjoner, er dette spesielt viktig, slik at all informasjon blir sendt som normalt videre inn i CRM-systemet eller økonomisystemet.

Med andre ord har du som “digital arrangør” fortsatt like mye bruk for et påmeldingssystem selv om møtet holdes ved hjelp av en videokonferanseløsning. Det er akkurat like viktig med invitasjon, enkel registrering, betaling, evaluering, etc. – nå som ellers!

 

Proviso har integrasjon med Zoom

Det finnes mange løsninger for digitale møter. Du kan benytte den løsningen du liker best, men bare Zoom (og etter hvert GoToWebinar) er direkte integrert i Proviso.

I praksis betyr dette at dersom du benytter Zoom, kan du opprette arrangement i Proviso og samtidig automatisk opprette det digitale møterommet i Zoom, med lenke og passord som du kan bruke videre direkte i all kommunikasjon i Proviso.

Slik gjør du det

Bruk Proviso som normalt, bytt ut hotell/arrangementssted med Zoom og generer lenke (og eventuelt passord) og distribuer som normalt på e-post i Proviso, enten i bekreftelsen ved påmelding eller på et senere ønsket tidspunkt.

Når tidspunktet for arrangementet nærmer seg, kan du eventuelt tilpasse “møterommet” i Zoom, på samme måte som du ville ha sett over konferanselokalet på et fysisk arrangement. Kanskje ønsker du å sette ekstra begrensninger på hvem som skal vise skjermen sin, prate, chatte, etc.

Ønsker du å sende ut en evaluering, så gjør du det på helt vanlig måte direkte fra Proviso.

Vi har tidligere skrevet om hva som er viktig å huske på når du skal avholde arrangementer digitalt, og i den artikkelen får du praktiske tips til gjennomføringen og hva du bør huske på.

Zoom sine hjelpesider

 

Les også: Hvordan bruke Proviso i kombinasjon med webinar-verktøy?

 

Konklusjon

Koronasituasjonen gjør at mange møter blir avholdt digitalt i stedet for fysisk, men det er fortsatt like viktig å bruke et påmeldingssystem.

Bruk Proviso akkurat som du gjør til vanlig. Den eneste forskjellen er at i stedet for å finne et hotell, lager du et digitalt møterom og avholder arrangementet der i stedet.

Videokonferanseløsningen Zoom er direkte integrert i Proviso.

New call-to-action

 

Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også