I 2020 lærte vi oss et nytt ord: hybridarrangement. Selv om begrepet kanskje ikke ruller så lett på tunga, er betydningen av det i utgangspunktet ikke mer komplisert enn at det rett og slett handler om å kombinere fysiske og digitale arrangementer.
For å lykkes med et hybridarrangement kan du imidlertid ikke bare strømme det som skjer fysisk på arrangementsstedet. Du er nemlig nødt til å tilpasse det fysiske til det digitale møtepunktet.
Vellykkede hybridarrangementer byr på det beste fra begge verdener, for både arrangør og deltakere. Dét er grunnen til at flere og flere bedrifter og organisasjoner har fått opp øynene for dette formatet og velger å avholde sine møter og arrangementer som en kombinasjon av fysisk og virtuell deltagelse.
La oss se nærmere på hva som ligger i begrepet, og hva som skiller et hybrid arrangement fra et rent fysisk arrangement og et heldigitalt arrangement.
Involvering og samhandling er avgjørende
Med et hybridarrangement gjennomføres én del av arrangementet på et konferansested, i et streamingstudio eller i egne lokaler, med et begrenset publikum i salen, mens resten strømmes til de som deltar digitalt hjemmefra eller fra kontoret.
En av suksessfaktorene for et hybridarrangement er at du klarer å engasjere og involvere de digitale deltakerne. Involvering og samhandling står sentralt og er det som skiller et godt hybridarrangement fra for eksempel en TEDx-video du kan se på YouTube. Presentasjoner som TEDx er inspirerende og lærerike, men de er ikke laget med henblikk på å involvere publikum.
Involvering og samhandling er også det som skiller et hybridarrangement fra et fysisk arrangement med innslag av teknologi. Publikummet ditt deltar via smarttelefon, nettbrett eller PC/Mac. Dette gjør at de underveis kan bidra aktivt med innspill, spørsmål og tilbakemeldinger.
Det er ikke et hybridarrangement dersom du …
- Statisk strømmer aktivitetene og presentasjonene via en mobil.
- Bare legger ut et videoopptak av arrangementet i etterkant.
- Bare engasjerer ditt fysiske publikum og ikke tar hensyn til de som følger med digitalt.
Et hybridarrangement er derimot …
- Sømløs integrasjon av teknologi for å skape samspill mellom et fysisk og et virtuelt publikum.
- En opplevelse som retter seg mot begge publikum på en måte som skaper engasjement og involvering for alle deltakere.
At du prioriterer ditt publikum på nett like høyt som ditt publikum i salen.
Hva er forskjellen mellom et hybrid og et heldigitalt arrangement?
Hovedforskjellen er at førstnevnte har deltakere i salen, i tillegg til de som er med online. På den måten blir det mer samhandling mellom arrangør og deltakere, og følgelig en merkbart “rikere” atmosfære.
Les mer: Hva er forskjellen mellom hybridarrangement og digitalt arrangement?
Hva passer best til hvilken type arrangement?
Et hybridarrangement egner seg godt til møter som kan foregå både fysisk og virtuelt. Eksempler på dette kan være …
- Konferanse
- Årsmøte
- Kick off
- Seminar
- Strategisamling
Hybridarrangementer er dessuten en god løsning når mange av de påmeldte ikke kan eller ikke ønsker å delta fysisk. Dette kan være tilfellet når …
- Påmeldte er forhindret fra eller ikke ønsker å reise til arrangementsstedet, f.eks. som følge av smitterisiko og/eller reiserestriksjoner.
- Bedriften eller organisasjonen som den påmeldte jobber i, har begrenset budsjett for deltakelse på arrangementer.
- Lokalet hvor den fysiske delen av arrangementet skal avholdes, har kapasitetsbegrensninger, slik at bare en viss andel av de påmeldte kan være til stede.
Les mer: Slik lager du en vellykket hybridkonferanse
Et heldigitalt arrangement er derimot et godt alternativ når dere ikke har mulighet til å avholde et fysisk arrangement, når dere har et begrenset budsjett for utgifter knyttet til leverandører og leie av lokale, eller dersom det faglige innholdet like godt kan presenteres via en videokonferanse- eller webinarløsning.
Eksempler på møteplasser som fint kan finne sted heldigitalt, er generalforsamlinger, opplæringer, mindre samlinger og møter hvor det er begrenset antall deltakere, eller hvor det ikke er forventet / behov for stor grad av samspill og tilbakemeldinger underveis.
Les også: Derfor bør du kombinere fysisk og digitalt arrangement i 2021
Nøkkelen til et vellykket hybridarrangement
Som med alle typer arrangementer er det viktig at du starter med å definere hva som er formålet med det hybride arrangementet du skal lage. En overordnet målsetting for alle hybridarrangementer er å engasjere og involvere så mange av deltakerne som mulig, uavhengig av om de deltar fysisk eller digitalt.
Opplevelsen må bli like god, medrivende og nyttig for begge publikum. Denne målsettingen danner grunnlaget for hvordan du legger opp det faglige innholdet og presentasjonene, og produksjonen rundt.
De beste hybridarrangementene planlegges og gjennomføres som en kombinasjon av det beste fra digitale arrangementer og fra vanlige fysiske arrangementer. Deltakerne må få alle fordelene man har ved å være med via en god videokonferanseplattform, men også alle fordelene ved å møtes fysisk.
Nå tenker du kanskje: “Alle fordelene ved å møtes fysisk? Hva med mat og drikke – dét må jo nesten de digitale deltakerne sørge for selv ...?” Ikke nødvendigvis! Flere arrangører har løst dette ved å levere lunsj eller andre typer oppmerksomhet på døren til de digitale deltakerne i forkant av arrangementet, eller direkte på kontoret, slik at deltakerne kan hente pakken før arrangementet starter. Dette er et ekstra “krydder” som deltakerne setter stor pris på, og det bidrar til at arrangementet huskes ekstra godt.
Å skape en like engasjerende opplevelse for de digitale som de fysiske deltakerne innebærer at dere ikke bare kan strømme det som skjer fysisk. Som nevnt lenger opp er dere nødt til å tilpasse det fysiske til det digitale. Lykkes dere med dette, vil dere skape deltakeropplevelser med langt høyere kvalitet enn det man kan få når deltakere og foredragsholdere sitter hjemme hos seg selv, med varierende digital kompetanse og ujevn kvalitet på det tekniske utstyret.
Du legger mye innsats i å gi de fysiske deltakerne dine en god arrangementsopplevelse. En like stor innsats må du gjøre med de virtuelle deltakerne, slik at også disse får fullt utbytte av arrangementet. Først da blir det et genuint hybridarrangement.
Bruk en profesjonell strømmeaktør
Et hybridarrangement i regi av et dedikert streamingselskap vil kunne levere TV-kvalitet på strømming, slik at hele kontorer, møterom eller konferansesaler i andre deler av landet kan være sømløst med, uten tekniske problemer.
Oppsummering
Et hybridarrangement er en kombinasjon av et fysisk og et heldigitalt arrangement. Én del av arrangementet gjennomføres i ønsket lokale (egne kontorlokaler eller et strømmestudio), med et begrenset publikum i salen. Resten av arrangementet foregår på nettet, hvor deltakerne er med foran skjermen via strømming og/eller et videokonferanseverktøy à la Zoom.
Alle hybridarrangementer har altså en digital komponent, men til forskjell fra heldigitale arrangementer er det også deltakere til stede i salen.
Det er mange fordeler ved et hybridarrangement, først og fremst at du som arrangør dekker behovet til både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangementssted, og de som foretrekker å være med virtuelt, via strømming og videokonferanseløsninger.
Hybridarrangementer er kommet for å bli.
