I disse tider er mange usikre på hvordan de skal håndtere sitt arrangement. Skal man avlyse, flytte det fremover i tid eller eventuelt avholde digitalt?
“Vi vet at virtuelle møteplasser ikke kan erstatte de fysiske”, sier daglig leder i Proviso, Helene Stokke. “Men du trenger ikke nødvendigvis å avlyse eller flytte på datoen. Flere av våre brukere gjennomfører sine arrangementer ved hjelp av digitale løsninger, i kombinasjon med Proviso til deltakerhåndtering før og etter arrangementet.”
Virtuelle konferanser og arrangementer har på kort tid blitt den nye hverdagen verden over. Mange leverandører av digitale plattformer for å avholde arrangementer på nett opplever så stor pågang at de sliter med å dekke behovet.
Som vi skriver om i forrige bloggartikkel, finnes det mange gode verktøy for selve den digitale møteplassen.
Les mer: Hva er viktig å huske på hvis du skal avholde digitale arrangementer?
Hvordan bruker du Proviso i kombinasjon med en løsning for virtuelt arrangement?
Selv om dere kommer sammen virtuelt og ikke i et lokale, må du som arrangør håndtere deltakere på en profesjonell måte. Du må fortsatt ta hånd om mange av de vanlige oppgavene:
- Invitasjon
- Registrering
- Betaling og betalingspåminnelser
- Henvendelser fra deltakere før arrangementet
- Kommunikasjon med deltakerne i forkant, underveis og i etterkant
I tillegg behøver du oversikt over hvem som faktisk “møtte” for eventuelt å kunne sende ut evaluering etter endt arrangement.
Som bruker av Proviso administrerer du alt dette som normalt gjennom påmeldingssystemet.
Lenke til videokonferanseløsningen du velger, kan enkelt distribueres som normalt til alle bekreftede deltakere gjennom Proviso, på e-post eller SMS.
All data og historikk må i samme system
Mye av nytteverdien av å bruke et nettbasert påmeldingssystem ligger i at du til enhver tid har alt på ett sted og alltid oppdatert. Dette gjelder selv om du tar arrangementet over i et digitalt format.
“Når dere møtes via et videokonferanseverktøy, er det fortsatt viktig å ha all deltakerinformasjon samlet på ett sted”, fortsetter Stokke. “Både for historikk, samtykker og annet relevant “etterarbeid” med deltakerne og lagring i egne BI-systemer/CRM-systemer.”
Ekstra viktig for de som har integrasjoner
Siden Proviso har et åpent API, er det enkelt å integrere påmeldingssystemet med andre systemer bedriften benytter. Mange av våre kunder har integrasjoner mellom Proviso og CRM eller økonomisystem, så det er viktig at alle data samles opp på enkel måte og bearbeides og lagres som før.
Oppsummering
Selv om du velger å ta arrangementet over i et heldigitalt format, er det likevel viktig at du bruker et påmeldingssystem, slik at du kan yte best mulig deltakerservice, ha best mulig kontroll og ha alt samlet i ett eneste system.
Kort sagt bruker dere Proviso som normalt; det er kun den fysiske møteplassen som er byttet ut.
“Bruk systemene for det de er gode på”, avslutter Helene Stokke. “Kombiner to digitale plattformer og få det beste ut av begge – samtidig som du sitter igjen med all relevant informasjon i Proviso, slik du alltid har gjort!”
Proviso holder åpent med normale åpningstider. Ikke nøl med å ta kontakt hvis det er noe som helst vi kan hjelpe deg med!
