Det kommer stadig flere påmeldingssystemer på markedet, men ikke alle er like brukervennlige og fleksible. Dette betyr at enkelte systemer gir deg mindre nytteverdi enn du får med andre systemer.
Hele poenget med å ta i bruk et påmeldingssystem er å gjøre det enklere for deg og teamet ditt å planlegge og gjennomføre møter og arrangementer.
Et godt påmeldingssystem skal ha løsninger som kan skreddersys etter behovene dere har, slik at alle som jobber med arrangementet internt, enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.
Før du inngår en langsiktig avtale med en leverandør av et påmeldingssystem. er det derfor viktig at du avklarer hvor fleksibel løsningen i realiteten er.
I dette innlegget ser vi på at et virkelig godt påmeldingssystem må være fleksibelt på tre ulike områder – og på hvorfor du trenger et påmeldingssystem som oppfyller disse kriteriene.
1. Systemet må være tilpasset bedriftens bruksbehov
I en verden som stadig endrer seg, noen ganger gradvis og noen ganger over natten, er det viktig å velge digitale systemer og leverandører som evner å tilpasse seg svingninger i markedet. Det har vi virkelig fått lære de siste to årene …!
Med et fleksibelt påmeldingssystem trenger du aldri å betale for mer enn du trenger. Du kan skalere volum opp eller ned, slik at du ikke trenger å si opp avtalen, men fortsatt har tilgang til det du trenger.
Dessuten har du alltid fleksibilitet med hensyn til å kjøpe moduler etter hvert som bruken utvides. Kanskje trenger du ikke all funksjonaliteten ved oppstart, men ønsker å bli litt kjent i systemet før du kjøper full pakke. F.eks. kan du starte med “Basic” og kjøpe deg opp etter hvert, eller du kan legge til tilleggsmoduler ved behov.
Eller så kan du plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.
2. Systemet må være tilpasset markedsbehovet
Som vi har sett de siste to årene: Møte- og arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må derfor utvikles og oppgraderes fortløpende, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Dette forutsetter at leverandøren er godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.
Et fleksibelt påmeldingssystem betyr at dere kan vokse sammen med leverandøren, slik at dere ikke trenger å bytte til et nytt system når virksomheten vokser og behovene endrer seg.
Les også: 9 tips til å finne riktig påmeldingssystem til ditt arrangement
3. Systemet må være tilpasset deg som bruker
Det viktigste nivået av fleksibilitet er at systemet er fleksibelt å bruke, slik at et arrangement / håndtering av deltakerne enkelt kan tilpasses akkurat ditt arrangement (mht. maler, felter på påmeldingsskjemaer, designmuligheter, etc).
Arrangementer er forskjellige, og deltakerne har ulike behov. Det er viktig å ta hensyn til dette. Noen arrangementer er enkle og bare å melde seg på (frokostseminar/webinar), mens andre er mye mer komplekse, med hotellbestilling hvor man f. eks. selv kan bestemme hvem man skal dele rom med, og at fakturaen skal deles på de som deler rom. Det kan være ulike kategorier og ulike aktiviteter pr. kategori. Ulike grupper skal kanskje se ulike ting på sitt påmeldingsskjema, eller det kan være viktig at ikke alle ser hverandres valg.
Et fleksibelt påmeldingssystem kan enkelt benyttes fra både PC og mobil. Dermed er du ikke avhengig av å sitte på kontoret for å være oppdatert på detaljer og deltakerinformasjon, eller for å få gjort nødvendige utsendelser hvis det er noe som haster.
Når du er på farten eller hjemme, er det fint om det finnes en app du likevel kan benytte både for å følge med på påmeldinger og betalinger, og for å kommunisere enkelt med deltakere der og da. Hvor enn du befinner deg, kan du følge med på oppdatert informasjon via mobilen og gjøre de mest nødvendige utsendelsene direkte fra denne.
Hva med hjelp og oppfølging fra leverandøren?
Et fleksibelt påmeldingssystem gir deg full tilgang til et supportteam som alltid er der for deg med rask og kyndig hjelp når du trenger det. Når man planlegger og gjennomfører arrangementer, er det alfa og omega at man lett kan kontakte support når behovet oppstår.
Les mer: Får du den supporten du fortjener?
I den travle perioden inn mot arrangementet, når du løper fra møte til møte uten å være særlig mye innom kontoret, er det ikke alltid at du har tid til å produsere og følge opp alt selv. Også her kan et fleksibelt påmeldingssystem hjelpe deg – leverandøren av systemet kan nemlig bruke det på dine vegne.
Oppsummert
Ikke alle påmeldingssystemer er “født like”. De beste påmeldingssystemene er fleksible. De forenkler jobben din og gir deg trygghet på at alt går som planlagt, slik at du kan senke skuldrene og nyte både planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Samtidig skal systemet kunne gi deg støtte når du trenger det midt oppi en travel tid.
Vurderer bedriften din å investere i et påmeldingssystem? Da lønner det seg å velge et fleksibelt, nettbasert system – det gir dere full tilgjengelighet og full trygghet.
