Det kommer stadig flere påmeldingssystemer og arrangementsplattformer på markedet, men ikke alle er like brukervennlige og fleksible. Dette betyr at enkelte systemer gir deg mindre nytteverdi enn du får med andre systemer.
Hele poenget med å ta i bruk en arrangementsplattform er å gjøre det enklere for deg og teamet ditt å planlegge og gjennomføre møter og arrangementer.
En god arrangementsplattform skal ha løsninger som kan skreddersys etter behovene dere har, slik at alle som jobber med arrangementet internt, enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.
Før du inngår en langsiktig avtale med en leverandør av et system for påmelding og håndtering av deltakere, er det derfor viktig at du avklarer hvor fleksibel løsningen i realiteten er.
I dette innlegget ser vi på at en virkelig god arrangementsplattform må være fleksibel på tre ulike områder – og på hvorfor du trenger et system som oppfyller disse kriteriene.
1. Systemet må være tilpasset bedriftens bruksbehov
I en verden som hele tiden endrer seg, noen ganger gradvis og noen ganger over natten, er det viktig å velge digitale systemer og leverandører som evner å tilpasse seg svingninger i markedet.
Med en fleksibel arrangementsplattform trenger du aldri å betale for mer enn du trenger. Du kan skalere volum opp eller ned, slik at du ikke trenger å si opp avtalen, men fortsatt har tilgang til det du trenger.
Dessuten har du alltid fleksibilitet med hensyn til å kjøpe moduler etter hvert som bruken utvides. Kanskje trenger du ikke all funksjonaliteten ved oppstart, men ønsker å bli litt kjent i systemet før du kjøper full pakke. F.eks. kan du starte med ‘Basic’ og kjøpe deg opp etter hvert, eller du kan legge til tilleggsmoduler ved behov.
Alternativt kan du plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.
2. Systemet må være tilpasset markedsbehovet
Møte- og arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. En arrangementsplattform som skal dekke behovene dine og gi en god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må derfor utvikles og oppgraderes fortløpende, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Dette forutsetter at leverandøren er godt orientert om endringene og kravene som kommer fra markedet fremover.
En fleksibel arrangementsplattform betyr at dere kan vokse sammen med leverandøren, slik at dere ikke trenger å bytte til et nytt system når virksomheten vokser og behovene endrer seg.
Les også: Så enkelt er det å ta i bruk arrangementsplattformen Proviso
3. Systemet må være tilpasset deg som bruker
Det viktigste nivået av fleksibilitet er at arrangementsplattformen er fleksibel å bruke, slik at et arrangement / håndtering av deltakerne enkelt kan tilpasses akkurat ditt arrangement (mht. maler, felter på påmeldingsskjemaer, designmuligheter, etc).
Arrangementer er forskjellige, og deltakere har ulike behov. Det er viktig å ta hensyn til dette. Noen arrangementer er enkle, og det er bare å melde seg på (frokostseminar/webinar), mens andre er mye mer komplekse, med hotellbestilling hvor man f.eks. selv kan bestemme hvem man skal dele rom med, og at fakturaen skal deles på de som deler rom. Det kan være ulike kategorier og ulike aktiviteter per kategori. Ulike grupper skal kanskje se ulike ting på sitt påmeldingsskjema, eller det kan være viktig at ikke alle ser hverandres valg.
En fleksibel arrangementsplattform kan enkelt benyttes fra både PC og mobil. Dermed er du ikke avhengig av å sitte på kontoret for å være oppdatert på detaljer og deltakerinformasjon, eller for å få gjort nødvendige utsendelser hvis det er noe som haster.
Når du er på farten eller hjemme, er det fint om det finnes en app du likevel kan benytte både for å følge med på påmeldinger og betalinger, og for å kommunisere enkelt med deltakere der og da. Hvor enn du befinner deg, kan du følge med på oppdatert informasjon via mobilen og gjøre de mest nødvendige utsendelsene direkte fra denne.
Hva med hjelp og oppfølging fra leverandøren?
En fleksibel arrangementsplattform gir deg full tilgang til et supportteam som alltid er der for deg med rask og kyndig hjelp når du trenger det. Når man planlegger og gjennomfører arrangementer, er det avgjørende at man lett kan kontakte support når behovet oppstår.
Les mer: Får du den supporten du fortjener?
I den travle perioden inn mot arrangementet, når du løper fra møte til møte uten å være særlig mye innom kontoret, er det ikke alltid at du har tid til å produsere og følge opp alt selv. Også her kan en fleksibel arrangementsplattform hjelpe deg – leverandøren av systemet kan nemlig bruke det på dine vegne.
Oppsummert
Ikke alle arrangementsplattformer er “født like”. De beste systemene er fleksible. De forenkler jobben din og gir deg trygghet på at alt går som planlagt, slik at du kan senke skuldrene og nyte både planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Samtidig skal systemet kunne gi deg støtte når du trenger det midt oppi en travel tid.
Vurderer bedriften din å investere i en arrangementsplattform? Da lønner det seg å velge et fleksibelt, nettbasert system – det gir dere full tilgjengelighet og full trygghet.
