Har du flere typer arrangementer, med mange ulike typer deltakere og ulikt innhold? Da trenger du et system som ivaretar de detaljene som er viktig for hvert enkelt arrangement.
Hvis dere er som bedrifter flest, har dere flere ulike typer arrangementer i løpet av et år.
Sannsynligvis avholder dere arrangementer av ulik størrelse – små, mellomstore og store. Kanskje kjører dere både digitale, hybride og fysiske arrangementer. Kanskje har dere noen arrangementer med betaling og noen uten.
Noen ganger har dere sikkert ulike typer deltakere og ulikt faglig innhold. Av og til er det interne deltakere, av og til eksterne, og kanskje også medlemmer (som stadig skal være med på ulike kurs, og hvor det er viktig å håndtere kompetansebevis og holde orden på hvem som bør gå på hvilke kurs).
Iblant dreier arrangementene seg om opplæring og kompetanseutvikling, iblant om presentasjon, iblant om nettverksbygging, og så videre.
Poenget mitt er dette: De fleste bedrifter i dag har arrangementer som varierer i både format, innhold og størrelse. I praksis betyr dette at arrangører har enormt mye å ha kontroll på og holde oversikt over.
Kjenner du deg igjen i dette?
Skal du klare å ivareta de detaljene som er viktig for akkurat det arrangementet du har til enhver tid, må du ha et påmeldingssystem som er spesialutviklet for å forenkle det komplekse og kan håndtere ethvert scenario.
Arrangementer er komplisert – gjør det enkelt!
Uansett hva slags type arrangement du kjører – digitalt, hybrid, fysisk, lite, stort, etc. – så er det viktig at alt ligger i ett og samme system, slik at du som arrangør og samarbeidspartnerne dine til enhver tid har full kontroll og oversikt.
Noen ganger er arrangementer såre enkelt. Alt du trenger å gjøre, er å sende ut en enkel lenke for påmelding internt (f.eks. til årets sommerfest).
Andre ganger er det litt mer komplisert. Dere har behov for profesjonelle invitasjoner og mer komplekse påmeldingsskjemaer, hvor det skilles på type deltakere, parallelle sesjoner, overnatting, transport, betaling … og mye mer.
Dessuten er det ikke alltid at man vet hvem man skal invitere. Da kan det være at dere trenger å lage en ekstern nettside i god tid i forveien, slik at dere kan trekke til dere så mange eksterne deltakere som mulig.
Enkelt å gjøre endringer og kommunisere underveis
Underveis i planleggingen av arrangementet er det mye praktisk som skal skje . Deltakerinformasjon skal fanges opp og gjøres endringer på. Påmeldte har ting de lurer på (og de er ikke redd for å spørre).
Endringer og spørsmål må enkelt kunne besvares, og kanskje besvares fra ulike personer – men fortsatt slik at du og medarbeiderne dine har full kontroll og oversikt, og ikke bruker mer tid enn nødvendig.
Les også: Slik kan et påmeldingssystem gi flere deltakere
Digitalt eller fysisk arrangement?
Når selve arrangementet nærmer seg, er det mange oppgaver som også krever ulike funksjoner basert på hva slags arrangement dere avholder.
Digitalt? Ja, da trengs det et sted å sende fra for å nå ut til deltakerne.
Fysisk? Da er det lurt å bruke digital innsjekk, for å kunne håndtere smittesporing ved behov, men aller mest for å hele tiden ha full oversikt over hvem som faktisk har kommet, og hvem dere fortsatt venter på.
Hva om dere har store arrangementer eller arrangementer som går over lang tid? Da kan det være lurt både med en deltakerapp (slik at deltakerne kan kommunisere med arrangør og hverandre) og med en meningsmåling eller to underveis for å lodde stemningen litt.
Les mer: Slik aktiviserer du arrangementsdeltakerne med deltakerapp
Enkelt å få feedback fra deltakerne
Nesten uavhengig av hva slags type arrangement du har – husk å evaluere i etterkant!
Det er alltid verdifullt med tilbakemeldinger fra deltakerne etter et arrangement. Du får bekreftet hva som gikk bra, eventuelt hva som ikke fungerte like bra, og kanskje gode innspill på hva dere eventuelt bør endre på til neste gang.
Et godt nettbasert påmeldingssystem har funksjonalitet for å gjennomføre evalueringer, noe som gjør det enkelt å hente inn tilbakemeldinger og samle inn informasjon. Dermed kan du analysere og gjøre tiltak. Dette er spesielt verdifullt for arrangementer som avholdes mer enn én gang.
Med de aller beste og mest fleksible systemene kan du definere oppsett og struktur på evalueringsskjema allerede i planleggingsfasen, ut fra de mål og kriterier som gjelder for akkurat dette arrangementet. Du kan sende en evaluering til alle bekreftede deltakere, der de kan svare anonymt.
Trenger deltakerne kursbevis eller annen dokumentasjon på kompetanse?
Når arrangementet du avholder, gir faglig kompetanse som deltakerne dine skal kunne dokumentere i etterkant, er det viktig at du som arrangør kan sende ut kursbevis eller oppdaterte sertifikater etter fullført kurs.
Dette kan du enkelt gjøre med et påmeldingssystem som tilbyr komplett funksjonalitet for oppfølging av kurs og seminar.
Les mer: Har dere mye arbeid med kompetanseheving og interne kurs i bedriften?
Enkel og trygg betalingsløsning sikrer inntektene
Arrangementer med betaling, og arrangementer uten betaling – det er to helt ulike verdener ..
Store arrangementer som det koster penger å delta på, skaper store inntekter. Som du og bedriften din sikkert har erfart, så kan det være både tidkrevende og komplisert å kreve inn disse pengene.
Med betalingsløsningen i et godt påmeldingssystem sikrer du at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
Du kan fakturere deltakere idet de melder seg på (eller bruke Vipps eller kredittkort), eller du kan sende ut en faktura på et gitt tidspunkt senere.
Når du har full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke, kan du holde fokuset på det som betyr aller mest: det faglige innholdet og opplevelsen for deltakerne.
Les mer: Mye arbeid å kreve inn deltakeravgifter på arrangementene dine?
Konklusjon
Livet er ikke for pyser, heter det seg. Vel, det er jammen ikke arrangementer heller …! Det er lange dager, med mye arbeid, masse å holde styr på, og mange detaljer som skal håndteres.
Samtidig skal du sørge for at deltakerne føler seg ivaretatt.
Dette er grunnen til at stadig flere bedrifter – både små, mellomstore og store – velger å ta i bruk et nettbasert påmeldingssystem.
Det som skiller et velfungerende og profesjonelt påmeldingssystem fra et mindre egnet system, er at du enkelt kan benytte og tilpasse førstnevnte til absolutt alle typer arrangementer.
Du får verktøyet du trenger for å arbeide effektivt og enkelt med arrangementet, uansett om det er lite eller stort, heldigitalt eller fysisk, med betaling eller uten.
Når du har god oversikt og kontroll på alle detaljer, fremstår du som en mer profesjonell arrangør – både overfor deltakere og samarbeidspartnere.
Vi har til gode å møte en bedrift som ikke ønsker å gjøre det …!
