Slik gjennomfører du et vellykket arrangement


Slik gjennomfører du et vellykket arrangement

Helene Stokke | 05. nov 2019
6 minutter lesetid


Tenk tilbake på sist gang du deltok på et skikkelig bra arrangement.

Hva var det som gjorde at du fikk en god opplevelse? Var det oppfølgingen fra arrangøren underveis? Atmosfæren på selve arrangementet, eller kanskje det faglige innholdet?

Hva med mulighetene til å nettverke? Eller ble du kanskje imponert over hvor flink arrangøren var til å dele innhold i sosiale medier?

Dersom arrangementet gjorde et varig inntrykk på deg, var det antagelig en kombinasjon av alle de nevnte faktorene som bidro til det.

Les videre, så gir vi deg åtte gode tips til å lykkes med ditt neste arrangement.

 

1. Start planleggingen i god tid!

Planleggingen er fundamentet for et vellykket arrangement, så et av våre alle beste råd er: Kom tidlig i gang. Så slipper du å stresse rundt i siste liten for å komme i mål med alle gjøremålene på listen.

En klassisk fallgruve er å undervurdere hvor mye tid som går med til planlegging, især hvis man ikke har gjennomført arrangementer mange ganger før.

Men, ikke begynn å planlegge noe som helst før dere har på plass neste punkt ...

 

2. Ha klare mål med arrangementet

«Hvor skal vi hen?» sa Nasse Nøff til Ole Brumm.

«Ingensteds», sa Brumm.

Og så gikk de dit.

Går du frem uten mål og mening når du skal gjennomføre et arrangement, kommer du neppe frem dit du ønsker. Sørg derfor for å finne et klart svar på hvert av følgende tre spørsmål:

  • Hvorfor holder vi dette arrangementet?
  • Hva ønsker vi at deltakerne skal få ut av det?
  • Hva skal bedriften vår få ut av det?

 

Med klart definerte mål blir det lettere å lage et faglig innhold som har en tydelig rød tråd og henger tematisk godt sammen.

Når målsettingen er klar, må du involvere de som kan hjelpe deg med å oppnå målene, noe som tar oss til neste tips …

 

3. Sett av nok tid og ressurser

Å lage et vellykket arrangement er ikke noe du får til helt på egen hånd, uansett hvor effektiv du er. Sitt gjerne med hovedansvaret selv, men husk at du ikke nødvendigvis er best på alt. La alle bidra med det de er best på, da har du et veldig godt utgangspunkt.

Et vellykket arrangement krever samarbeid mellom mange ulike personer og fagområder, enten det gjelder hjelp med budsjett, faglig innhold eller å avlaste deg med de mange oppgavene du har.

Finn ut hva slags utstyr dere trenger, og sørg for at du har gode samarbeidspartnere og leverandører du kan stole på.

 

4. Sett opp et budsjett

Budsjettet setter rammene for arrangementet og bidrar til at alle involverte har en klar oversikt over hva det vil koste, og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på.

Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke forventninger organisasjonen din har til arrangementet, og dessuten hva tjenester og produkter faktisk koster. Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre.

Tenk særlig gjennom markedskostnader for å promotere arrangementet i de riktige kanalene, og blant annet derfor er neste tips ekstra viktig ...

 

5. Vær realistisk med hensyn til antall deltakere

Jo flere deltakere du ønsker deg, desto mer må du markedsføre. Og selv om det i dag er flust av digitale markedsføringskanaler å benytte seg av, som f.eks. e-post, nyhetsbrev og sosiale medier, så krever det tid og kompetanse å ta seg frem i jungelen av markedsføringstiltak man kan dra nytte av for å få folk inn dørene.

Og husk: Ikke alle som viser interesse på sosiale medier, kommer til å dukke opp. Spesielt på gratisarrangementer kan det ofte være mange flere som har klikket “deltar” på Facebook, men det er likevel ingen garanti for at alle disse kommer.

 

Les også: Hvorfor avholde et internt bedriftsarrangement?

 

6. Bruk et godt planleggings- og påmeldingssystem

Den viktigste grunnen til at stadig flere bedrifter og organisasjoner tar i bruk et profesjonelt planleggings- og påmeldingssystem, er at det frigjør mye tid og ressurser man ellers må bruke på manuelle lister, dobbeltinntasting av informasjon, og lignende gjøremål som stjeler mye av fokuset fra det å lage vellykket arrangement.

Med et brukervennlig påmeldingssystem blir alle viktige detaljer fanget opp, og tidkrevende manuelle oppgaver kan automatiseres, noe som igjen frigjør ressurser til å fokusere på kjernevirksomheten.

I tillegg blir det enkelt å fordele oppgaver til andre eller ta over andres oppgaver ved plutselig sykdom eller fravær.

 

7. Levér på innhold

… det er derfor folk kommer!

Et godt faglig innhold er avgjørende for å trekke deltakere. Jo tidligere i prosessen du har det faglige innholdet på plass, desto enklere blir mange av de andre oppgavene.

Det er mange flere fordeler ved å avklare det overordnede faglige innholdet:

  • Du får laget en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad og samler de ulike arbeidsprosessene internt.
  • Du gjør det tydeligere for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi. Da blir det enklere for deltakerne å se hvorfor de bør holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet (jf. punkt 5).
  • Du øker sjansen til å kapre de beste og mest populære foredragsholderne, som passer godt til konseptet.

 

8. … men husk å sette av nok tid til nettverking

I forrige punkt skriver vi at det faglige innholdet er grunnen til at de påmeldte møter, men et arrangement uten muligheter for nettverking er som en sunn matrett uten smak; du får i deg næringsstoffene du trenger, men det blir ikke et måltid du husker.

Husk å lage plass i programmet til nettverking og mingling, det er det sosiale limet som får arrangementets budskap til å feste seg bedre.

 

Klar til å ta fatt på oppgaven …?

Når du skal lage et arrangement som virkelig blir en snakkis i bransjen eller internt i organisasjonen din, må du klare å sette alle elementer sammen til en sømløs helhet, som i sum skaper uforglemmelige deltakeropplevelser.

Med alle disse elementene på plass har du lagt grunnlaget for å gi deltakerne dine en god og lærerik opplevelse sammen.

Lykke til med gjennomføringen!

 

rapport arrangementsbransjen 2019

 

Slik gjennomfører du et vellykket arrangement
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også