Hvis du tenker tilbake på et arrangement som ble usedvanlig vellykket, med kjempefornøyde deltakere og gode tilbakemeldinger, hva er det du husker aller best?
Antagelig er det ikke én enkelt sesjon, ett enkelt foredrag eller øyeblikk. Men heller at du hadde en opplevelse av at alt gikk på skinner, med god flyt og magisk stemning gjennom hele dagen.
Du hadde rett og slett godfølelsen.
Den følelsen av at alt klaffer og er under kontroll. At selv ikke noen små “glipptak” her og der spilte noen rolle – alt spilte på lag. Deltakerne, utstillere og samarbeidspartnere var kjempefornøyde, tilbakemeldingene var gode hele veien, responsen i sosiale medier upåklagelig. Alt bare stemte, fra A til Å.
Denne opplevelsen vil du gjerne ha igjen. Så hva er det egentlig som skal til for å sikre godfølelsen også på ditt neste arrangement?
Få alle deler til å henge sammen
Nøkkelordet er planlegging. Jo mer tid du setter av til å forberede og planlegge arrangementet, desto større er sjansen for at både du og deltakerne vil sitte igjen med godfølelsen.
Store arrangementer tar ofte flere år å planlegge, både fordi det er mye jobb, og fordi lokalene ofte må bookes god tid i forveien. Det beste du kan gjøre for din egen del, er å starte tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første perioden av planleggingen. Da får du mer tid til å kvalitetssikre og til å håndtere uventede situasjoner (for de vil nok oppstå).
Når du i tillegg kombinerer god planlegging med å ha et klart definert mål med arrangementet, vil du lykkes enda bedre med å skape et gjennomarbeidet arrangement som treffer blink på det dere har bestemt skal være det etterlatte inntrykket.
En rød tråd
Sørg dessuten for å ha en rød tråd gjennom hele arrangementet. Ikke bare skaper det en bedre helhetsopplevelse for deltakerne og et enhetlig uttrykk utad, det vil også samle de ulike prosessene innad.
Ved å jobbe systematisk mot målet hele veien og bruke den røde tråden som en rettesnor, vil alle deler av arrangementet henge sammen og avløse hverandre på en god måte.
Les også: Stresset eller rolig når arrangementet ditt nærmer seg?
Ha et godt team
Bygg et godt og solid team rundt deg med personer du stoler på, som utfyller deg, og som du vet har erfaring og tyngde til å se løsninger hvis noe uventet skjer. Underveis er det en rekke avgjørelser som må tas, og du kan ikke forvente å være til stede og “på ballen” hele tiden.
Derfor er det viktig at du og teamet ditt har hatt gode oppstartsmøter hvor dere går gjennom visjonen og planen for arrangementet, slik at alle er klar over hva målet er, og hvordan dere kommer dere dit. Del opp teamet ditt i ansvarsområder og ha gode estimater på alt.Ikke minst må teamet ditt bestå av personer som virkelig bidrar og er til stede på arrangementet med hele seg!
Les også: Hva kjennetegner arrangementene som huskes ekstra godt?
La proffe ta seg av det tekniske
Du kan ha planlagt alt ned til minste detalj, men hvis lys, lyd og bilde ikke funker som det skal, setter det fort en demper på godfølelsen. God lyd og lyssetting har så mye å si for stemningen i salen og bidrar til å skape en enestående ramme rundt arrangementet.
Men hvordan kan du være sikker på at all teknologi er testet og virker som den skal? Lei inn en erfaren lyd-, lys- eller AV-tekniker til å levere, montere og styre show – så kan du konsentrere deg om det faglige innholdet. Eller, hvis arrangementet er på et konferansehotell eller et kongressenter: Sørg for å samarbeide tett med stedets egne teknisk ansvarlige.
En tekniker kan også gi deg veiledning på valg av riktig utstyr til ditt arrangement.
Sørg for at lokalet har alt du trenger av teknisk utstyr. Er det noe du mangler, pass på at dette er på plass i god tid.
Bruk digitale verktøy
Som vi påpeker innledningsvis, er god planlegging avgjørende for å sikre godfølelsen. Flere og flere arrangører benytter seg av digitale støtteverktøy som er utformet nettopp for å planlegge arrangementer og håndtere alle detaljer.
Behovet for et slikt verktøy blir enda større om man har en stor mengde deltakere. Effektivitet og oversikt er nøkkelen til å ha full kontroll på alle deltakere og få unna alt som må gjøres, og et nettbasert påmeldingssystem kan frigi mye tid du ellers ville ha brukt på manuelle lister og lignende.
Godfølelsen er noe enhver arrangør higer etter. Følger du våre fire råd, er du på god vei til å sikre den på ditt neste arrangement.
