Det er lettere sagt enn gjort å velge et påmeldingssystem som dekker alle dine behov. Gjør beslutningen enklere ved å stille leverandøren de rette spørsmålene.
Har bedriften din besluttet å investere i et påmeldingssystem? Gratulerer – dere er herved et langt skritt på vei mot å gjøre det mye enklere og tryggere å lage arrangementer.
Forutsatt at dere velger et system som passer for dere.
Det er mange påmeldingssystemer å velge mellom, og noen vil være bedre tilrettelagt de behovene akkurat dere har.
For å gjøre det litt enklere for dere å velge et påmeldingssystem som er riktig for bedriften deres, har vi hentet frem ni spørsmål som dere bør få svar på før dere bestemmer dere.
Spør leverandøren om følgende:
1. Hvilke funksjoner trenger vi for å få løst det som er viktigst for oss?
Mange påmeldingssystemer kan skilte med en rekke “fancy” funksjoner, og det er jo vel og bra. Men kommer dere egentlig til å få bruk for alle? Hvis svaret er nei, er det ingen vits i å betale for det.
For å finne ut hvilke funksjoner dere i realiteten trenger, bør dere se på hvordan arrangementsplanleggingen har vært tidligere.
- Hva har hittil gitt oss de største utfordringene når vi arrangerer noe?
- Hva kunne ha blitt gjort annerledes?
- Hvilke funksjoner i påmeldingssystem kunne ha bidratt til at tidligere arrangementer ble enda bedre?
Les mer: Hvilke funksjoner trenger du egentlig fra et påmeldingssystem?
2. Får vi opplæring og hjelp til å komme i gang?
Hensikten med et godt påmeldingssystem er at det skal bli lettere for deg og medarbeiderne dine å planlegge og gjennomføre arrangementer. Men det forutsetter at dere faktisk får utnyttet funksjonaliteten til det fulle.
Hvis du blir sittende med et dyrt og omfattende system og selv må finne ut av hvordan ting fungerer, ja, da går vinningen opp i spinningen.
Derfor: Velg en leverandør som stiller opp med et profesjonelt team av rådgivere for å hjelpe dere med å dra maksimal nytte av systemet. En god leverandør sørger dessuten for at dere forstår den beste måten å bruke både eksisterende og nye funksjoner på.
Les mer: Hvor tilgjengelig er egentlig påmeldingssystemet du benytter?
3. Tilbyr dere brukersupport på norsk, i norsk åpningstid – og hva koster den?
Én ting er opplæring og hjelp til å komme i gang, men hva skjer dersom dere trenger hjelp med noe etter å ha brukt systemet en stund?
Kan dere ringe til en supportavdeling i norsk åpningstid – og få kyndig hjelp der og da, på norsk, av noen som skjønner nøyaktig hva slags problem dere har? Og i så fall, må dere betale for denne servicen?
En profesjonell leverandør skal hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av arrangementer.
I tillegg kan det føles betryggende å kunne få hjelp til ikke bare systemrelaterte spørsmål, men også til andre aspekter ved arrangementet. Hvis selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, innsjekk, digitale sendinger, gi gode tips og råd underveis, osv., da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.
Les mer: Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!
4. Finnes det muligheter for å koble systemet sammen med andre systemer vi bruker?
Som arrangør samler du inn en hel masse informasjon om deltakerne, og du må holde kontroll på at informasjonen er oppdatert til enhver tid. Dette lar seg ikke alltid gjøre – fordi bedriften bruker flere ulike systemer som ikke snakker med hverandre.
Resultatet er at dere kaster bort dyrebar tid på å taste inn data manuelt, ofte flere ganger. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, på hoteller, osv.
Når du velger påmeldingssystem, sørg derfor for at løsningen enkelt kan integreres med andre systemer bedriften benytter. Gode systemer som snakker sammen, gir bedre kvalitet på bedriftens data. I tillegg sparer dere mye tid og (dobbelt)arbeid, og det blir færre feilkilder og mindre etterslep av manglende oppdateringer.
Ikke minst får dere bedre kontroll på personvernreglene, noe som tar oss til spørsmål nr. 5.
Les mer: Hvor mange ganger taster du inn samme informasjonen om én og samme deltaker?
5. Ivaretar dere personvern/persondata på en forsvarlig måte?
Siden GDPR-lovgivningen trådte i kraft for snart fire år siden, har alle arrangører fått et enda større ansvar for å sikre personopplysningene de samler inn og behandler.
Når du bruker et påmeldingssystem, betror du persondata til leverandøren av systemet. Derfor må du få svar på følgende: Kan leverandøren dokumentere at de etterlever GDPR-lovgivningen og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en forsvarlig/lovlig måte?
Her er fem spørsmål som leverandøren må gi deg svar på:
- Har de utarbeidet en databehandleravtale mellom seg og kundene sine?
- Hvordan sørger de for sikker datalagring?
- Hvilke rutiner har de for håndtering av sikkerhetsbrudd?
- Hvordan tilrettelegger de systemet teknisk for å innhente relevant samtykke fra deltakere?
- Hvordan er det lagt til rette for muligheten til å bli glemt/slettet eller evt. anonymisert?
Les mer: Bruker du et påmeldingssystem? Spør leverandøren om hvordan de etterlever GDPR
6. Videreutvikler dere systemet løpende, i takt med utviklingen i bransjen?
Arrangementsmarkedet utvikler seg kontinuerlig. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må gjør det samme.
Før du bestemme deg for hvilket system du skal velge, bør du derfor undersøke om leverandøren jobber systematisk med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med bransjeutviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.
Finn en leverandør dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten vokser og behovene endrer seg.
7. Kan flere bruke systemet og enkelt “ta over” ved behov?
Et arrangement blir sjelden planlagt og gjennomført av bare én person. Derfor er det svært viktig at alle som bidrar til arrangementet, har tilgang til systemet, eller enkelt kan dele informasjon fra det.
Tenk over disse faktorene:
- Hvor enkelt er det å dele oppdatert informasjon?
- Er systemet tilgjengelig på alle typer enheter?
- Finnes systemet også som en app?
- Er systemet enkelt å forstå, slik at alle faktisk tar det i bruk?
- Kan flere bruke det samtidig?
8. Er det lett å dele informasjon fra systemet med samarbeidspartnere?
På et arrangement kan det ofte være mange involverte, som alle trenger informasjon om deltakerne. Derfor må påmeldingssystemet gjøre det enkelt å dele informasjon med flere.
I et godt påmeldingssystem skal du enkelt kunne lage lenker til rapporter som du selv distribuerer til samarbeidspartnere og andre som behøver informasjon om deltakerne. Da har alle alltid samme informasjon og kan selv hente ut det som er viktig for dem å vite, enten det er navn på de som skal ha hotellrom, de som har gitt beskjed om matallergier, eller annen relevant informasjon.
9. Kan vi bruke systemet også fra mobilen?
Et godt påmeldingssystem bør tilby både deg og deltakerne dine en egen app for arrangementet, slik at dere har full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen.
Når du kan bruke systemet også fra mobilen, blir det enda enklere å administrere arrangementet ditt. Du trenger ikke å vente til du er på jobb eller foran PC-en for å jobbe med arrangementet – du har til enhver tid oppdatert oversikt over alle dine arrangementer, deltakere og detaljer, direkte fra appen, mens du er på farten.
Et eksempel: Rett før du dro fra kontoret for dagen, sendte du ut invitasjoner til et stort arrangement. Nå er du på butikken og er spent på å se hvor mange som har meldt seg på så langt. Et par klikk på mobilen, så har du svaret!
Oppsummering
Når du skal velge riktig påmeldingssystem, bør du vurdere nøye hvilke behov bedriften din har. Disse behovene må du se opp mot funksjonaliteten som den aktuelle løsningen tilbyr, slik at prisen samsvarer med nytten. Til slutt kan du kartlegge hvilke funksjoner bedriften din faktisk trenger.
Husk at et godt påmeldingssystem utgjør mer enn bare funksjonaliteten som sådan. Ved å velge en seriøs, markedsledende leverandør som forstår dine behov og krav, og som bistår med tett brukeropplæring og -oppfølging hele veien fra oppstart, kan du være trygg på at du og din bedrift får maksimalt utbytte av investeringen.
