Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!


Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!

Helene Stokke | 08. apr 2021
7 minutter lesetid

Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!

Se for deg at du er ute etter en god og allsidig familiebil. Siden du har sans for franske kvalitetsbiler, oppsøker du en bilforretning og ser deg ut en pent brukt Peugeot 5008.

Ifølge testene du har lest, kan denne modellen skilte med “masse plass og praktiske løsninger – og dessuten et stilig interiør med nær premium-følelse”. 

Mens du står der helt oppslukt av all den kjekke funksjonaliteten bilen har å by på, glemmer du i farten å spørre om garanti. Du skriver under papirene og kjører stolt av gårde.

To måneder frem i tid: Girkassen går i stykker. Du ringer bilforretningen, og det viser seg at du ikke har bruktbilgaranti. Ups! Så der står du, med defekt girkasse, som vil koste deg 50 000 kroner å få reparert.

Hva er poenget med denne historien? Jo, omtrent slik er det å kjøpe et påmeldingssystem uten først å avklare hva slags support leverandøren tilbyr. Det er masse bra funksjonalitet – men hvis du ikke får hjelp når du trenger det, blir det fort frustrerende og kostbart.

God veiledning og oppfølging er din “garanti” når du velger et digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere. Med et markedsledende påmeldingssystem får du full tilgang til erfarne rådgivere som hjelper deg med tekniske spørsmål og daglig support over telefon, på mail og på chat.

Her gir vi deg tre grunner til at du må forsikre deg om at leverandøren tilbyr kyndig brukerstøtte og oppfølging, før du bestemmer deg for å velge systemet.

 

1. Dårlig support er den nest vanligste grunnen til misnøye med påmeldingssystemer

En studie, gjort av rådgivningsselskapet Capterra, blant brukere av påmeldingssystemer viser at 22 prosent av de som svarte, ga uttrykk for at de var lite fornøyd med systemet de brukte.

Grunnen? Over en tredjedel (35 prosent) var misfornøyd med leverandørens supportteam. Faktisk var “dårlig support” en større kilde til frustrasjon enn høy pris eller mangel på brukervennlighet.

Hva viser dette? Jo, at god support er et viktig kriterium når du skal velge påmeldingssystem – og at du må få sette av nødvendig tid på forhånd til å få avklart kvaliteten på oppfølgingen før du velger å investere i tjenesten. Det vil lønne seg på sikt, i form av spart tid og sparte kostnader.

 

2. Du får et dårlig sluttprodukt

Billig blir raskt dyrt om forventet funksjon og bruk av «billigsystem» ikke dekker faktisk behov. Produktet som sådan kan være bra, men når du skal finne ut av ting selv, så ser du ikke mulighetene. Ingen forteller deg hva du kan gjøre for å få et bra resultat, og da sitter du igjen med noe som egentlig kunne ha vært mye bedre.

  • Hvordan inviterer du potensielle deltakere?
  • Hvordan setter du opp fakturering av deltakere riktig?
  • Hvordan oppretter du evaluering og sørger for at bare de som har deltatt blir bedt om å svare?

 

Det er viktig at leverandøren har et profesjonelt supportteam som står klart til å hjelpe deg når behovet oppstår. Eller kanskje du rett og slett trenger litt rådgivning underveis på generell logistikk av arrangementer?

God oppfølging og skreddersydd brukerstøtte vil spare deg for mye potensielt hodebry underveis i prosessen. Akkurat som at en bil er til nytte kun når den er i kjørbar stand, er et påmeldingssystem hensiktsmessig kun når du faktisk får dra nytte av funksjonaliteten.

 

Les også: Får du den supporten du fortjener?

 

3. Det er dyrt og tidkrevende å lete etter et nytt system

Å bytte systemer eller investere i et helt nytt er ofte en stor avgjørelse å ta for bedriften. I undersøkelsen nevnt ovenfor svarte flertallet at de brukte mellom én og seks måneder på å lete etter rett påmeldingssystem.

La oss si at dere velger å gå for et påmeldingssystem som ser ut til å ha alle funksjonene dere trenger. Et par måneder senere, når dere plages med å sende ut invitasjoner eller mangler oversikt over e-postadresser som feilet, innser dere at det ikke er noen hos leverandøren til å “holde dere litt i hånden” når dere skal sende ut ting til deltakerne.

Leverandøren har ikke rådgivere med den rette erfaringen eller kompetansen, og dere blir overlatt til dere selv – midt i oppkjøringen mot et større arrangement. 

Nå har dere to valg. Enten klare dere uten systemet mens dere fortsetter arbeidet med arrangementet, eller bruke enda mer tid og krefter på å finne et nytt påmeldingssystem i tide.

Tar dere derimot noen forholdsregler og kvalitetssjekker leverandørens supportteam på forhånd, kan dere senke skuldrene og heller bruke tid og krefter på det som er viktigst: å få på plass faglig innhold og underholdning som gir deltakerne maksimalt utbytte og en opplevelse som huskes.

 

Dette bør du se etter

Når du prøver en gratis demo-gjennomgang av påmeldingssystemet, må du ha tett dialog med leverandøren og spesielt da om de mest brukte funksjonene (deltakerhåndtering, betalingsløsninger, etc.). 

Bit deg merke i hvor rask responstiden er, og hvor profesjonelle og høflige de er i oppfølgingen/servicen. Jo mer villig leverandøren er til å la deg teste ut alle funksjoner og moduler før du forplikter deg, desto mer sannsynlig er det at du har å gjøre med en profesjonell aktør med solid brukerstøtte.

 

Les mer: Hvordan velge riktig påmeldingssystem

 

Konklusjon

Når du skal velge riktig påmeldingssystem for din bedrift, er det ett spørsmål som er viktigere enn alt annet: Kan dere be leverandøren om hjelp?

Systemet fungerer kanskje bra, men hva skjer dersom dere trenger hjelp med noe?

Det kan dessuten føles betryggende å kunne få hjelp til ikke bare systemrelaterte spørsmål, men også til andre ting som har med arrangementet å gjøre, om det så er digitalt, hybrid eller fysisk. Hvis det samme selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, foredragsholdere, strømming og digital prosjektledelse – eller kanskje til og med være til stede på et fysisk arrangement og hjelpe underveis – da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.

Naturligvis er det viktig å ta hensyn til priser og få kartlagt hvilke funksjoner bedriften faktisk trenger, men hva er vitsen med det hvis du blir stående fast uten å få hjelp?

Du kan ikke sette en prislapp på sinnsro. God oppfølging og veiledning, av norsktalende medarbeidere på support som svarer raskt på telefon, e-post eller chat, gir deg denne sinnsroen.

prøv proviso event

 

Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Prøv Proviso kostnadsfritt i 14 dager!

Proviso hjelper deg å administrere ditt arrangement fra første påmelding til siste evaluering.

Prøv gratis