I løpet av det siste året har mange lært mye om hva som skal til for å lage vellykkede digitale møteplasser. Men det er fortsatt noen fallgruver som går igjen.
Vi tar en titt på de seks vanligste feilene arrangører gjør når de skal planlegge og gjennomføre et digitalt arrangement. Unngå disse feilene, så er du langt på vei til å lage en digital møteplass som innfrir deltakerforventninger og huskes for de riktige tingene.
Typiske feil som gjøres ved digitalt arrangement
1. Du har ikke et faglig innhold som fenger
Det florerer etter hvert av digitale kurs, møter og konferanser. Hvorfor skal folk ta seg tid til å delta på akkurat ditt arrangement når de har så mye å velge og vrake blant?
Svaret er at du må klare å by dem på innhold og presentasjoner som skiller seg ut i mengden og får dem til å holde av datoen. Mange tar litt for lett på akkurat dette, og tenker som så at det ikke er like viktig med godt og nøye gjennomtenkt faglig innhold når man bruker digitale plattformer.
For å klare å forberede faglig innhold av høy kvalitet er det viktig at du setter i gang med planleggingen tidlig, og at du benytter gode digitale løsninger som frigjør tid og ressurser.
2. Du tilpasser ikke presentasjonen til det digitale
Når du lager det faglige innholdet til et arrangement der deltakere sitter og følger med via skjerm hjemmefra eller fra kontoret, er det ekstra viktig å tenke på målgruppen, budskapet og formidlingen.
Konsentrasjonsspennet er nemlig mye kortere på digitale arrangementer enn på fysiske. Spiss derfor budskapet, begrens lengden på presentasjonene, og vær streng på tidsskjemaet.
- Skal det være flere innlegg, hold det til maks 20–25 minutter på hvert. Da vil det være en god flyt, og man blir ikke sittende for lenge med én person som prater og holder tonen hele veien.
- Når presentasjonene må være lengre, kan du tenke på hva du kan gjøre for at det skal bli enklere å følge dem. F.eks. få inn enda en person som kan prate litt, bytte litt på å ta ordet, ha en diskusjon, bryte opp med video, osv.
3. Du tester ikke ut lyd og bilde på forhånd
Teknikk som ikke fungerer, er et klassisk irritasjonsmoment og forstyrrende element som altfor ofte oppstår på digitale møter og arrangementer. Innloggingen fungerer ikke, deltakere blir ”kastet ut” av systemet, eller du mangler en oppkobling som du ikke visste at du behøvde.
Ved å ta de rette forholdsreglene unngår du dette. Testing hjelper deg med å forebygge og unngå uforutsette hendelser. Dermed øker sannsynligheten for at ditt digitale arrangement blir vellykket for alle involverte.
- Test mikrofon, høyttaler og kamera før du holder presentasjonen (gjerne dagen før).. Få en venn eller kollega til å gi deg tilbakemelding på hvordan det ser ut fra deltakernes perspektiv.
- Kjør gjerne en generalprøve i forkant for å finne mulige forbedringspunkter, og for at presentørene skal føle seg komfortable med det de skal vise frem. Dermed kan de være 100 prosent fokusert på selve presentasjonen.
- Har du andre innleide tjenester du skal bruke, f.eks. en avstemmingstjeneste? Da er det lurt å sette opp en testkveld med deltakerne, hvor dere går gjennom hvordan man bruker løsningen. Hvis deltakerne ikke er spesielt digitalt sterke, er det fint å veilede dem gjennom det sammen – så sett deg tilgjengelig for å gjøre det. Testkvelden gir god øvelse også for deg som arrangør.
LES OGSÅ: Tilbake til fysiske møteplasser: Derfor bør du nå sikre deg plass til høstens arrangementer
4. Du gjør ikke nok for å involvere det digitale publikummet
En typisk feil mange gjør på større/lengre digitale arrangementer er å ha enveiskommunikasjon over lang tid. Det fører ofte til at deltakerne mister engasjementet og fokuset. Heldigvis er det noen smarte grep du kan gjøre for å unngå dette, bl.a.:
- Velg et videokonferanseverktøy som gir deltakerne mulighet til å stille spørsmål gjennom en chatfunksjon.
- Sjekk stemningen underveis med polls (dette er enkelt å gjøre med et profesjonelt påmeldingssystem). Ved hjelp av polls får du muligheten til å tilpasse det faglige underveis, slik at det blir enda mer relevant, og slik at deltakernes spørsmål i størst mulig grad blir besvart.
- Bruk breakout rooms – dette kan du lese mer om i neste punkt.
Les mer: Slik holder du dine digitale deltakere engasjert og involvert
5. Du legger ikke til rette for pusterom og avbrekk
Ikke alle arrangører er like gode på å tilby underholdning ved digitale arrangementer, som f.eks. innleide foredragsholdere eller musikalske innslag. I kombinasjon med at det er lettere å miste konsentrasjonen på en digital møtearena enn det er på en fysisk, er dette oppskriften på å mislykkes med det digitale arrangementet.
Bruk av breakout rooms kan være “redningen” for mange. Det er en populær måte å involvere deltakerne på, og det gir deltakerne litt pusterom og avbrekk fra det faglige innholdet. I tillegg bidrar det til at arrangementet tilbyr ekstra underholdningsverdi, noe som kan gi mersmak.
Eksempler på aktiviteter som kan organiseres via åpne breakout rooms, er planlagt gruppearbeid, diskusjoner og møte med utstillere/leverandører. Dette er mulig via Zoom og Teams, hvor deltakeren selv velger hvilket møterom han/hun ønsker å gå inn i. Alternativt kan gruppene predefineres.
6. Du bruker ikke et påmeldingssystem
Digitale arrangementer innebærer mye nytt man skal ta hensyn til og få på plass. Derfor er det fort gjort å gå i den fellen at man glemmer det som tross alt er likt det man er vant til fra fysiske arrangementer.
Selv om dere lager et digitalt arrangement, er det akkurat like viktig å innfri deltakernes forventninger. Dette gjør du ved administrere arrangementet på en måte som gjør at du fra første påmelding til siste evaluering kan skape en best mulig opplevelse for deltakerne.
Derfor er det viktig at du bruker et påmeldingssystem som vanlig selv om du tar arrangementet over i et heldigitalt format. På den måten kan du yte best mulig deltakerservice, ha best mulig kontroll på detaljene og informasjonen, og ha alt samlet i ett eneste system.
Les mer: Hvorfor bruke et påmeldingssystem på digitalt arrangement?
Konklusjon
Selv om dere treffes via en digital plattform og ikke på et fysisk arrangementssted, må du som arrangør håndtere deltakere på en profesjonell måte.
For å kunne skape like gode deltakeropplevelser og like effektiv kunnskapsoverføring i digitalformat på nett som du ville gjort om arrangementet foregikk på en fysisk arena, er det noen klassiske fallgruver dere må styre klar av.
Dere må fortsatt ta hånd om mange av de vanlige oppgavene, som invitasjon, registrering og selve den digitale gjennomføringen. Derfor: Bruk påmeldingssystemet som vanlig!
Hvis du synes det er litt skummelt å skulle lage et digitalt arrangement helt på egenhånd, kan det lønne seg å få litt hjelp av en profesjonell aktør som kan bistå dere med alt det praktiske og få deg trygt gjennom.
