Mange er i full gang med planleggingen av møter og arrangementer de skal ha til høsten. De mest populære stedene begynner allerede å fylles opp. Skal du sikre deg plass, må du begynne å planlegge og få booket inn høstens arrangementer.
I morgen er det ett år siden landet stengte ned og mye endret seg. Året som har gått siden 12. mars 2020, har bydd på nedturer og oppturer … og nedturer igjen. Pandemien har bølget frem og tilbake, med stadige endringer i regler og begrensninger på lokalt og nasjonalt nivå.
Når koronareglene endrer seg hele tiden og man må sørge for å overholde alle smittevernregler for arrangementer med fysiske deltakere, er det slett ikke enkelt å få planlagt og gjennomført arrangementer.
Senest tirsdag denne uken kom det ytterligere innstrammingstiltak for Oslo, som vil gjelde frem til påske.
Likevel tyder mye på at vi omsider er i ferd med å komme over kneika. Vi er på oppløpssiden, og vaksineringen begynner nå å skyte fart for alvor. Vi skimter normaliteten der fremme!
Derfor er Provisos klare råd til deg som arrangør: Du bør sikre deg plass til høstens arrangementer – nå.
Hva er realistisk akkurat nå og frem til sommeren?
All erfaring med covid-19 så langt tilsier at vi skal være forsiktig med å spå utviklingen, siden ting endrer seg fra uke til uke. Men heldigvis ser vi lys der fremme i tunnelen, noe også helsemyndighetene gjør.
Tirsdag kom FHI med en rekke endringer i vaksinestrategien. Det vil i praksis si at vi kan få vaksiner noen uker før det som var planlagt, og at vi dermed kan åpne opp én til tre uker før. En slik nyhet gjør det straks litt mer realistisk å se for seg at vi går mot å ha fysiske arrangementer igjen etter sommeren.
Hvis vi skal driste oss til å komme med en prognose for arrangementer frem til sommeren, ser vi for oss følgende:
1. Akkurat nå og frem til påske vil det være kun rene digitale arrangementer, i hvert fall i Oslo/Østlandsområdet. Deretter vil antagelig hybride arrangementer være et godt alternativ. Her kan du lese mer om hva et hybridarrangement er.
2. Etter hvert som en større andel av befolkningen får vaksinen, vil det bli lettelser i smittevernrestriksjonene. Etter påske og frem mot sommeren vil det gradvis åpnes for fysiske arrangementer igjen – men da mest sannsynlig kun for ganske små arrangementer med et lavt antall deltakere. Utover høsten vil det sannsynligvis ta seg opp med fysiske arrangementer.
Vi i arrangementsbransjen får gjøre vårt for å stå klare og hjelpe til med å dra hjulene i gang igjen når den tid kommer.
Hybridarrangement – inntil videre den beste løsningen for større arrangement
Skal du gjennomføre et større arrangement før sommeren, tenker vi at det sikreste er å legge opp til et såkalt hybrid arrangement, hvor et mindre antall deltakere møtes fysisk og resten følger med digitalt.
Det er mange fordeler ved å ha et hybrid arrangement, noe du kan lese mer om her.
Les også: Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!
Er du klar til høstens arrangementer?
Vi går mot lysere tider. Når det åpnes opp for arrangementer igjen, er det en hel bransje som er sulten på fysiske møter. Nå som mange ser at det lysner i det fjerne, er de i full gang med planleggingen av høstens arrangementer. Det vil si at mange av de mest populære stedene nå begynner å fylles opp, slik at du må være rask her for å sikre deg plass.
Selv om mye i arrangementsbransjen er forandret som følge av det surrealistiske året vi har vært gjennom, er det én ting som alltid vil stå fast: Gode arrangementer krever god planlegging.
Når det åpnes opp for å ha fysiske arrangementer igjen, vil det være rift om de beste arrangementsstedene, de beste foredragsholderne, den beste underholdningen. Jo tidligere du setter i gang med å finne lokale, forberede det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, booke foredragsholdere og leverandører, markedsføre arrangementet, osv. – desto større er sjansen for at det blir en god og verdifull opplevelse for både deg og deltakerne.
Hva om arrangementet må kanselleres eller utsettes?
En rød tråd gjennom dette pandemiåret har vært at alt er usikkert og uforutsigbart. Så da er det naturlig å spørre: “Hvordan kan vi ta sjansen på å booke arrangement til høsten når det er risiko for at vi må avlyse og dermed må betale kanselleringsgebyr?”
De fleste hotellene og arrangementsstedene er fleksible og tar hensyn til dette, slik at du som kunde ikke må betale for mye som du kanskje ikke kan benytte. Derfor tilbyr de nå mye bedre og kortere reduserings- og avbestillingsfrister: Dersom myndighetenes restriksjoner (offentlige påbud/forbud med virkning for din bestilling) fortsatt gjelder på dagen for ditt arrangement, så får du mange steder kansellere helt uten kostnad.
I tillegg kan arangementsstedet komme med alternative løsninger for det eventuelle kanselleringsgebyret, f.eks. at du kan bruke summen av kanselleringsgebyret innen en gitt tid for det neste arrangement på det samme stedet kanselleringen ble utført.
Les mer om ekstraordinære kanselleringsbetingelser og andre tryggende tiltak: Nå kan du trygt bestille arrangementene dine for 2021
Oppsummering: Det ser lyst ut for høsten
Akkurat nå og i ukene fremover vil digitale arrangementer være eneste alternativ, i hvert fall i Oslo og på Østlandsområdet. Deretter vil det forhåpentligvis bli mulig å gjennomføre arrangementer som en kombinasjon av digitalt og fysisk, etter hvert som det igjen blir tillatt å komme sammen i små grupper.
Og så etter sommeren, da håper vi nok en gang på en mer normalt høst. Store deler av befolkningen vil da være vaksinert – og vi kan igjen treffes fysisk. Høstens arrangementer bør derfor planlegges og bookes nå!
