Skal du avholde et digitalt arrangement og lurer litt på hvordan du skal gjøre det?

Mange små detaljer å huske på, særlig første gangen ...

Norge har blitt digitalisert i rekordfart, og mange arrangører velger å gjennomføre arrangementer digitalt, ved hjelp av videokonferanse- og webinarverktøy.
Virtuelle møteplasser har blitt den nye normalen i den globale arrangements- og eventbransjen. 
shutterstock_1694685346

Digitale arrangementer

En naturlig utvidelse av fysiske arrangementer?

Selv om alt tyder på at virtuelle møteplasser er kommet for å bli, vil det å møtes i et fysisk lokale i den virkelige verden alltid være en viktig del av det å avholde arrangement.
Ingenting kan erstatte det å kunne komme sammen fysisk, ha øyekontakt, snakke sammen, bygge relasjoner, og hygge seg i et felles opplevelsesunivers. Hva som er best for akkurat ditt arrangement, kommer helt an på hva slags arrangement du skal avholde. Og, som vi alle nå virkelig har fått erfare, hvilken situasjon og hvilke rammer vi har på det tidspunktet det skal avholdes ...

Kanskje blir det mer vanlig å lage en kombinasjon, et såkalt hybridarrangement, hvor en del av deltakerne møtes fysisk og resten av dem deltar digitalt?

Mye nytt å huske på! 

Mye er likt uansett om arrangementet er digitalt eller fysisk. Men det er også en del nye ting man bør huske på, som du kanskje ikke har tenkt så mye på før du skal arrangere første gangen. Vi har forsøkt å samle sammen litt nyttig informasjon på ett sted.

  • Velg riktig verktøy for gjennomføringen
    Hva er forskjellen mellom webinar og videokonferanse? Det avgjørende her er ofte om du skal holde en ren presentasjon eller ønsker en samhandling med deltakerne. Les mer her ... 
  • Hvis du avholder et hybridarrangement, bruk et påmeldingssystem, slik at rask smittesporing kan gjennomføres ved behov 
    Har du fysiske deltakere, må du som arrangør til enhver tid ha oversikt over hvem og hvor mange som oppholder seg i lokalet. Dermed må alle arrangementer ha obligatorisk påmelding og kontroll av hvem som faktisk kommer. Les mer her ...
  • Slik lager du et påmeldingssystem for digitale arrangementer 
    Du kan enkelt ta betalt allerede ved påmelding, og husk å be om samtykke. Les mer her ... 
  • Hvordan tilpasser du presentasjonen din til et digitalt møte? 
    Ha en profesjonell bakgrunn, nok og riktig lys, og øv deg foran speilet! Les mer her ... 
  • Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso 
    Proviso er integrert med Zoom og GoToWebinar, men du kan enkelt benytte andre systemer også. Da bytter du bare ut det fysiske arrangementsstedet med et digitalt og sender ut en lenke til alle bekreftede deltakere. Les mer her ... 
  • Hva er viktig å huske på når du skal avholde digitale arrangementer? 
    Ha det tekniske på "stell" og la deltakerne delta! Les mer her ...
  • Lag korte innlegg med tydelige budskap
    Husk at deltaker er mindre tålmodig på digitale arrangementer enn på fysiske.
shutterstock_1684479364 (1)
shutterstock_1769705015 (1)

Mange fordeler, men du trenger kanskje litt hjelp til å komme i gang?

Digitale arrangementer har mange fordeler du kanskje ikke har tenkt så mye på:

  • Du har plass til mange flere deltakere
  • Det er som regel mindre kostnadskrevende
  • Det kan være enklere å få tak i foredragsholdere fra steder langt unna
  • Du sparer miljøet

Er du usikker og vil gjerne ha litt hjelp?

Proviso bistår gjerne med gjennomføring av digitale arrangementer.
Kanskje trenger du hjelp til å velge riktig verktøy eller til å «styre» selve gjennomføringen av arrangementet og holde orden på deltakerne underveis! Vi kan også ta ansvar for hele arrangementet ditt, dvs. at vi blir en slags “digital prosjektleder”. 

Her kan du lese litt mer om hva vi kan hjelpe deg med, og hvordan vi løste det digitale årsmøtet til Valgforum i Teams.

Valgforum er et medlemsforum for valgadministrasjonen i norske kommuner og fylkeskommuner. I april bestemte styret at årsmøtet som følge av koronasituasjonen skulle gjennomføres på digital plattform, og 17. august fant møtet sted.

Årsmøtet ble vellykket. Borgny Danielsen, (nylig avgått) styreleder i Valgforum, har dette å si om hjelpen de har fått fra Proviso:

“Vi har fått god og kyndig hjelp fra Proviso til å gjennomføre årsmøtet vårt digitalt, og vi var i trygge hender fra start til slutt. Presentørene fikk gode råd og nyttige tips, og deltakerne ble fornøyde. Hvis du skal ha et digitalt møte eller arrangement, og du ikke føler deg helt trygg: Spør Proviso om bistand. De er alle superproffe, behjelpelige og hyggelige å samarbeide med!”

fysisk_virutelt_mote_cta

Les mer om hvordan du avholder vellykkede digitale arrangementer!

I denne e-boken gir vi deg gode og praktiske tips til hvordan du bør gå frem for å lage et vellykket digitalt arrangement. 

Du kan blant annet lese om: 

  • Velg et egnet videokonferanseverktøy
  • Bruk påmeldingssystemet som normalt
  • Gode og praktiske tips til gjennomføringen av ditt digitale arrangement
  • Praktiske tips til involvering av deltakerne

Last ned e-boken