Trenger du påmeldingssystem på et hybridarrangement?


Trenger du påmeldingssystem på et hybridarrangement?

Tonje-Marie Fjeld | 26. aug 2021
4 minutter lesetid


Det korte svaret på spørsmålet i tittelen er ‘ja, absolutt’. 

Faktisk vil jeg påstå at det nesten er enda viktigere med et påmeldingssystem på et hybridarrangement enn hvis man bare har én samlet gruppe.

Hvorfor det? Jo, det skal vi gå nærmere inn på i dette innlegget. 

Men først ... 

 

Hva er egentlig et hybridarrangement?

Et hybridarrangement er en kombinasjon av et fysisk og et heldigitalt arrangement. Én del av arrangementet gjennomføres i ønsket lokale (egne kontorlokaler eller et strømmestudio), med publikum i salen. Resten av arrangementet foregår på nettet, hvor deltakerne er med foran skjermen via strømming og/eller en videokonferanseløsning som Zoom eller Teams.

Alle hybridarrangementer har altså en digital del, men i motsetning til heldigitale arrangementer er det også deltakere til stede i salen.

 

Les mer: Hva er et hybridarrangement?

 

Derfor trenger du et påmeldingssystem

Uansett om et arrangement er fysisk, heldigitalt eller hybrid, så er det én ting som alltid gjelder: Logistikken og informasjonsflyten må være like god som på et arrangement der alle deltakere er under samme tak. Dette er vanskelig å få til uten et godt påmeldingssystem.

Vi tar for oss to hovedgrunner til at du trenger et påmeldingssystem på ditt hybride arrangement:

 

1. Du må kunne skille mellom digitale og fysiske deltakere

Som arrangør må du vite hvem som kommer fysisk, og hvem som deltar digitalt, av hensyn til både plass, smittevern og annen logistikk. Derfor er det viktig å benytte et godt system som kan ha ulike deltakerkategorier, slik at du kan skille mellom digitale og fysiske deltakere.

Ulik informasjon er relevant for de to gruppene. Det er ikke så lurt å sende all informasjon til alle – og at de bare må finne ut av det selv. I et godt påmeldingssystem er det enkelt å skreddersy informasjon og sende til de ulike kategorier deltakere.

  • Digitale deltakere trenger egen informasjon med lenke til det digitale møterommet. Kanskje trenger de litt ekstra support idet arrangementet starter, for å komme seg på. Eller de kan støte på tekniske utfordringer underveis.
  • Hvis det er et arrangement med betaling, er som regel prisen ulik om man deltar fysisk kontra digitalt. Et påmeldingssystem sørger for at det blir enkelt å betale riktig pris.
  • Det er også litt ulikt innhold basert på om man er digital deltaker eller ikke (lunsj, pauser, etc.) Også dette er viktig å få med.
  • Ikke minst er det viktig å få fanget opp eventuelle matallergier hos de som skal møte fysisk.

 

Les også: Fysisk, digitalt eller hybrid arrangement? Skillelinjene viskes ut ...!

 

2. Du kan enklere utføre smittevern og smittesporing

Skal dere ha hurtigtesting for de som kommer fysisk? Eller kanskje kontroll av koronasertifikat? I så fall er det viktig å skille mellom fysiske og digitale deltakere. 

Blir det behov for smittesporing, må dere raskt kunne sende informasjon til fysiske deltakere – og ikke til de som var med digitalt. Dette forutsetter at dere har full kontroll på hvem som var innom lokalet på akkurat det arrangementet, og at dere får samlet inn nødvendig kontaktinformasjon. Det får du med QR-innsjekk i et godt påmeldingssystem. QR-koden sendes kun til fysiske deltakere, slik at de får sjekket inn. 

Dersom det har vært smitte på arrangementet, får dere enkelt gitt beskjed via SMS til alle som var til stede. Dette er fint og trygt for deltakere, som kan få rask beskjed uten at det går med ekstra tid, og de blir profesjonelt håndtert av deg som arrangør.

 

Konklusjon

Et godt påmeldingssystem lar deg skille mellom digitale og fysiske deltakere. Dette er viktig fordi ...

  • De digitale og de fysiske deltakerne har ulike informasjonsbehov. (Det er lite som irriterer deltakere mer enn å motta informasjon og meldinger som ikke er relevant for dem …!) 
  • Dere får full oversikt over hvem som var fysisk til stede i lokalet, slik at dere kan utføre rask smittesporing ved behov.

 

Så konklusjonen er: Ja, du som arrangør har akkurat like mye bruk for et påmeldingssystem selv om en del arrangementet kjøres via strømming og/eller et videokonferanseverktøy.

 

Den ultimate guiden til digitale og hybride arrangementer

 

Trenger du påmeldingssystem på et hybridarrangement?
Skrevet av Tonje-Marie Fjeld

Tonje er vårt siste tilskudd i Proviso. Tonje har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt leder erfaring. Hun er også utdannet yrkesfaglærer ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Tonje sprer glede der hun kan, og har en naturlig evne for service og veiledning. På fritiden er Tonje glad i friluftsliv, dyreliv, kultur, og er familiekjær, hun er lokalt engasjert som styremedlem i Digerud Grendestue.

Prøv Proviso kostnadsfritt i 14 dager!

Proviso hjelper deg å administrere ditt arrangement fra første påmelding til siste evaluering.

Prøv gratis