3 ting du må se etter når du velger leverandør av påmeldingssystem


3 ting du må se etter når du velger leverandør av påmeldingssystem

Christine Martin | 05. aug 2021
5 minutter lesetid


Dersom dere har bestemt dere for å investere i et påmeldingssystem, gjenstår et stort spørsmål: Hvilket system er riktig for deres bedrift eller organisasjon?

For å finne det rette systemet er det naturligvis viktig å få kartlagt hvilke funksjoner løsningen har (og hvilke funksjoner dere faktisk trenger). Men vel så viktig er det at dere velger en seriøs, markedsledende leverandør. Bare slik kan dere være trygg på at dere får maksimalt utbytte av investeringen i et påmeldingssystem, i dag og i årene fremover.

Vi har laget en liste med tre av de viktigste tingene dere bør se etter i en aktuell leverandør når dere har besluttet å investere i et profesjonelt påmeldingssystem.

 

1. Leverandøren utvikler og tilpasser systemet i takt med markedsbehov og -betingelser

Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.

Før dere bestemmer dere for et system, bør dere derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.

Markedet kan dessuten bli snudd opp ned over natten av omstendigheter som ingen rår over. Koronakrisen var et godt eksempel på det. Vil leverandøren være i stand til å tilpasse verktøyet og tjenestetilbudet hvis betingelsene for gjennomføring av arrangementer blir så drastisk endret som det vi har opplevd under pandemien? Ingen vet hva neste “stormkast” blir, eller når det kommer. 

Pass på å finne en fremtidsrettet og tilpasningsdyktig leverandør som dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene endres og utvikles.

 

2. Leverandøren sørger for å ivareta personvernet

Med EUs nye personvernregler (GDPR-lovgivningen) fikk alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, et større ansvar for å sikre opplysningene de behandler i forbindelse med arrangement.

Når dere bruker et påmeldingssystem, betror dere persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.

Når dere kan vise til at dere ivaretar personvernet, legger dere grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.

 

3. Leverandøren tilbyr god oppfølging og support

Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilket påmeldingssystem de skal investere i, glemmer å ta høyde for hvor godt brukerne av systemet blir fulgt opp av leverandøren.

Systemet fungerer kanskje bra, men hva skjer dersom dere trenger hjelp med noe? Det som er viktig for mange som planlegger og gjennomfører arrangementer, er at man lett kan kontakte support når behovet oppstår.

Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg som bruker. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring eller har gjort noe feil – da må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få kyndig hjelp der og da, på norsk. Leverandøren må skjønne nøyaktig hva slags problem du hanskes med, og gjøre sitt ytterste for å løse det for deg.

 

Les mer: Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!

 

I tillegg kan det føles betryggende å kunne få hjelp til ikke bare systemrelaterte spørsmål, men også til andre aspekter ved arrangementet. Hvis selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, avtaler med sponsorer, gi gode tips og råd underveis, osv., da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.

 

Konklusjon

Når bedriften din skal investere i et godt påmeldingssystem, velger dere ikke bare en digital løsning for påmelding og håndtering av deltakere. Dere velger også en langsiktig samarbeidspartner og tilgang til et kompetansemiljø. 

En profesjonell leverandør skal forstå dine behov og krav, og dessuten hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av fysiske, digitale og hybride arrangementer. En seriøs aktør har dessuten ressurser til å utvikle løsningen videre, slik at systemet hele tiden dekker din bedrifts behov i et marked som stadig utvikler seg. 

Andre viktige faktorer å ta stilling til:

  • Har leverandøren nødvendig dybdeinnsikt i norsk arrangementsvirkelighet?
  • Hvor lenge har leverandøren drevet på? Et selskap som har vært i markedet i mange år, har mer bransjeerfaring – og det er større sjanse for at de eksisterer også mange år frem i tid. 
  • Hvor lydhør er leverandøren for tilbakemeldinger fra deg som kunde?

Velg en leverandør du kan stole på, som tilbyr god oppfølging og brukerstøtte, og som du kan inngå et langsiktig samarbeid med.

New call-to-action

 

3 ting du må se etter når du velger leverandør av påmeldingssystem
Skrevet av Christine Martin

Christine Jacobsen Martin er styreleder i Proviso AS og har lang erfaring innen markedsføring, kommunikasjon og prosjektledelse, de siste 15 årene rettet mot møte- og konferanseindustrien. Hun er den som overordnet styrer utviklingen av Provisos tjenester i retning av det kundene ønsker seg og markedet krever. Når hun ikke jobber er hun ute og sykler eller løper, alltid på jakt etter noe som er mer slitsomt enn sist.

Prøv Proviso kostnadsfritt i 14 dager!

Proviso hjelper deg å administrere ditt arrangement fra første påmelding til siste evaluering.

Prøv gratis