Hvordan velge riktig påmeldingssystem?

Googler du ‘påmeldingssystem for arrangement’, får du treff på mange ulike systemer, med hver sine funksjoner, egenskaper og kostnader. Med såpass mange systemer å velge mellom er spørsmålet – hvordan skal du klare å ta det rette valget?

Dersom dere har bestemt dere for å investere i et påmeldingssystem, så er det flere faktorer som spiller inn for hvor riktig dette systemet er for deg og bedriften din.

I dette innlegget går vi gjennom det viktigste du må vite når du skal finne påmeldingssystemet som passer best til din bedrift og dine arrangementer.

Innholdsfortegnelse

Kartlegg dine behov og lag en enkel kravspesifikasjon

Hvorfor trenger dere et påmeldingssystem? En av de viktigste forberedelsene du kan gjøre, er å kartlegge bedriftens behov. 

• Hva slags arrangementer holder dere? Hvor ofte? 
• Hva er størrelsen på arrangementene? 
• Er du alene om planleggingen og gjennomføringen, eller er dere et team? 

Nå når du vet mer om behovene dine, kan du sette opp en enkel kravspesifikasjon. Dette er viktig for å finne et påmeldingssystem som dekker bedriftens behov best mulig. Her er det lurt å merke “må ha” og “kjekt å ha”, for enklere å se forskjellene på de ulike systemene du vurderer.
 

Eksempel på slike punkter kan blant annet være at dere “må ha” muligheter for å bruke eget design, må ha betalingsløsning, ulike brukertilganger, tilgang til support, osv. Mens det kanskje er “kjekt å ha” digital innsjekk, muligheter for å integrere med egne systemer, nettsidemodul, etc. 

Husk at dette er en liste du må ta med til de leverandørene du vurderer. De kan gi deg mer informasjon om hvordan deres system fungerer, og dessuten komme med gode ideer og tips til nye måter å planlegge et arrangement på.

3 ting du må se etter når du velger leverandør av påmeldingssystem

For å finne det rette påmeldingssystemet er det naturligvis viktig å få kartlagt hvilke funksjoner løsningen har (og hvilke funksjoner dere faktisk trenger). Men vel så viktig er det at dere velger en seriøs, markedsledende leverandør. Bare slik kan dere være trygg på at dere får maksimalt utbytte av investeringen i et påmeldingssystem, i dag og i årene fremover.

Det finnes nemlig to typer leverandører av påmeldingssystemer: 

1. De som overlater kunden til seg selv uten å tilby konkrete løsninger når det oppstår problemer (eller som bare gir overfladisk hjelp).
2. De som har et helt team av erfarne og løsningsorienterte rådgivere som står klar til å hjelpe dere med alle mulige spørsmål dere måtte ha gjennom hele prosessen.

Vi har laget en liste med tre av de viktigste tingene dere bør se etter i en aktuell leverandør når dere har besluttet å investere i et profesjonelt påmeldingssystem. 

1. Leverandøren utvikler og tilpasser systemet i takt med markedsbehov og -betingelser

Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.

Før dere bestemmer dere for et system, bør dere derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.

Markedet kan dessuten bli snudd opp ned over natten av omstendigheter som ingen rår over. Koronakrisen var et godt eksempel på det. Hva om betingelsene for gjennomføring av arrangementer igjen blir så drastisk endret som det vi opplevde under pandemien – vil leverandøren være i stand til å tilpasse verktøyet og tjenestetilbudet? Ingen vet hva neste “stormkast” blir, eller når det kommer. 

Pass på å finne en fremtidsrettet og tilpasningsdyktig leverandør som dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene endres og utvikles.

Det er flere måter du kan se om leverandøren er fremtidsrettet og tilpasningsdyktig på, men det beste er å spørre. Spør dem om hvordan de tror fremtiden innen arrangementer og arrangementsplanlegging ser ut, hva slags trender vi vil se fremover, og hvordan deres system holder følge med markedsbehovene og betingelsene.

2. Leverandøren sørger for å ivareta personvernet

Med EUs nye personvernregler (GDPR) fikk alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, et større ansvar for å sikre opplysningene de behandler i forbindelse med arrangement.

Når dere bruker et påmeldingssystem, betror dere persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.

Når dere kan vise til at dere ivaretar personvernet, legger dere grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.

3. Leverandøren tilbyr god oppfølging og support

Når du skal velge riktig påmeldingssystem for din bedrift, er det ett spørsmål som er viktigere enn alt annet: Kan dere be leverandøren om hjelp?

Systemet fungerer kanskje bra, men hva skjer dersom dere trenger hjelp med noe? Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilket påmeldingssystem de skal investere i, glemmer å ta høyde for hvor godt brukerne av systemet blir fulgt opp av leverandøren. 

Kjøper du et påmeldingssystem uten først å avklare hva slags support leverandøren tilbyr, risikerer du å ikke få hjelp når du trenger det. Det blir fort frustrerende og kostbart. Hvis du ikke får rask og kyndig hjelp dersom det oppstår noe uforutsett., kan det faktisk gå ut over planleggingen og gjennomføringen av arrangementet.

Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg som bruker. Før du velger system bør du derfor vite hva som kjennetegner leverandørene som vil gi deg den nødvendige tryggheten. 

De er lett å få tak i: Det som er viktig for mange som planlegger og gjennomfører arrangementer, er at man lett kan kontakte support når behovet oppstår. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring eller har gjort noe feil – da må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få kyndig hjelp der og da, på norsk. 

De har rask responstid og kan hjelpe deg: Hos en god leverandør av et påmeldingssystem bør det gå raskt fra du melder fra om problemet til du får svar. Det skal ikke ta flere dager. Dessuten bør de kunne hjelpe deg med konkrete utfordringer underveis i arrangementet.

De gir deg skreddersydd brukerstøtte: Du får god og rask hjelp som går på akkurat det DU måtte plages med eller lure på – ikke et standardsvar som er klipp og lim fra siden ‘Ofte stilte spørsmål’. 

De har innsikt i problematikken: Det finnes to typer kundesupport. Den ene har begrenset (eller ingen) kjennskap til hvilke utfordringer du må hanskes med under planleggingen av et arrangement. Den andre gjør sitt ytterste for å sette seg inn i dine problemer og utfordringer og løse dem for deg. Hvem av de to foretrekker du å samarbeide med?

De kan hjelpe dere med mer enn systemrelaterte spørsmål: Hvis selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, foredragsholdere, avtaler med sponsorer, strømming og digital prosjektledelse – eller kanskje til og med være til stede på et fysisk arrangement og hjelpe underveis – da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.

De har en proff og imøtekommende innstilling: Måten du som arrangør blir møtt på av support, sier mye om kvaliteten på produktet de leverer. Ingen ønsker å ha å gjøre med en kundeservice som ikke kan sine saker, eller som er lite imøtekommende.

3 grunner til at kyndig brukerstøtte og oppfølging er avgjørende når du skal velge riktig påmeldingssystem

Her får du tre grunner til at du – før du bestemmer deg for å velge det aktuelle systemet – må forsikre deg om at leverandøren tilbyr kyndig brukerstøtte og oppfølging:

1. Dårlig support er den nest vanligste grunnen til misnøye med påmeldingssystemer

En studie, gjort av rådgivningsselskapet Capterra, blant brukere av påmeldingssystemer viser at 22 prosent av de som svarte, ga uttrykk for at de var lite fornøyd med systemet de brukte.

Grunnen? Over en tredjedel (35 prosent) var misfornøyd med leverandørens supportteam. Faktisk var “dårlig support” en større kilde til frustrasjon enn høy pris eller mangel på brukervennlighet.

Hva viser dette? Jo, at god support er et viktig kriterium når du skal velge påmeldingssystem – og at du må få sette av nødvendig tid på forhånd til å få avklart kvaliteten på oppfølgingen før du velger å investere i tjenesten. Det vil lønne seg på sikt, i form av spart tid og sparte kostnader.

2. Du får et dårlig sluttprodukt

Billig blir raskt dyrt om forventet funksjon og bruk av «billigsystem» ikke dekker faktisk behov. Produktet som sådan kan være bra, men når du skal finne ut av ting selv, så ser du ikke mulighetene. Ingen forteller deg hva du kan gjøre for å få et bra resultat, og da sitter du igjen med noe som egentlig kunne ha vært mye bedre.

• Hvordan inviterer du potensielle deltakere?
• Hvordan setter du opp fakturering av deltakere riktig?
• Hvordan oppretter du evaluering og sørger for at bare de som har deltatt, blir bedt om å svare?
• Hvordan sikrer du at GDPR-reglene blir fulgt?

God oppfølging og skreddersydd brukerstøtte vil spare deg for mye potensielt hodebry underveis i prosessen. Naturligvis er det viktig å ta hensyn til priser og få kartlagt hvilke funksjoner bedriften faktisk trenger, men hva er vitsen med det hvis du blir stående fast uten å få hjelp?

Du kan ikke sette en prislapp på sinnsro. God oppfølging og veiledning, av norsktalende medarbeidere på support som svarer raskt på telefon, e-post eller chat, gir deg denne sinnsroen.

3. Det er dyrt og tidkrevende å lete etter et nytt system

Å bytte systemer eller investere i et helt nytt er ofte en stor avgjørelse å ta for bedriften. I undersøkelsen nevnt ovenfor svarte flertallet at de brukte mellom én og seks måneder på å lete etter rett påmeldingssystem.

La oss si at dere velger å gå for et påmeldingssystem som ser ut til å ha alle funksjonene dere trenger. Et par måneder senere, når dere plages med å sende ut invitasjoner eller mangler oversikt over e-postadresser som feilet, innser dere at det ikke er noen hos leverandøren til å “holde dere litt i hånden” når dere skal sende ut ting til deltakerne.

Leverandøren har ikke rådgivere med den rette erfaringen eller kompetansen, og dere blir overlatt til dere selv – midt i oppkjøringen mot et større arrangement. 

Nå har dere to valg: Enten klare dere uten systemet mens dere fortsetter arbeidet med arrangementet, eller bruke enda mer tid og krefter på å finne et nytt påmeldingssystem i tide.

Tar dere derimot noen forholdsregler og kvalitetssjekker leverandørens supportteam på forhånd, kan dere senke skuldrene og heller bruke tid og krefter på det som er viktigst: å få på plass faglig innhold og underholdning som gir deltakerne maksimalt utbytte og en opplevelse som huskes.

Andre viktige faktorer å ta stilling til

• Har leverandøren nødvendig dybdeinnsikt i norsk arrangementsvirkelighet?
• Hvor lenge har leverandøren drevet på? Et selskap som har vært i markedet i mange år, har mer bransjeerfaring – og det er større sjanse for at de eksisterer også mange år frem i tid. 
• Hvor lydhør er leverandøren for tilbakemeldinger fra deg som kunde?
• Stemmer kjemien? Enten det er deg selv eller andre i din avdeling som skal ta i bruk systemet, så er det viktig at du har et godt forhold med leverandøren din.
• Blir dataene lagret trygt og i henhold til alle gjeldende regler?

Oppsummert

Når bedriften din skal investere i et godt påmeldingssystem, velger dere ikke bare en digital løsning for påmelding og håndtering av deltakere. Dere velger også en langsiktig samarbeidspartner og tilgang til et kompetansemiljø. 

En profesjonell leverandør skal forstå dine behov og krav, og dessuten hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av fysiske, digitale og hybride arrangementer. 

En seriøs aktør har dessuten ressurser til å utvikle løsningen videre, slik at systemet hele tiden dekker din bedrifts behov i et marked som stadig utvikler seg. 

Se på det som at du får tilgang til et helt team med fagfolk som hjelper deg fra A til Å og gjør det trygt og enkelt for deg å planlegge og gjennomføre arrangementer.

Det som virkelig betyr noe (foruten at funksjonene må dekke alle behov, at prisen samsvarer med nytten, og at systemet er brukervennlig), er hvor godt du som bruker blir fulgt opp.

Velg en leverandør du kan stole på, som tilbyr god oppfølging og brukerstøtte, og som du kan inngå et langsiktig samarbeid med.

.

Kjøpe inn påmeldingssystem på vegne av mange eller deg selv? Slik går du frem

Dersom du kjøper inn et system på vegne av mange brukere, be om en presentasjon og demo-gjennomgang, hvor leverandøren "loser" deg og noen "nøkkelbrukere" gjennom systemet. Det er viktig å se hvordan systemet faktisk fungerer, og at potensielle brukere også får mulighet til å stille sine spørsmål. Noen leverandører gir også mulighet for et gratis arrangement med ferdig oppsett, slik at alle får se i praksis hvordan systemet fungerer, før det tas noen endelig beslutning.

Kjøper du inn på vegne av deg selv? Få en kort presentasjon og be om en prøvetilgang for en kort periode, hvor du har tilgang til support og kan stille alle spørsmål du har, eller bli vist det du lurer på. Hvis mulig, la også leverandøren sette opp et reelt arrangement for deg, slik at du vet at alt er riktig gjort og kan logge på underveis og følge med på utviklingen av arrangementet – og dermed se i praksis hvordan det fungerer.

Lykke til med valg av leverandør!