6 grunner til at du bør lage et hybridarrangement


6 grunner til at du bør lage et hybridarrangement

Joanna Folkøy | 22. okt 2020
8 minutter lesetid

6 grunner til at du bør lage et hybridarrangement

Et vellykket hybridarrangement er en brobygger mellom digitale og fysiske arrangementer. Deltakerne får alle fordelene ved virtuelle møteplasser, men også alle fordelene ved å møtes fysisk.

Skeptisk til hybridarrangementer? Det er det ingen grunn til. Joda, det er ganske mye du må huske og ha kontroll på hvis du skal sette opp denne typen arrangement helt på egen hånd. Men det behøver du ikke – du kan få hjelp fra noen som har erfaring med gjennomføring av hybridarrangementer.

Med kyndig bistand og gode digitale løsninger kan du lage et hybridarrangement som dekker behovet til både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangementssted, og de som foretrekker å være med via strømming.

I denne bloggartikkelen ser vi på seks store fordeler ved å lage et hybridarrangement.

1. Flere deltakere og større rekkevidde

Begrepet hybridarrangement er fortsatt relativt nytt, og for enkelte er det nærliggende å tenke at man enten må ha virtuelle eller fysiske deltakere – at det ikke finnes noen mellomting. 

Er det kanskje slik at man halverer antallet deltakere ved å avholde et hybridarrangement? Langt ifra! Tvert om kan et hybridarrangement bidra til at du når bredere ut og får flere deltakere, ikke færre. 

Ifølge Canadas største leverandør av teknologi til digitale arrangementer, The Streaming Network, ville et flertall av de som deltar på et hybridarrangement, ikke ha møtt om de måtte delta fysisk. Dette betyr at du med et hybridarrangement vil kunne nå en målgruppe som kanskje ikke er interessert i å delta på et fysisk arrangement.

Selv om fysiske møteplasser gir de aller mest engasjerende og minnerike deltakeropplevelsene, vil det alltid være noen personer som ikke har tid eller mulighet til å reise til arrangementsstedet. Dessuten kan mange vanlige arrangementer og konferanser være for kostbare å delta på for enkelte. Begge disse faktorene kan bidra til at færre melder seg på. 

Et hybridarrangement gir derimot folk muligheten til delta fra kontoret eller hjemmefra. De sparer reiseomkostninger, og dessuten er det ofte billigere å delta på nett. Med andre ord kan dere få flere deltakere ved å gå fra en fysisk møteplass til en hybrid.

Et hybridarrangement gjør at du potensielt når ut til langt flere, da du “kringkaster” arrangementet ditt til et publikum som er mye større enn hva som ville ha vært mulig på et fysisk arrangement.

2. Mer engasjerte og involverte deltakere

Alle vet at det er viktig å involvere deltakere underveis på et arrangement og la de som har innspill og kommentarer, få lov til å komme med dem.

Ved å ha en del av arrangementet digitalt åpner du opp for bredere muligheter for engasjement og involvering enn hva du vil klare på et utelukkende fysisk arrangement. Dette kommer av at de som deltar digitalt, er aktivt med via smarttelefon, nettbrett eller PC/Mac. De kan få ordet, avgi stemme eller enkelt og greit delta på meningsmåling.

For eksempel kan en videokonferanseløsning som Zoom brukes i kombinasjon med strømming. De som deltar fra hjemmet eller kontoret, kan bli med i Zoom-møtet og få mulighet til å si noe / sende inn spørsmål. En profesjonell strømmeleverandør kan også tilby funksjonalitet som gjør det mulig for de digitale deltakerne å avgi stemme og melde seg på talerlister. 

Eller kanskje du ønsker å legge til rette for de som kvier seg for å sende inn åpne spørsmål eller å ta ordet i forsamlinger? Et godt påmeldingssystem tilbyr ofte verktøyet meningsmålinger (polls). Å gjennomføre enkle meningsmålinger kan være en god og lettvint måte å få innspill og kommentarer på underveis.

3. Lavere miljøbelastning

Som en følge av de mange tiltakene mot Covid-19 ble det en kraftig reduksjon i fly- og veitrafikk i verden. Dette bidro ikke bare til å bremse spredningen av koronaviruset, men førte også til en kraftig reduksjon i luftforurensningen.

Selv om det alltid vil være nødvendig å ha fysiske møteplasser, kan det å lage hybride arrangementer og konferanser imøtekomme de deltakere som ønsker å redusere eget karbonavtrykk. På denne måten kan de både delta på arrangementet ditt og bidra til å redusere CO2-utslipp. 

For deg som arrangør vil en grønn profil på arrangementet være positivt for merkevaren og omdømmet.

 

Les også: Hva er forskjellen mellom hybridarrangement og digitalt arrangement?

4. Arrangementet blir mer dynamisk og levende

På et arrangement hvor man kommer sammen ansikt til ansikt, kan foredragsholdere og møteleder bevege seg rundt og bruke blikkontakt og kroppsspråk til å skape involvering mellom sal og scene. Dette lar seg ikke gjøre med et heldigitalt arrangement, siden det ikke er noen deltakere fysisk til stede i salen.

Med et hybridarrangement, derimot, får de som står på scenen, noen å se på og møte blikket til. De får synlig respons og vil derfor opptre mer naturlig enn om de kun står alene foran et kamera. 

Øyekontakt mellom scene og sal virker positivt inn på hele dynamikken og energien i presentasjonene. Dette gir igjen en bedre opplevelse, for både de som er i salen og for de som er med digitalt.

5. Du imøtekommer de nye behovene til målgruppen

Hvordan har Covid-19 endret bransjen på kort og lang sikt, og hvor går veien videre? Ingen vet med sikkerhet. Men én ting er iallfall på det rene: Digitale løsninger har gjort det enda enklere å jobbe hjemmefra for mange av oss.  

En DNB-undersøkelse viser at bedriftsledere forventer tre ganger så mye hjemmekontor permanent etter at samfunnet er åpnet igjen. Også sponsorer går nye veier etter korona, og er villig til å legge penger i arrangementer der de kan forvente engasjement og involvering fra deltakerne.

Store målgrupper har fått nye behov, og møter og arrangementer må tilpasses deretter. I omskiftelige tider er man ikke tjent med å holde seg til kun fysiske arrangementer. 

Med hybridarrangementer blir du i stand til å imøtekomme både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangementssted, og de som foretrekker å være med digitalt.

6. Bedre rustet som arrangør

Er du fortsatt i tvil om hvorvidt et hybridarrangement (eller et digitalt arrangement) vil være det rette for deg og din bedrift/organisasjon? Det kan være greit å tenke på hvor dere står dersom det igjen oppstår en situasjon som gjør at folk ikke kan eller ikke ønsker å reise, enten innenlands eller for eksempel mellom de nordiske landene. 

Uten en hybrid eller digital plattform å falle tilbake på, kan dere måtte avlyse eller utsette, slik mange måtte gjøre da landet stengte ned i mars. Kanskje vil det være et konkurrerende arrangement som folk velger å delta på i stedet.

Etter Covid-19 er det rett og slett risikabelt ikke å ha lagt til rette for en digital eller hybrid utgave av arrangementer og konferanser. Især når vi har så gode tekniske løsninger som i dag. Som Susanne Slaatsveen i Mitt LederUnivers sa på Provisos Øyekontakt-konferanse i september:

– Når vi kommer tilbake til en litt mer normal hverdag, vil det fortsatt være mange som har lyst til å være hjemme. Blir det fysiske konferanser eller digitale? Ja takk, begge deler!

Ved å legge til rette for en hybrid møteplass sørger du for å stå sterkere, siden det gir deg muligheten til å få mange nok påmeldte selv om antallet fysiske deltakere blir redusert.

Når du først har planlagt og gjennomført et hybridarrangement, med én del i en virtuell setting, vil du være bedre forberedt på å avholde et heldigitalt arrangement dersom ytre omstendigheter atter en gang stikker kjepper i hjulene for fysiske arrangementer.

Ikke legg alle eggene i én (fysisk) kurv. Når du utvider arrangementsrepertoaret med hybride og digitale møteplasser, skal det langt mer til enn et koronavirus for å hindre deg i å lage et vellykket arrangement …! 

Trenger du litt hjelp til å komme i gang?

Ja, det er mange små detaljer å huske på, særlig første gangen. Men ikke la det skremme deg fra å prøve. Det er god hjelp å få!

Vi i Proviso hjelper deg med alt det praktiske og får deg trygt gjennom.

Hvis du ønsker å lese mer om hybride arrangementer, anbefaler vi deg å laste ned vår nye e-bok, “Din guide til et vellykket hybridarrangement”. Der får du gode råd og vink om hvordan du bør gå frem for å gjennomføre et hybridarrangement.

guide til et vellykket hybridarrangement

 

6 grunner til at du bør lage et hybridarrangement
Skrevet av Joanna Folkøy

Joanna er en av våre glade svorske rådgivere på CST og har sin bakgrunn som leder i detaljhandelen, med personalledelse, salg og kundeservice som lidenskap. I tidligere jobb har Joanna vunnet priser for beste kundeservicemedarbeider, og hun kan kunsten å smile i telefonen. Hun har i samarbeid med ulike opplæringsinstanser hatt ansvar for arbeidstrening og språkopplæring, og har vært med på å få mange ut i arbeidslivet. På fritiden er Joanna glødende engasjert i frivillig arbeid og integrering av innvandrere.

Andre leste også