Slik kan Proviso hjelpe deg med å lage et bærekraftig arrangement

Du skal lage et arrangement som er miljøvennlig og bærekraftig – men hvor skal du begynne? 

Hvordan skal du klare å håndtere deltakere, tidkrevende manuelle oppgaver og utfordrende logistikk – og samtidig være både miljøvennlig og profesjonell?

• Kanskje bruker du flere ulike programmer og kommunikasjonskanaler som ikke akkurat gjør arbeidet med arrangementet enklere. (Snarere tvert imot …) 

• Kanskje trenger du sårt en støttespiller til å gi deg gode tips og råd, og et system som gjør det mye enklere å effektivisere bruken av tid og ressurser.

Finnes det hjelp å få …? 

Så absolutt! I Proviso har vi både den praktiske erfaringen og det digitale hjelpemiddelet som du trenger for å lykkes med ditt bærekraftige arrangement.

Slik får du hjelp av oss:

1. Vi hjelper deg med å finne et bærekraftig arrangementssted

Det viktigste steget du tar når du skal lage et bærekraftig arrangement, er å finne et arrangementssted som oppfyller grunnleggende krav til bærekraft. Kort sagt må lokaliteten være klima- og miljøvennlig.

Vi har publisert et innlegg på Proviso-bloggen om hvordan man velger et bærekraftig arrangementssted. Det er flere kriterier du bør se etter, men de viktigste er

• Beliggenhet: Ligger stedet til slik at det samlet sett gir minst mulig reising for deltakerne, og slik at disse kan bruke kollektivtransport eller sykkel på vei til og fra?
• Kortreist mat: Tilbyr stedet en meny som gir lavt miljøfotavtrykk, f.eks. lokale, sesongbaserte, økologiske og/eller plantebaserte råvarer?
• Redusert matsvinn: Har stedet gode ordninger/systemer for å unngå matsvinn?
• Redusert bruk av plast og papp (engangsartikler): Hvilke grep tar stedet for å unngå engangsartikler og produkter i engangsemballasje og porsjonspakninger?

Slik bistår Proviso med å finne riktig lokale

Vi samarbeider med de aller fleste hoteller og konferansesteder og har god oversikt over hvilke steder som passer godt til de ulike typene arrangementer. Vi hjelper deg med å finne det mest bærekraftige alternativet til arrangementssted, som også da selvsagt dekker kravene og spesifikasjoner gitt av kunde.

Les mer: Bruker du mye tid på å finne arrangementssted?

2. Vi hjelper deg med råd og tips for et bærekraftig arrangement

Etter mer enn 20 år som prosjektleder, rådgiver og systemleverandør i arrangementsbransjen har vi i Proviso opparbeidet oss spisskompetanse på å hjelpe bedrifter og organisasjoner som din med å lage miljøvennlige og bærekraftige arrangementer.

Våre erfarne rådgivere har tråkket opp veien mange ganger allerede for andre som ønsker å tenke bærekraft og miljø – og de står klare til å gi deg gode råd og tips for et vellykket bærekraftig arrangement.

Les også: Papirfritt arrangement – lar det seg gjøre?

3. Proviso-systemet hjelper deg med bærekraftig deltakerhåndtering og logistikk

Bruker du og bedriften din Proviso-systemet når dere jobber med arrangementet, får dere muligheten til papirløs håndtering av deltakere og vesentlig enklere logistikk. 

8 måter Provisos påmeldingssystem bidrar til bærekraft når du planlegger og gjennomfører arrangementer

1. Et felles system som alle som jobber med arrangementet, kan bruke sammen og samtidig. Det er ikke behov for like mange koordineringsmøter, og heller ikke behov for ringpermer med all dokumentasjon eller print av oppdaterte lister, program, etc. 

2. Det er enkelt å logge seg inn eller dele lenker som automatisk oppdaterer seg med siste informasjon. Og ikke minst, neste gang du skal ha tilsvarende arrangement, finner du alle tilbakemeldinger her og sparer både tid, miljø og produksjon av ulike elementer.
   
   
3. Det er enkelt å sørge for at deltakerne får gitt fra seg alle detaljer om mat, overnatting, transport, etc. ved påmelding, slik at dere ikke bruker mer ressurser enn nødvendig eller bestiller/lager mer enn det er behov for.

4. All kommunikasjon med deltakere er digital, og det er ikke behov for print eller materiell. Invitasjon og registrering skjer via e-post, og kommunikasjon underveis skjer på e-post, SMS, via app eller på nettside.
   
   5. Det blir ikke behov for deltakermapper – du bruker app for program og deltakerlister, eller nettsider.

6. Digital innsjekk gir mindre behov for materiell. Utskrift av navnelapper kan du gjøre samtidig med digital innsjekk – så slipper du å lage hundrevis av navneskilt, også til de som ikke kommer. (Og uansett, unngå plastlommer …)

7. Tilbakemelding etter endt arrangement gir nyttige innspill som kan spare deg for unødvendig forbruk neste gang. Og ikke minst – du kan spørre deltakerne om hva som er viktig for dem med hensyn til miljø og bærekraft. De som er bevisste her, vil ofte gjerne komme med forslag og ideer.

8. Ved behov for kursbevis kan du lage også dét digitalt og sende det som en lenke på e-post, slik at deltaker kan lagre lokalt hos seg. De fleste som trenger kursbevis og skal bruke dem videre, må uansett sende dem digitalt. Derfor har det liten hensikt at du printer/trykker og deler ut eller sender i posten – da må deltaker selv skanne inn kursbeviset for å sende det videre.

Les mer: Slik kan et påmeldingssystem bidra til bærekraftige arrangementer

Bærekraftig arrangement handler om mer enn det som skjer under selve gjennomføringen 

Du vil fint klare å lage et mer bærekraftig arrangement uten hjelp fra noen som har smidig deltakerhåndtering og logistikk som spesialfelt. Det vil bare ta mer tid og kreve mer jobb fra alle involverte.

Kanskje vil selve arrangementsdagen “tikke av alle boksene” for bærekraft – riktig beliggenhet, kortreist mat, god avfallshåndtering, mindre matsvinn, redusert bruk av engangsartikler, osv.

Men hvis du og medarbeiderne dine står utslitte tilbake, nedkjørt av stress, uro og mangel på kontroll som følge av manuelle og lite effektive prosesser, da er planleggingen og gjennomføringen av arrangementet alt annet enn bærekraftig.

Få hjelp av Proviso … til å finne riktig arrangementssted, og til å finne flyten i deltakerhåndteringen og logistikken. Dermed blir arrangement ditt bærekraftig – både for deltakerne og samarbeidspartnerne dine, og for deg og medarbeiderne dine internt.

Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg på ditt neste arrangement!