Hovedpunkter
Den viktigste forskjellen Proviso utgjorde for Røde Kors under årets lederkonferanse:
- Minst mulig tid gikk med til å administrere påmeldinger, innmeldte behov og oversikt over / videre kommunikasjon av disse til konferansehotell.
- Effektiv og smidig innsjekk.
- Deltakerrapport/innsjekksrapport med dato og tidspunkt for når hver enkelt deltaker ble registrert som innsjekket på konferansen, forenklet arrangørens etterarbeid.
Hva Proviso muliggjør for Røde Kors som arrangør av en så viktig konferanse:
Proviso gjør det mulig å planlegge og gjennomføre lederkonferansen effektivt og med full kontroll. Dermed kan arrangøren bruke tiden på å skape gode deltakeropplevelser, styrke det faglige innholdet og følge opp lederne – i stedet for å håndtere logistikkdetaljer knyttet til påmelding og innsjekk.
Når hundrevis av frivillige ledere samles til hjelpekorpsets årlige lederkonferanse, må logistikken sitte. Med arrangementsplattformen Proviso får prosjektleder Madelén Skogman og hennes team full kontroll, fra påmelding til evaluering.
Å avholde en nasjonal lederkonferanse med flere hundre deltakere fra hele landet er en stor og kompleks oppgave. For Røde Kors Hjelpekorps er denne konferansen et årlig høydepunkt – en viktig samlingsarena for refleksjon, faglig utvikling og erfaringsdeling. Men det er også et arrangement med omfattende logistikk og en mengde detaljer som må klaffe.
Heldigvis har Røde Kors en erfaren prosjektleder i Madelén Skogman – og støtte fra en markedsledende arrangementsplattform: Proviso.
Ett viktig mål: Å samle hjelpekorpsledere fra hele landet
Hjelpekorpsets lederkonferanse 2025 gikk av stabelen i mai og samlet 210 hjelpekorpsledere til en helg med faglig påfyll, diskusjoner og fellesskap.
– Konferansen er et viktig arrangement for Røde Kors fordi den samler nøkkelpersoner fra hjelpekorpset i hele landet og bidrar til å bygge en felles forståelse av utfordringer og muligheter, både lokalt og nasjonalt, forteller Skogman. Hun er prosjektleder for konferansen og til daglig rådgiver søk og redning i Norges Røde Kors.
Lederkonferansen er ikke bare en møteplass, men et strategisk samlingspunkt. Her formes felles retning, og det bygges bro mellom nasjonale prioriteringer og lokal beredskap. – Summen av hvordan alle ledere i hjelpekorpset opplever, fortolker og utøver sin rolle, er med på å definere oss som organisasjon, bemerker Skogman. – Derfor er det viktig at vi legger til rette for god dialog, inspirasjon og kompetanseutvikling.
Gjennom fellesforedrag og parallellsesjoner får deltakerne innsikt i risikobilde, frivillig ledelse og operativ samhandling. Og minst like viktig: De får møte hverandre. – Det gir en fellesskapsfølelse og bygger kultur, sier hun.
Proviso bidrar til å skape engasjerende innhold og gode møteplasser for hjelpekorpsets ledere
For å frigjøre mer tid til kjerneoppgaver og redusere ressursbruken på logistikk og deltakerhåndtering, har Røde Kors siden 2012 benyttet arrangementsplattformen Proviso til å håndtere deltakere og ivareta gode deltakeropplevelser på sine arrangementer, kurs og samlinger.
– Det er flere praktiske og logistikkmessige utfordringer som må tenkes nøye gjennom før gjennomføring av en konferanse som dette, forklarer Skogman. – For å trekke frem noe er registrering, innsjekk og deltakerflyt sentralt, og dessuten koordinering av lokaler, romfordeling, tidsstyring, servering, osv.
På spørsmål om hvordan Proviso gjør det mulig for Røde Kors å bruke mer tid på deltakeropplevelser, det faglige innholdet og oppfølgingen av konferansedeltakerne, har prosjektlederen svaret klart:
– Når logistikken flyter, kan vi fokusere på å skape engasjerende innhold og gode møteplasser for ledere fra hele landet. Resultatet er en konferanse som både inspirerer og styrker organisasjonen, og det uten unødvendig stress for oss som arrangør.
Full kontroll, selv når du står alene med ansvaret
Madelén Skogman er ikke i tvil om nytteverdien i å bruke et system som Proviso til å planlegge et arrangement som Hjelpekorpsets lederkonferanse:
– Det er en stor fordel å ha en oversiktlig og helhetlig plattform, og veldig hensiktsmessig å ha all info og alle deltakere ett og samme sted. Man slipper å hoppe mellom ulike systemer eller regneark. Det er lett å få eksportert og videreformidlet informasjon til samarbeidspartnere.
I dette ligger en stor tidsbesparelse, påpeker hun:
– Jeg bruker mye tid hvis jeg må inn og hente ut masse forskjellige ting hele tiden. Så det å ha en plattform hvor jeg kan sortere og filtrere og få lov til å hente ut den informasjonen jeg trenger, tilpasset til de andre jeg kommuniserer med, er viktig for meg.
Hun trekker frem hvordan arrangementsplattformen gir henne arbeidsro og trygghet, selv når det er mange baller i luften. – Vi er et lite team som sammen står for planlegging og gjennomføring. Med Proviso kan vi fokusere på innholdet og deltakeropplevelser, istedenfor å bruke unødvendig tid på manuelle oppgaver eller dobbeltarbeid. Det gjør at vi kan senke skuldrene mer.
Takket være Proviso unngår Røde Kors flere konkrete utfordringer og tidstyver:
- Automatisert registrering reduserer behovet for manuell innsjekk og papirarbeid.
- Kommunikasjon med deltakere (f.eks. bekreftelser, informasjonsskriv og endringer) kan gjøres raskt og samlet.
- Tilrettelegging for spesialbehov som allergier eller romønsker blir enklere å ha oversikt over, samt å håndtere digitalt.
- Rapportering og oversikt over deltakere er tilgjengelig i sanntid.
“Vi er et lite team som sammen står for planlegging og gjennomføring. Med Proviso kan vi fokusere på innholdet og deltakeropplevelser, istedenfor å bruke unødvendig tid på manuelle oppgaver eller dobbeltarbeid. Det gjør at vi kan senke skuldrene mer.”
En trygg samarbeidspartner, ikke bare en systemleverandør
Skogman beskriver oppfølgingen fra Proviso i arbeidshverdagen som svært god. – Jeg vil trekke frem vennlige og serviceinnstilte medarbeidere på kundeservice/support. Vi har alltid fått beskjed om at hvis vi står der underveis og et eller annet knoter seg til, så er de bare en telefon unna. Ved å ta kontakt får man utrolig god hjelp.
Prosjektlederen forteller at hun aldri har fått følelsen av at supportteamet har det travelt når hun ringer dem. – De setter alltid av god tid til å forklare det man lurer på, og de gjennomgår steg for steg om nødvendig.
Ifølge Skogman ligger det en stor verdi i å ha en fast partner som kjenner organisasjonen og behovene deres, spesielt i en frivillig drevet organisasjon som Røde Kors. – Det gir kontinuitet, trygghet og effektivitet når vi planlegger og gjennomfører arrangementer, samtidig som det reduserer behovet for opplæring og koordinering ved hvert enkelt tiltak.
LES VÅR KUNDECASE
Innsjekken deltakerne forventer
Den første store testen på om et arrangement går knirkefritt eller ei, er gjerne innsjekk av deltakere. Lange køer og frustrerte deltakere er ikke akkurat drømmeåpningen på en konferansedag. Her kommer digital innsjekk inn i bildet, forteller Skogman.
– Det å bruke digital innsjekk har vært kjempesmidig for vår del. Så enkelt å laste ned Proviso-appen og scanne QR-kodene til deltakerne med egen telefon. Vi opplever at det er mye mindre kø, og ikke minst mindre risiko for feil i navnelister.
Skogman har vært med på å arrangere konferanser og samlinger hvor man sitter med navnlister på papir:
– Manuell innsjekk tar definitivt lengre tid, og det er mer papirarbeid. Det blir også flere adminoppgaver for oss i etterkant når vi skal begynne å gå gjennom hvem som har deltatt, hvem som skal ha informasjonen og evalueringen.
Hun trekker frem et konkret eksempel på hvordan digital innsjekk gir lavere skuldre og mindre stress på konferansedagen:
– Når vi har 200 stykker på en konferanse, hender det at noen sender en e-post og lurer på om den eller den har dukket opp. Da kan vi fort gå inn i systemet, søke opp navnet og se om vedkommende har sjekket inn. Kjempenyttig!
For Skogman og hennes team frigjør dette verdifull tid når de har det ekstra travelt og eksempelvis gjesteforedragsholdere ankommer til ulike tidspunkter.
– Det at vi har noen tilgjengelige som da sitter og sjekker dem inn, gjør at jeg også kan gå inn og si at “OK, da er dette mennesket på plass, da kan jeg gå og finne vedkommende”. Så slipper jeg å bruke tid på å fly rundt og inn og ut av konferansehoteller med lange avstander.
Les mer: Med Proviso kan du sjekke inn deltakere digitalt – direkte fra egen mobil
“Det å bruke digital innsjekk har vært kjempesmidig for vår del. Så enkelt å laste ned Proviso-appen og scanne QR-kodene til deltakerne med egen telefon.”
Proviso hjelper Røde Kors med å fremstå som en enda mer profesjonell arrangør
Avslutningsvis understreker Madelén Skogman hvor viktig det er å ha et system som gir trygghet og struktur i planleggingen. – Lederkonferansen er en stor og viktig arena for oss. Det er avgjørende at vi oppleves som proffe og har ting på stell. Summen av alle funksjonene i Proviso-systemet hjelper oss til å fremstå som det vi ønsker. Vi kommer til å fortsette å bruke Proviso så lenge vi har muligheten til det.
Om Røde Kors Hjelpekorps
Røde Kors Hjelpekorps er den største frivillige aktøren innen den norske redningstjenesten. Hjelpekorpset rykker ut med sine mannskaper på kort varsel og er alltid klar til innsats.
Røde Kors Hjelpekorps blir kalt ut av politiet når noen blir savnet, ved ulykker, kriser og naturkatastrofer. Hver dag, hele året, er ett eller flere hjelpekorps i aktivitet for å hjelpe mennesker.
