Kundehistorie: Røde Kors

Røde Kors

Røde Kors er verdens største humanitære nettverk, med 100 millioner medlemmer og støttespillere i 190 nasjonale Røde Kors- og Røde Halvmåne-foreninger. Det humanitære arbeidet baserer seg på frivillig engasjement som organiseres for å kunne nå raskt og effektivt ut til mennesker som har behov for hjelp og støtte.

Utfordringer

Standard skjemaløsninger for påmelding og deltakerhåndtering dekket ikke Røde Kors' komplekse møte- og arrangementsbehov.

Røde Kors hadde behov for å slippe unødvendig tidsbruk på deltakerhåndtering og for å ivareta deltakernes informasjonsbehov bedre.

Løsning

Proviso bidrar med gode arbeidsverktøy som gir Røde Kors en enklere hverdag når møter og arrangementer skal planlegges og gjennomføres.

Proviso gir god opplæring til nye brukere av systemet, og Røde Kors har full tilgang til Provisos supportavdeling.

Resultater

Provisos komplette påmeldingssystem og team av rådgivere sørger for at alle detaljer kommer på plass, slik at Røde Kors kan håndtere alle sine deltakere med de behovene de har, på en god måte.

Røde Kors får frigjort tid til andre oppgaver og ivaretar både deltakernes og samarbeidspartnernes informasjonsbehov.

UTFORDRINGER

Standardløsninger for påmelding og deltakerhåndtering dekket ikke alle Røde Kors’ komplekse møte- og arrangementsbehov

Konferanser, møter, kurs og samlinger over hele landet utgjør en sentral del av Røde Kors’ virksomhet. Til påmelding og håndtering av deltakere benyttet organisasjonen ulike skjemaløsninger, bl.a. Microsoft Forms. Disse løsningene dekket ikke de komplekse møte- og arrangementsbehovene Røde Kors har, sier Espen Østvold Rølla, prosjektleder i Røde Kors:

“Mange av våre aktiviteter, møter og arrangementer kan klare seg med en standard skjemaløsning som man har gjennom Microsoft Forms eller Google Forms. Men ofte er det behov for mer utvidede funksjoner og komplekse løsninger.”

Røde Kors hadde behov for å unngå unødvendig bruk av tid og ressurser på logistikk og deltakerhåndtering

Hvert år gjennomfører Røde Kors store samlinger, lokale kurs, bedriftssamlinger og interne kurs, noe som til sammen genererer over 7000 deltagere. Organisasjonen må derfor jobbe effektivt og bruke tiden best mulig.

“I en virksomhet som Røde Kors trenger man iblant å samle mye folk, f.eks. til årsmøter, kurshelger og andre typer opplæring. Da trenger man å håndtere deltakerne på en god måte. Det var vanskelig å få gjort dette effektivt nok med de standardiserte skjemaløsningene vi brukte.”

Røde Kors hadde behov for å ta i bruk et helhetlig, driftssikkert og spesialutviklet system for å håndtere deltakere og ivareta gode deltakeropplevelser uavhengig av hvor stort og komplekst møtet eller arrangementet er.

“Da trenger man å håndtere deltakerne på en god måte. Det var vanskelig å få gjort dette effektivt nok med de standardiserte skjemaløsningene vi brukte.”

LØSNING

Et fleksibelt og komplett system for planlegging og gjennomføring av alle typer møter og arrangementer

I 2012 inngikk Røde Kors, inkludert regionskontorer og lokallag, en flerårig, pro bono samarbeidsavtale med Proviso om levering av system for deltakerhåndtering til alle sine arrangementer.

Samarbeidsavtalen mellom Røde Kors og Proviso omfatter over 7000 deltakere og 30 brukere per år. Proviso leverer bl.a. registreringsløsninger, kommunikasjon med deltagere på SMS og e-post, utsendelse av invitasjoner på e-post, websider, Provisos egen betalingsløsning, rapportering og evaluering.

Dessuten sørger Proviso for internopplæring, rådgivning, support, oppsett av brukerstruktur med forskjellig tilgangsnivåer og, ved behov, QR-innsjekk på lokalitet og prosjekt og produksjon.

Førsteklasses kundeservice, opplæring og support

Et av de viktigste kriteriene for et profesjonelt system for påmelding og håndtering av deltakere er at leverandøren tilbyr oppfølging og support som gjør brukerne trygge. Dette kriteriet oppfyller Proviso til fulle, sier Rølla:

“Proviso har en utmerket supportavdeling som man kan snakke med på telefon, sende e-post til eller chatte med. Når man sitter og jobber, enten det er på kvelden eller i helgen eller midt i arrangementet, som ofte er i en helg, så kan man sende en e-post. Og da vet man at når de kommer på jobb igjen, så svarer de.”

Dette skiller seg ut fra den supporten man får ved å bruke mer generiske systemer, sier Rølla:

“Med f.eks. Microsoft 365 og Google Workspace er ting veldig sentralisert. Det er chatboter, og folk som sitter i England eller andre land og snakker engelsk. De er ikke tilgjengelige på samme måte.”

Ifølge Rølla har Proviso hele veien vært på tilbudssiden når det gjelder å gi opplæring til nye brukere:

“De inviterer til lærerike kurs og samlinger, hvor nye brukere får innføring i hvordan Proviso fungerer, og eksisterende brukere får gode tips og råd fra deres dyktige Customer Success Team.”

Hvordan benytter Røde Kors Proviso i dag?

Røde Kors, med alle sine lokalforeninger, bruker Proviso til kurs over hele Norge. Organisasjonen har administrasjonsbrukere med overordnet ansvar og full brukertilgang. Utover dette har man fordelt underbrukere som representerer de forskjellige avdelingene og lokallagene. Totalt utgjør dette over 30 brukerlisenser.

På Landsmøtet 2023 produserte Proviso alt for Røde Kors som et prosjekt og holdt i dette sammen med Rølla, som er prosjektleder for Landsmøtet.

“Proviso har vært et veldig bra system for et så stort arrangement som Landsmøtet, med nesten 800 mennesker fra hele landet. Vi har fått tatt i bruk veldig mange av modulene og funksjonene, og vi har fått hjelp når vi har trengt det. Det har vært en totalpakke. Verdien av det blir god for oss.”

Merverdi i spesialiseringen

Ifølge Rølla ligger det en stor merverdi i at Proviso som system og leverandør spesialiserer seg på planlegging og gjennomføring av arrangementer med mange deltakere, med alt dette innebærer:

“Proviso har et produkt- og tjenestespekter som ser helheten i arrangementer fra A til Å. Fra planlegging til gjennomføring og i etterkant. Bl.a. gjør SMS-utsendelser og evalueringsmoduler at man får helheten i dialogen med påmeldte og deltakere, både i planleggingsfasen, underveis i arrangementet og etterpå.”

Rølla utdyper hva han legger i dette:

“Én ting er at Provisos påmeldingsskjema er mer avansert og hjelper til med mye mer enn et standard Microsoft- eller Google-skjema kan, som i seg selv er en stor merverdi. I tillegg har Proviso utviklet løsninger som eventapp, med ‘Min profil’ og info knyttet til hver enkelt deltaker. Den er veldig verdifull. Videre har du SMS-utsendelser og e-post-utsendelser i maler, så det ser proft ut, og du har evaluering i etterkant.”

“Proviso har et produkt- og tjenestespekter som ser helheten i arrangementer fra A til Å. Fra planlegging til gjennomføring og i etterkant.”

RESULTATER

Proviso bidrar til at tid og ressurser blir frigjort internt i Røde Kors, og at deltakernes informasjonsbehov blir ivaretatt

For en organisasjon som Røde Kors vil det alltid gå med en viss mengde tid til deltakerhåndtering, uansett hvilket system man bruker. Spesielt når det gjelder å ivareta deltakernes utstrakte informasjonsbehov.

Etter at Røde Kors tok i bruk Proviso, slipper imidlertid organisasjonen å bruke unødvendig tid på dette. I stedet får de frigjort tid til andre oppgaver.

“På store og komplekse arrangementer søker deltakere informasjon, på ulike dager i uka, til ulik tid på døgnet,” sier Rølla. “Med et så bra system som Proviso kan deltakerne lett finne informasjon og områ seg selv. Dermed får du som arrangør mer tid til overs til andre oppgaver, fordi du får mindre manuelt arbeid og færre spørsmål som du må manuelt håndtere og svare på.”

Rølla fortsetter:

“Både i forkant av arrangementet og underveis er det en nøkkelfaktor at du har et så bra system som møter det store informasjonssuget som er ute blant deltakerne.”

Individuelle deltakerbehov blir fulgt opp

Mange deltakere på konferanse har spesielle ønsker og behov som de gir beskjed om idet de melder seg på. Det kan være alt fra tilrettelegging for rullestolbrukere og synshemmede til matallergi utover det som er mest vanlig.

Blir dette håndtert på en god eller en dårlig måte, kan det for dem det gjelder, være utslagsgivende for helhetsinntrykket av arrangementet, poengterer Rølla:

“Man skal kunne delta på arrangementer uten å måtte føle på at man f.eks. har en funksjonsnedsettelse. Hvis man mislykkes med tilrettelegging og universell utforming, så vil jo de menneskene som har en eller annen form for funksjonsnedsettelse eller allergi eller annet, kjenne på at de har den utfordringen når de kommer på et arrangement hvor dette ikke er ivaretatt.”

Rølla mener at det er avgjørende at man klarer å håndtere dette, slik at de som trenger den type tilpasning, får det – uten at det blir et stort tema og mye man må gå gjennom for å komme på lik linje med alle andre.

“Dette løser Proviso veldig godt, fordi deltakerne har muligheten til å gi beskjed om individuelle behov i registreringsskjemaet, og da kan arrangøren lett ta hensyn til det.”

Full kontroll med oppdaterte rapporter, og enkelt å dele informasjon med samarbeidspartnere og andre

Rølla trekker frem Provisos avanserte rapportmodul, hvor all informasjon samles på ett sted og oppdateres fortløpende etter hvert som deltakere melder seg på eller gjør endringer.

“Det er lett å ta ut lister og rapporter og skreddersy disse, sånn at du kan sende noe til et hotell og noe til et serveringssted, og de skal ha forskjellig info. Og du kan f.eks. ta ut rapporter som gjør at ledere i de ulike distriktene kan se hvem som er påmeldt fra sin gruppe.”

På arrangementer i regi av Røde Kors er det gjerne mange involverte, som alle trenger informasjon om deltakerne.

“I stedet for at man må ta ut et nytt Excel-ark hver gang noen spør, og så må du sortere selv og gjøre alt, så kan samarbeidspartnere og andre som behøver informasjon om deltakerne, få lenker til rapporter hvor de kan gå inn og se hva som er status, i sanntid.”

“Med et så bra system som Proviso kan deltakerne lett finne informasjon og områ seg selv. Dermed får du som arrangør mer tid til overs til andre oppgaver.”

Innspill blir lyttet til

All utvikling av Proviso-systemet blir gjort på bakgrunn av tilbakemeldinger og innspill fra brukere og deltakere. I tillegg jobber Proviso kontinuerlig med å videreutvikle systemet, i takt med markedsbehov og -betingelser. Dette er en faktor som veier ekstra tungt for Røde Kors og Rølla.

“For meg som avansert og krevende kunde har det vært mulig å ta kontakt med Proviso og si “Dette her savner jeg” eller “Dette her hadde vært fint å ha”. Det har blitt tatt videre til utviklerne eller satt inn i en kø av ting som skal utvikles. Og det har vært fint å vite at her nytter det å komme med innspill til hva man savner eller ønsker seg i systemet. Det gjør at man har lyst til å fortsette å bruke det.”

Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke arrangørers behov og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må derfor utvikles kontinuerlig, avrunder prosjektleder Espen Østvold Rølla:

“Proviso har ikke på noe tidspunkt stoppet opp i utviklingen, noe som gjør at vi i Røde Kors har kunnet fortsette å bruke systemet.”

“Det har vært fint å vite at her nytter det å komme med innspill til hva man savner eller ønsker seg i systemet. Det gjør at man har lyst til å fortsette å bruke det.”

Kundehistorie

Slik bruker Røde Kors påmeldingssystemet Proviso til enklere og mer effektiv planlegging og gjennomføring av arrangementer