Dere skal lage et arrangement eller møte med mange deltakere – og dere vet hva det innebærer: Mye ekstra arbeid, timevis med tidkrevende planlegging og mange detaljer å holde styr på.
Heldigvis finnes det et verktøy som gjør jobben enklere og mer oversiktlig.
En arrangementsplattform.
Spørsmålet er: Når er det lønnsomt for bedriften å investere i en komplett arrangementsplattform?
Kjenner du deg igjen i noen av de 10 punktene under, er det mye som tyder på at din bedrift trenger et slikt system.
1. Den eller de som tar seg av planleggingen og gjennomføringen, har egentlig ikke arrangementer som ansvarsområde
Ofte blir folk uten den rette erfaringen eller de rette kvalifikasjonene satt til å lage arrangementer. Kanskje det til og med blir din oppgave gang på gang, selv om timeplanen er full nok fra før. Resultatet blir da ofte ikke optimalt. Tidsklemmen kan gå ut over de andre arbeidsoppgavene du har, eller viktige detaljer kan bli oversett. Og hva hvis personen som har fått ansvaret, blir syk eller borte? De som skal ta over – hvor finner de oppdatert og korrekt informasjon?
2. Dere har minst ett stort eller flere små arrangementer i året
Som du vet, setter profesjonelle arrangører ofte i gang med planleggingen av arrangementer flere måneder, og noen ganger år, i forveien. Har du minst ett stort eller flere små arrangementer hvert år, vil det altså gå med mye tid hver måned. I din allerede travle arbeidshverdag har du kanskje ikke ekstra tid å sette av til arrangementsplanlegging.
Les også: Hvordan velge riktig arrangementsplattform?
3. Dere har arrangementer med mange variabler og stort informasjonsbehov
Jo mer informasjon dere trenger fra deltakerne (parallellsesjoner, deltakerkategorier og deltakeravgift), desto mer komplisert vil logistikk og rapportering bli. Her kan en arrangementsplattform forenkle og effektivisere arbeidet og sikre at arrangementet blir vellykket.
4. Dere investerer mye penger og tid i arrangementer
Når bedriften først har bestemt seg for å investere tid og penger i et arrangement, er det viktig å få god avkastning og ha kontroll på kostnadene. Det må settes opp et realistisk budsjett i forkant, og dette må følges opp hele veien frem til arrangementsdagen. Kanskje har dere “early bird”-priser, rabatter, etc. som skal fordeles, eller eksterne leverandører som skal ha utbetalinger underveis. Da kan det være viktig å få inn betaling fortløpende uten å måtte bruke masse tid og krefter på å følge opp.
5. Arrangementer er en viktig del av markedsplanen deres
For mange bedrifter og organisasjoner er møter og arrangementer en avgjørende del av markedsføringen og merkevarebyggingen. Arrangementer er en god måte å markedsføre bedriften på, og dessuten en utmerket arena for å dele kunnskap om egne produkter og tjenester. Nettverksbygging er en avgjørende del av ethvert arrangement.
Ved å bruke en arrangementsplattform blir det enklere å planlegge og gjennomføre et profesjonelt og vellykket arrangement, slik at markedsføringsverdien blir enda større. Med en komplett arrangementsplattform vil du også kunne få en fiks ferdig kurskalender/kursportal som gjør det mye enklere å publisere dine kurs og arrangementer. Dette gir både deg og deltakerne dine bedre oversikt.
6. Dere sliter med å få nok deltakere
En av de største utfordringene for arrangører er å markedsføre arrangementet og få nok deltakere. Mange nok deltakere på arrangementet er en forutsetning for å lykkes, med hensyn til både deltakeropplevelse, markedseffekt og økonomisk resultat.
Det går bort unødvendig mye tid på manuelle prosesser og dobbeltarbeid når dere lager arrangement, slik at dere har mindre tid på å teste ut ulike promotiltak, forberede et godt faglig innhold og underholdning som trekker deltakere, og gjøre nødvendige justeringer underveis.
7. Dere betaler en formue i "no show"-gebyr
Når dere skal avholde arrangement, sliter dere med å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister, og ender derfor opp med å betale masse penger i "no show"-gebyrer (altså at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for opprinnelig bestilling).
Ved å bruke en arrangementsplattform får dere hjelp til å unngå eller redusere "no show"-gebyr.
Les også: 9 spørsmål du bør stille når du skal velge riktig arrangementsplattform
8. Dere sjekker inn deltakerne med navnelister på papir
Bruker dere fortsatt navnelister på papir som dere krysser ut når deltakerne kommer? Og forhåndstrykker dere navneskilt som dere legger utover et langt bord? Da har dere kanskje opplevd følgende situasjon:
Deltakere blir møtt av lange køer av utålmodige folk – mens arrangørstaben småstresset står og blar i printede lister på leting etter navn. Frustrasjonen hos de oppmøtte stiger et hakk for hvert minutt som går, spesielt hvis navnet ikke engang finnes på listen. Køen blir lengre og lengre. Og totalopplevelsen av arrangementet får seg en knekk allerede i startgropa.
Den tradisjonelle innsjekkingsprosessen kan være stressende og tidkrevende for både arrangør og deltakerne. I dag finnes det mye enklere løsninger, som gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt.
9. Dere taster inn informasjon manuelt (og dobbelt) når dere fakturerer deltakerne
Når dere skal fakturere deltakerne, taster dere informasjon om deltakerne manuelt inn i økonomisystemet. Gjerne lenge etter at arrangementet har vært. Håndteringen av deltakeravgiften blir dermed unødvendig komplisert, slik at det stjeler tid og ressurser i en travel tid.
Med en arrangementsplattform slipper dere det manuelle (og helt unødvendige) dobbeltarbeidet med å registrere samme informasjon inn i regnskapssystemet for å fakturere deltakerne.
10. Dere får ikke alltid (like gode) tilbakemeldinger
Ting blir sjelden perfekt på første forsøk. Kanskje går det ikke så bra på andre forsøk heller. Jungeltelegrafen går raskt, og dårlig omtale kan gjøre skade på omdømmet og merkevaren.
Hvorfor risikere å utsette deltakerne for mindre gode arrangementer – og risikere dårlige tilbakemeldinger – når dere kan få et vellykket resultat ved å ta i bruk et system som gjør prosessen effektiv og trygg for alle involverte?
En arrangementsplattform gjør det dessuten enklere å få tilbakemeldingene dere trenger for å gjøre ting bedre, slik at neste arrangementet lykkes i enda større grad. Som arrangør er det nemlig stort sett de positive tingene man får høre om. De negative får man ofte ikke beskjed om før de blir spredd videre til andre.
Derfor er det viktig å få fanget opp kritiske tilbakemeldinger, både for å bli bedre og for å “stoppe” buzzen fra de som er veldig misfornøyde. Med en komplett arrangementsplattform kan du enkelt sende ut tilpasset evaluering til alle fremmøtte deltakere.
Kjenner du igjen din bedrift i noen av disse punktene? I så fall kan det å ta i bruk en arrangementsplattform være løsningen for arrangementene dere lager.
Velg en leverandør du kan stole på, som tilbyr god oppfølging og brukerstøtte, og som du kan inngå et langsiktig samarbeid med.
