Koronaåret 2020 har satt møte- og arrangementsbransjen skikkelig på prøve. Samtidig har uker og måneder med isolering, nedstenging og sosial distansering vist oss at vi har et grunnleggende behov for å komme sammen på en felles fysisk arena.
Digitale (virtuelle) arrangementer ble en kjærkommen løsning for en bransje i krise, men de er ingen fullverdig erstatning for fysiske møteplasser. Her kommer hybride møter og arrangementer inn i bildet.
Ved å avholde et hybridarrangement gir du deltakerne dine alle fordelene ved virtuelle møteplasser, men også alle fordelene ved å møtes fysisk.
Men selv om arrangementet er en kombinasjon av fysisk og digitalt, må logistikken flyte like godt som på et vanlig arrangement med alle deltakere under samme tak. Dette krever innsats – og et godt påmeldingssystem.
I dette innlegget ser vi på de fem viktigste grunnene til at du trenger et påmeldingssystem når du skal lage et hybridarrangement.
1. Du må enkelt kunne invitere og registrere deltakere
Etter hvert som digitale og hybride arrangementer har blitt mer og mer populært, blir konkurransen om målgruppens oppmerksomhet stadig tøffere. Derfor må du invitere og registrere deltakere mest mulig effektivt – dette bidrar til at du får flere deltakere.
Effektiv invitasjon
Et godt påmeldingssystem gjør at du enkelt kan lage og sende profesjonelle og tilpassede invitasjoner på e-post, ved hjelp av enkle, ferdiglagde maler. Slik sikrer du en pen og profesjonell invitasjon, med alle nødvendige lenker uavhengig av hva slags enhet deltakeren åpner den på.
Effektiv registrering
Et påmeldingssystem forenkler også registreringsprosessen. Jo enklere det er for deltakere å registrere seg på arrangementet, enten de skal delta digitalt eller fysisk, desto større sjanse er det for at melder seg på. Samtidig må påmeldte enkelt kunne få svar på alt de lurer på og trenger å vite om hybridarrangementet.
For arrangør er det naturligvis spesielt viktig å vite hvem som kommer fysisk, og hvem som deltar digitalt, med hensyn til både plass, smittevern og annen logistikk.
2. Du må kunne kommunisere enkelt og effektivt med deltakere før, under og etter arrangementet
Det er mye som er nytt og annerledes med digitale og hybride arrangementer, men enkelte ting er akkurat like viktig som ved et tradisjonelt, fysisk møte. God kommunikasjon med deltakerne er et eksempel på dette.
Når man inviterer folk til et arrangement som er en kombinasjon av digitalt og fysisk, er det viktigere enn noen gang å ha en effektiv løsning for dialog mellom arrangør og de som skal delta. Det er også viktig å kunne differensiere informasjonen, da det ikke er alt som er relevant hvis du er digital deltaker, og motsatt.
Et påmeldingssystem gir deg som arrangør mulighet til å kommunisere med deltakere både via app, e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Via henvendelser direkte fra påmeldingsskjemaet kan deltakere enkelt ta kontakt med deg eller andre aktører knyttet til hybridarrangementet.
3. Du må kunne sende ut evaluering i etterkant
Digitalt, fysisk eller hybrid – uansett hvilket format vi lager arrangementet i, gjør vi det vi kan for å gi deltakerne en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang. En forutsetning for å lykkes enda bedre med neste arrangement er at man vet hva man kan forbedre seg på. Derfor må man spørre deltakerne – og det gjør man enkelt med et påmeldingssystem.
Et profesjonelt påmeldingssystem lar deg sende ut evalueringer i etterkant av arrangementet. Deltakerne kan komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt.
En hybridkonferanse byr på mange ting som er uvant, både for arrangør og deltakere. Svarene du får, gir deg muligheten til å justere og forbedre ditt neste hybride arrangement og dessuten få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.
For å kunne sende ut evaluering etter endt arrangement, må du ha oversikt over hvem som faktisk deltok, noe som tar oss over på neste punkt.
4. Du må raskt kunne sende informasjon til fysiske deltakere hvis det blir behov for smittesporing
Alle arrangementer må ha obligatorisk påmelding og kontroll på hvem som faktisk kommer. Med QR-innsjekk i et godt påmeldingssystem har du full kontroll på hvem som deltok på hybridarrangementet ditt.
Dersom det i etterkant blir nødvendig å kontakte deltakere i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt smitte, kan du raskt og enkelt sende ut SMS til alle som var til stede fysisk.
Et påmeldingssystem gjør det dessuten enkelt å skille mellom digitale og fysiske deltakere ved påmelding, slik at du får samlet inn riktige kontaktopplysninger.
Les også: Proviso hjelper Røde Kors med å digitalisere årets julelunsj
5. Du må kunne ha all data og historikk samlet i samme system
Mye av nytteverdien i å bruke et påmeldingssystem ligger i at man til enhver tid har alt på ett sted og alltid oppdatert. Dette gjelder selv om du lager et hybridarrangement. Det er viktig å ha all deltakerinformasjon samlet på ett sted – både for historikk, samtykker, oppfølging av deltakerne i etterkant, og lagring i eget CRM-system eller økonomisystem.
Konklusjon: Bruk påmeldingssystemet som normalt
Selv om møteplassen er en hybrid av digitalt og fysisk, er det akkurat like viktig å administrere arrangementet på en måte som gjør at du kan skape en best mulig opplevelse for deltakerne dine, ha full kontroll på detaljene og informasjonen, og ha alt samlet i ett eneste system.
Med andre ord har du som arrangør fortsatt like mye bruk for et påmeldingssystem selv om en del av møtet holdes ved hjelp av en videokonferanseløsning. Det er akkurat like viktig med invitasjon, enkel registrering, betaling, evaluering, etc. – nå som ellers!
Påmeldingssystemet er dessuten det naturlige koblingspunktet for alt som må på plass av utstyr for å få den digitale delen av arrangementet til å flyte.
