Vi lever i en verden som flommer over av digitale apper og verktøy. Vi bruker selv både mobil og datamaskin på jobb, og er aktive på flere enn ett sosialt nettverk. Også event-bransjen har blitt digitalisert de siste årene. Så enten du er profesjonell event-planner eller skal planlegge din første konferanse - her er 6 digitale trender for arrangementer i 2016.
1. Live-streaming
Live-streaming som konsept har vært brukt i flere år. Flere bedrifter har benyttet seg av live-streaming for å engasjere deltakere i sine hjem eller på sitt kontor. Men det siste året har flere innen event-bransjen også fått øynene opp for denne type deltakelse. Ta for eksempel appen Periscope som gjorde det “helt vanlig” å gjøre middagsbordet om til et live studio, med mange tusen interaktive seere. Ikke bare privatpersoner kastet seg over dette, men også firmaer og kjente personer streamet nå eventer og happenings.
Lanseringen av Facebook sin egen live plattform har her til lands blant annet endret hvordan vi får med oss nyhetssaker, som å dekke valget i USA for eksempel.
Mange føler nok at live-streaming truer selve event-bransjen, fordi det krever ikke lengere fysisk deltakelse på et arrangement. Men det åpner også opp for mange muligheter, da flere kan delta til tross for geografiske utfordringer. En god måte å sikre at deltakerne ønsker å møte opp fysisk er å lage en fullstendig opplevelse, slik at deltakerne hjemme får lyst til å møte opp fysisk neste gang.
2. Applikasjoner
Mobilapplikasjoner for eventer har gjort det stort i det siste, også profesjonelle innen event-bransjen tar disse i bruk. Event-apper har ofte to hovedoppgaver:
Dele program og informasjon
Ikke bare sparer du papir, men deltakerne kan få full tilgang til sitt skreddersydde program og informasjon om hva som skal skje. Det er også enklere for arrangøren å endre f.eks tidspunkt for et foredrag, for å så sikre seg at alle programmene oppdateres automatisk.
Networking
Networking og mingling hører hjemme på en rekke eventer. En moderne og nytenkende arrangør gir deltakerne sine enkle verktøy for å gjøre denne delen av arrangementet lekende lett. Her kan arrangøren bidra til å gi mening til introduksjoner og kanskje hjelpe til litt med small talk?
3. Jakt på lokaler
Å jakte på det perfekte lokalet er ikke nytt i event-bransjen. Det finnes flere digitale plattformer som tilbyr lister og oversikter over tilgjengelige lokaler for alle type arrangementer.
Det digitale handlingsmønsteret vårt har endret etterspørsel etter f.eks hoteller ved et arrangement. Tjenester som AirBnB og Uber har gjort deltakerne mer fleksible, og da må event-bransjen følge etter.
Så i jakt på lokaler til ditt neste event, finnes det alternativer til overnatting og transport? Burde du tilby flere muligheter for de forskjellige deltakerne?
Når vi selv reiser så er vi smarte når vi planlegger og legger opp turen. Tenk slik på vegne av dine deltakere og følg med i tiden. Da slipper du kanskje å sitte igjen med en rekke tomme hotellrom.
4. Sosiale ambassadører
Det å dele info og innlegg fra et event på sosiale medier, det er ikke så nytt. Bedrifter som klarer å verve sosiale ambassadører har derimot større rekkevidde og mer suksess med sitt nærvær på sosiale plattformer.
En sosial ambassadør er gjerne en person som er kjent innenfor din bransje eller industri, vedkommende har en rekke følgere og kan kommunisere direkte til en gruppe mennesker du ønsker å nå. Det er viktig at denne personen har et godt forhold til din bedrift eller merkevare, og derfor ønsker å snakke varmt om deg og din event.
5. Digital rekrutering
Rekrutering av midlertidligere ansatte er en utfordring for mange som arrangerer eventer. Man vil gjerne bygge varige relasjoner, men de ansatte er ofte opptatt og kan ikke alltid jobbe på dine kommende eventer. Da må du finne nye - men hvordan?
Det finnes en rekke digitale plattformer som kan hjelpe, alt fra internasjonale sider som Upwork til Finn.no Småjobber. Disse sidene gir deg nyttig informasjon, som referanser og jobbhistorikk. Dette gjør det enklere for de gå finne de rette menneskene, med rett kompetanse og kunnskap.
6. Kontantfri betaling
Selv om de fleste bruker bankkort når de betaler, så er det mange alternativer for enda enklere betaling. (Om mulig). Det finnes egne apper for både billettbetaling for deltakere og f.eks kjøp av mat, spesielt nyttig er disse om du kombinerer dem med andre nyttige verktøy. Men noen ganger skal ikke deltakerne betale for dette, men få det «gratis» av arrangør. Husk at det finnes gode app’er som nå håndterer dette på samme måte som «bonger» ble brukt før!
Da er du også sikret at ikke «bongene» blir gitt bort til de som er igjen helt til siste dansen, men at det personen som har fått dem også bruker dem. Hvis deltaker skal forhåndsbetale for alt som koster penger finnes det flere gode arrangements-verktøy som har betaling som en integrert del ved påmelding. Da kan enten deltaker betale selv med kredittkort eller få tilsendt en faktura som bedriften vedkommende jobber i dekker.
Les også: 5 trender for arrangement i 2018
