I jobben som eventprofesjonell kommer man ikke utenom det å måtte multitaske. Du vet, når du må få unnagjort så mange oppgaver, og så tett på hverandre i tid, at det oppleves som om du gjør «alt» samtidig.
Vi har hørt at det ikke er helt ideelt … men når vi er pokka nødt til å sjonglere med flere oppgaver og tidsfrister samtidig, er multitasking den eneste måten å holde skjema på.
Her får du noen praktiske råd og tips om hvordan du får mer ut av multitaskingen, slik at det ikke blir ett skritt frem og to tilbake.
Multitasking ser ut til å være en dyd av nødvendighet for eventplanleggere som forventes å håndtere flere ulike arbeidsoppgaver hver dag. Utfordringen er å klare å gjøre én ting om gangen, og klare å holde full konsentrasjon på akkurat den oppgaven du holder på med der og da.
Når vi multitasker for ofte, blir det vanskelig å fordype seg – og vi risikerer å misse dypere sammenhenger og mønstre.
I en arbeidshverdag hvor vi bare får flere og flere ansvarsområder og blir mer og mer avhengig av teknologi for å rekke over alt, er det ingen tvil om at multitasking er noe vi bare må mestre.
Enkelte kritiske røster hevder imidlertid at jakten på effektivitet har gått for langt, og at multitasking «sprer seg som en gift til medarbeiderne, dreper kreativitet og fører til angst».
Visstnok er det bare 2 prosent av oss som faktisk er ordentlig god på å multitaske. Vi andre trenger litt hjelp – så her viser vi deg hvordan du kan gjøre det litt enklere å multitaske, slik at det ikke blir så slitsomt og går ut over prestasjonen på jobben.
Ulike former for multitasking
Motsatt av hva mange tror, finnes det flere typer multitasking, blant annet:
Raske bytter mellom arbeidsoppgaver
Det mest slitsomme for hjernen er når du må bytte fra en oppgave til en annen, og især når oppgavene er veldig forskjellige og krever at du kjapt omstiller deg fra én modus til en annen (og noen ganger tilbake igjen). Hver gang du gjør det, koster det deg energi.
Samtidig
Det vi vanligvis forbinder med multitasking, hvor du prøver å få unnagjort to eller flere ting samtidig. Du besvarer e-post mens du er opptatt i møte, eller du taster mens du snakker i telefonen. Her er det folk flest sliter.
Veksling (switching)
Den mest frustrerende formen for multitasking, hvor du må veksle mellom arbeidsoppgaver uten å få gjort dem ferdig først. Eventprofesjonelle som jobber i team, har ofte flere prosjekter gående samtidig og får kjenne veksling på kroppen. Ting dukker plutselig opp, og du må skifte fokus.
Slik multitasker du mer effektivt
Hvilken av de tre formene for multitasking takler du dårligst? Her er 10 grep du kan ta for å best utbytte av det å sjonglere flere oppgaver samtidig:
1. Flere skjermer
Et toskjermoppsett, hvor du jobber på den ene monitoren og for eksempel har e-posten oppe på den andre, gir deg større digital flate å velge mellom og mulighet til å jobbe med flere prosjekter parallelt.
Men det kan også være noen ulemper med å ha flere skjermer til rådighet. Blir du lett distrahert av Facebook eller andre sosiale medier, vil flere skjermer (med flere fristende vinduer) neppe øke produktiviteten din.
Det kan være en idé å dele i to det du jobber med, slik at hver skjerm har hvert sitt tema eller prosjekt. Det gjør det lettere å bytte mellom de to skjermene, slik at du ikke kommer ut av det når du må veksle mellom oppgaver (switching).
2. Bruk smarttelefonen
Hvilken eventprofesjonell er vel uten en smarttelefon? Med den kan du multitaske når du får noen stjålne øyeblikk for deg selv, fra hvor som helst. Gå gjennom alle programmene du bruker på den bærbare eller stasjonære PC-en, og sjekk om de finnes som en app på mobilen. Last ned appene, slik at du kan jobbe mens du er på farten.
Det finnes dessuten gode produktivitetsverktøy, og apper for trening, kosthold, helse og notater, som strømlinjeformer arbeidsprosessene dine og holder orden med ting, slik at du slipper å gjøre det selv.
Med mobilen som prosjektstyrer rett i lomma vil det være lettere å holde styr på alt du skal gjøre, og behovet for å sjonglere masse ulike oppgaver blir mindre. Husk bare på å tilpasse varselinnstillingene, slik at det ikke «plinger» hele tiden. Da vil det bli mer distraherende enn det er til hjelp!
Hvis du gjør mobilen til et arbeidsverktøy, er det forresten lurt å øke sikkerhetsinnstillingene – i tilfelle den blir stjålet eller du mister den.
3. Prosjektstyringsverktøy
Enhver eventprofesjonell som jobber i team, trenger en bedre samarbeidsplattform enn e-post. Prosjektstyringsverktøy tar mye av støyten for alt du må rekke over og huske på i jobbhverdagen. Med slike verktøy kan alle involverte i et prosjekt få oppdatert status på hva alle deltakere gjør, pluss at de enkelt kan komme med innspill.
For eksempel Trello, som er et samarbeidsverktøy som organiserer prosjekter på en digital oppslagstavle. Du får god oversikt over prosjektene du er involvert i, hvem som jobber med hva, og hvor langt prosjektet har kommet i en prosess.
Prosjektstyringsverktøy gir deg også muligheten til å bytte fra ett prosjekt til et annet og er nyttig når enkelte prosjektdeltakere skal samarbeide. Dette gjør at du noen ganger slipper helt å måtte multitaske.
4. Handsfree
Handsfree-enheter er ment å gjøre det enklere og tryggere å prate i mobilen mens du kjører (selv om studier tyder på at vi forstyrres like mye av å bruke handsfree i bilen som vi gjør hvis vi holder mobilen i hånden). Men handsfree gir deg gode muligheter til å multitaske, særlig hvis du sitter i trafikkork, eller dersom du reiser en god del i jobben, men må snakke med folk.
Selv om handsfree først og fremst er beregnet på bilbruk, kan du benytte deg av handsfree når du sitter ved kontorpulten. Da kan du bruke tastaturet, ta notater eller til og med spise lunsj.
5. Kontinuitet
Når du må veksle mellom ulike arbeidsoppgaver, vil du kunne jobbe med bedre kvalitet og økt produktivitet ved å gruppere oppgavene etter prosjekt/event, tema, type, vanskelighetsgrad eller verktøy som trengs for å få dem gjort. Å jobbe i blokker på denne måten gjør at du ikke mentalt må hoppe rundt fra det ene til det andre. Du kan forbli i samme modus, slik at det blir enklere å få unnagjort lignende oppgaver.
Med denne teknikken blir du dessuten mer effektiv, siden du slipper å måtte bytte mellom ulike programmer og verktøy.
6. Gjør mer ut av dødtiden
Enkelte tidspunkt på dagen har mye dødtid, for eksempel når du pendler, er ute på reise eller sitter og venter på at et møte skal begynne. Da kan det være lurt å fiske frem smarttelefonen og få ting unna.
Også enkelte statusmøter kan være en god anledning til å sjekke innom e-posten eller gjøre litt kjapp research, spesielt hvis møtet drar ut i tid og har mange punkter som ikke er så relevant for deg. Ta en kikk på dagen din og se hvor du kan gjøre best nytte av dødtid.
7. Gjør unna oppgaver på autopilot
Siden multitasking kan gå ut over evnen til å gi én oppgave full oppmerksomhet, er det lurt å begynne med oppgaver som ikke krever så mye tankevirksomhet eller innsats – som for eksempel å rydde opp i innboksen.
Enkle hverdagsoppgaver passer perfekt til å multitaskes. Du blir ikke så sliten i hodet, og det blir mindre risiko for å gjøre dårlig jobb. En god huskeregel er at dersom det er noe du gjør hver dag nærmest på autopilot, da vil det helt sikkert gå fint å multitaske det!
8. Huskelister
Å bruke huskelister går aldri av moten. De hjelper deg med å holde styr på alle gjøremålene dine når du må hoppe fra den ene oppgaven til den andre. Med en god huskeliste slipper du å måtte bruke mental kapasitet på hva som er neste gjøremål. Det blir lettere for deg å sjonglere ulike oppgaver, siden du allerede har skrevet ned det neste du må gjøre. Du kaster bare et blikk på listen, så er du i gang igjen.
Det finnes dessuten huskeliste-apper du kan bruke, så som Google Keep og Wunderlist. Med en huskeliste-app kan du skrive ned gjøremålene dine, og du får påminnelser når du skal utføre dem.
9. Tidtaker
Det er lurt å bruke en timer (tidtaker/tidsur), slik at du ikke jobber for lenge om gangen – især når du skal gjøre mange ting samtidig. Å ta tiden kan også være til hjelp når du veksler mellom å gjøre ulike oppgaver. Selv om du ikke rekker å bli ferdig med den ene oppgaven, har du iallfall et stoppunkt å forholde deg til.
I distraksjonens tidsalder er pomodoro-teknikken blitt en populær metode for å styre tidsbruken sin på en mer effektiv måte, spesielt når man multitasker. Teknikken, som blir stadig mer brukt i profesjonelle team, er oppkalt etter det gamle italienske tidsuret formet som en tomat – ‘pomodoro’ på italiensk.
En «pomodoro» er på 25 minutter. I denne perioden skal du kun jobbe med én enkelt oppgave – du skal ikke sjekke e-post/SMS, ta telefonen eller surfe på nett. Når tidsuret ringer, legger du umiddelbart fra deg oppgaven og tar en liten pause på 5–10 minutter. For hver fjerde pomodoro tar du en lengre pause, på 20–30 minutter. Ikke bare gjør denne teknikken deg mer produktiv, det gjør det lettere å holde på med multitasking der du veksler mellom oppgaver.
Pomodoro-teknikken finnes som en veldig brukervennlig app for iPhone- og Android-plattformer.
10. Notatbøker
Ha alltid med deg noe å ta notater på, enten det er en god, gammel papirblokk eller en digital notatbok. Når du får en ny idé eller oppgave, får du skrevet det ned uten at det går i glemmeboka, og du slipper å måtte avbryte oppgaven du holder på med. Dessuten behøver du ikke å bruke kapasitet på å huske ideen som dukker opp – du har den notert ned til du trenger den.
Å jobbe med flere oppgaver samtidig gjør at du slipper å måtte veksle mellom oppgaver, noe som er frustrerende og ofte går ut over produktiviteten. Dessuten blir du i stand til å håndtere to tankerekker samtidig. Hvor ofte viser det seg ikke at vi får de beste ideene mens vi egentlig er opptatt med noe annet?
Konklusjon
Forhåpentligvis vil noen av disse tipsene hjelpe deg med å multitaske bedre i event-jobben, uten at du blir helt overveldet av alt som må gjøres. Men husk på: Når det går i ett hele dagen, med masse baller i lufta, er det viktig at du innvilger deg et pustehull på slutten av dagen, hvor du får koblet av. På den måten får du stresset ned, unngår utbrenthet og klarer å holde det gående.
Det gjelder å finne den rette balansen, særlig når det koker rundt deg og oppgavene tårner seg opp. Da vil du yte bedre og oppnå bedre resultater.
