Hva er et påmeldingssystem?


Hva er et påmeldingssystem?

Helene Stokke | 05. nov 2021
14 minutter lesetid


Hvis du nylig har vært deltaker på et arrangement som du syntes fremstod profesjonelt og smidig i alle ledd, fra du meldte deg på til du fikk tilsendt evaluering i etterkant – da er det veldig sannsynlig at arrangøren benyttet et påmeldingssystem.

De bedrifter, organisasjoner og eventbyråer som lykkes best med å lage møteplasser i dag, enten de er fysiske, digitale eller hybride, har investert i et system som dekker alle behov for effektiv administrering av arrangementer og deltakere. Også kjent som et påmeldingssystem.

 

Gjør det enklere når mennesker skal møtes

Et helhetlig, moderne påmeldingssystem inneholder alle funksjoner man trenger for å administrere arrangementer på en enkel og profesjonell måte.

Verktøyet sikrer at alle arbeidsoppgaver og prosesser rundt arrangementet går lettere og blir ryddigere. Oppgaver du i dag må gjøre manuelt, blir automatisert.

Påmeldingssystemet gjør det mye enklere å planlegge, organisere og gjennomføre et arrangement med alt det innebærer:

  • Sende invitasjoner
  • Håndtere påmelding og betaling
  • Svare på henvendelser
  • Kontakte deltakere
  • Håndtere bestilling og deling av rom
  • Sjekke inn deltakere
  • Gjennomføre meningsmålinger underveis
  • Sende ut evaluering etter endt arrangement

 

Hva er fordelene ved å bruke et påmeldingssystem?

Det er faktisk såpass mange av fordeler ved å bruke et påmeldingssystem at det fort kan bli veldig detaljert og i lengste laget dersom vi skal liste opp alle ...!

Hvis du spør oss, “Hvorfor skal jeg bruke et nettbasert påmeldingssystem til planleggingen og gjennomføringen av arrangementet mitt?”, så vil vi trekke frem tre sentrale suksessfaktorer:

  1. Viktigheten av å fange opp alle detaljer og ha full oversikt
  2. Enkel kommunikasjon med deltaker / alt på ett sted (både for arrangør og deltaker)
  3. Markedskommunikasjon/branding - fremstå profesjonell

 

1. De viktige detaljene

Djevelen ligger i detaljene, heter det seg. Utsagnet tolkes gjerne slik at det er enkelt å bli enig om hovedlinjene, men når enkelthetene skal hamres ut, blir det straks verre.

Når du har planlagt og gjennomført arrangementer, har du garantert fått erfare at detaljene kan ha slagkraft, selv om de er små. Ofte er det detaljene deltakerne husker best, gjerne mer enn selve arrangementet i sin helhet.

Detaljer må fanges opp. Si at en deltaker ønsker å ha med seg noen ekstra, og sender en e-post til dere med spørsmål om det lar seg gjøre. E-posten havner i en overfylt innboks og går under radaren ... og deltakeren får aldri svar.

Hva slags inntrykk gir det av deg som arrangør?

Med et påmeldingssystem kan du enkelt lage gode påmeldingsskjemaer som gjør det enkelt for deltaker å gi beskjed om det de trenger, også det som er utover standard.

Kanskje skal de komme sent eller dra tidlig? Eller ønsker de å delta på deler av konferansen eller å ha med ledsager? Poenget er at de har spesielle behov og gir beskjed om dette. Det er helt avgjørende at dette fanges opp og gjøres noe med.

Når all informasjon dere trenger, til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig i systemet, blir det enkelt for alle involverte og ha full kontroll på sine oppgaver. I tillegg blir mengden interne administrative oppgaver redusert, noe som bidrar til at dere sparer tid.  

Samarbeidspartnere kan få tilgang til informasjonen direkte via påmeldingssystemet, slik at alle er sikre på at det blir fanget opp. 

Detaljer – små, men potensielt utslagsgivende for helhetsinntrykket av arrangementet ...!

 

2. Enkel kommunikasjon med deltaker / alt på ett sted

Effektiv kommunikasjon med deltakere er en forutsetning for at et arrangement skal bli vellykket. Det må være enkelt for påmeldte å komme i kontakt med arrangør – og omvendt.

Når du bruker et påmeldingssystem, er det enkelt for deltaker å ta kontakt og like enkelt for arrangør å svare.

Alt av informasjon om arrangementet legges inn i påmeldingssystemet, og dermed er det lett å videreformidle informasjonen til én eller flere deltakere. Dette gjør at de som melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.

Et påmeldingssystem gir deg mulighet til å kommunisere med deltakere både via app, e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. På samme måte kan deltakere via henvendelser direkte fra påmeldingsskjemaet enkelt ta kontakt med deg som arrangør eller andre aktører knyttet til arrangementet.

Bruker du app når arrangementet nærmer seg, får deltakerne i tillegg servert alt på ett sted og slipper å lete etter tidligere mottatte e-poster og SMS-er. Benytter du digital innsjekk, kan koden som skal brukes ved innsjekk, også legges i appen.

 

3. Markedskommunikasjon/branding

Før du setter i gang med planleggingen, er det et viktig aspekt ved arrangementet som du bør få på plass – nemlig brandingen.

Bidrar den grafiske profilen på arrangementet ditt til å bygge opp under din merkevare, og inntrykket du ønsker at deltakerne skal sitte igjen med?

Dersom deltakerne ser at din grafiske profil går igjen som en rød tråd i alt av materiell på arrangementet, fremstår du allerede her ytterst profesjonell som arrangør. Ikke minst vil det å fremstå som profesjonell, med et tydelig budskap, kunne gi deg flere deltakere – ved at du når ut i markedet med større gjennomslagskraft.

Ved hjelp av et godt påmeldingssystem kan du enkelt innarbeide bedriftens grafiske profil i invitasjon, påmeldingsskjema, nettside for arrangementet og alle andre elementer som henger sammen både med hensyn til branding og logikk.

Den grafiske profilen er bedriftens ansikt, og bør behandles som det også når du lager arrangement.

 

Suksess kommer ikke av seg selv ...

… enkelte ganger trenger man drahjelp fra brukervennlige digitale løsninger!

Bruker du et godt nettbasert påmeldingssystem når du planlegger og gjennomfører arrangement, blir ingenting overlatt til tilfeldighetene. Du fanger opp alle detaljer, kommuniserer enkelt med påmeldte hele veien, og både du og deltakerne har alt på ett sted.

Bruker du attpåtil et markedsledende påmeldingssystem, har du et dedikert supportteam bak deg, som står parat til å hjelpe deg med hva enn du måtte lure på eller plages med.

Enkelt og greit: Et påmeldingssystem hjelper deg med å lage et arrangement som er profesjonelt gjennomført og kvalitetssikret – i alle ledd.

 

Hva koster et påmeldingssystem?

En leverandør av et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem bør tilby en prismodell som er enkel og fleksibel. 

I Proviso har vi følgende modell: Du velger den pakken med de modulene du trenger, og oppgir forventet antall deltakere per år. 

Når vi inngår avtale, betaler du et engangsbeløp i oppstart/etablering/opplæring og deretter et fast månedsbeløp så lenge avtalen løper. Alle avtaler gjelder for ett år, deretter har de tre måneders løpende oppsigelse. 

Du kan når som helst endre pakke, antall deltakere per år eller utvide antall lisenser. Du kan administrere egne lisenser.

Dersom du bare har ett arrangement du trenger hjelp til, setter Proviso sammen de tjenestene du trenger, og gir en fast forhåndspris for produksjon + pris pr. deltaker som gjelder kun på det arrangementet. Forutsigbart og enkelt!

 

Hva bør du se etter i et påmeldingssystem?

Det finnes mange verktøy for planlegging og gjennomføring av arrangementer, men ikke alle kan brukes av både bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere.

For å gjøre beslutningsprosessen litt enklere for deg, gir vi deg her noen praktiske tips til hvordan du velger et påmeldingssystem som er riktig for din bedrift.

 

1. Gjør systemet det enklere å melde seg på?

Et godt påmeldingssystem skal bidra til at du får flest mulig deltakere på ditt arrangement. Derfor må løsningen gjøre det enkelt å lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, og i tillegg tilby et fleksibelt påmeldingsskjema som gjør det enkelt å fange opp deltakernes ulike behov på et detaljert nivå.

Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet.

 

2. Har systemet en enkel og trygg betalingsløsning som sikrer inntektene?

På arrangementer med mange deltakere er det gjerne store beløp som skal samles inn.

Påmeldingssystemet du velger, skal gjøre det enkelt for deg å følge opp økonomien og sikre inntektene. Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.

Et godt påmeldingssystem har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.

Dermed slipper du tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter på dine arrangementer, kurs og møter.

 

3. Er systemet tilgjengelig som app?

Et godt påmeldingssystem skal tilby både deg og deltakerne dine en egen app for arrangementet, som gir dere full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen.

I appen for deg som bruker av påmeldingssystemet finner du all informasjon om alle arrangementer og alle deltakere. I appen for deltakere finner de all informasjon på ett sted og får mulighet til enkelt å kommunisere både med deg og andre deltakere.

Med app i påmeldingssystemet kommer du tettere på deltakerne dine og får gitt dem enda større utbytte av arrangementet.

 

4. Er systemet fleksibelt og enkelt å bruke?

Et godt påmeldingssystem skal ha brukervennlige og fleksible løsninger som skreddersys etter behov, slik at alle som jobber med arrangementet internt, enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.

Dessuten bør systemet være nettbasert, slik at du og teamet ditt får tilgang til all planleggingen og alle funksjonene uansett om dere er på kontoret, på farten eller hjemme.

Et helhetlig påmeldingssystem er utviklet med responsiv design og lar deg opprette en mobilvennlig hjemmeside for arrangementet. Slik får deltakere enkelt tilgang til all verdifull informasjon på ett sted, via nettbrett eller mobil.

En profesjonell leverandør av et påmeldingssystem vil dessuten gi deg full tilgang til et supportteam, slik at du alltid er trygg på at du raskt får kyndig hjelp.

 

5. Kan løsningen enkelt integreres med andre systemer dere bruker?

Når du velger påmeldingssystem, sørg for at løsningen enkelt kan integreres med andre systemer bedriften benytter.

Når man lager arrangement, er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig informasjon om deltakerne – og informasjonen må være oppdatert. Slik er det ikke alltid, fordi systemene ikke snakker med hverandre. Samme informasjon blir ofte tastet inn manuelt gjentatte ganger, i CRM-systemer, påmeldingssystemer, økonomisystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, etc.

Gode systemer som snakker sammen, gir bedre kvalitet på bedriftens data, sparer dere for mye tid og (dobbelt)arbeid, og reduserer dessuten feilkilder og etterslep av manglende oppdateringer.

Med systemer som er samkjørte, vil dere dessuten få bedre kontroll på personvernreglene (se neste punkt).

 

6. Hvordan sørger leverandøren av systemet for å ivareta personvernet?

I 2018 trådte EUs nye personvernregler i kraft, noe som innebærer at alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, får et større ansvar for å sikre opplysningene de behandler i forbindelse med arrangement.

Når du bruker et påmeldingssystem, betror du persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR-lovgivningen og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.

Når du kan vise til at du ivaretar personvernet, legger du grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.

 

7. Samsvarer prisen med nytteverdien?

Som nevnt ovenfor, bør påmeldingssystemet du vurderer å investere i, ha en prismodell som er enkel og fleksibel. Du skal ikke ende opp med å betale for funksjonalitet dere aldri vil få bruk for.

Enten skal du ha mulighet til å velge den versjonen som passer bedriften din best, og betale en fast månedlig sum basert på volum. Eller så skal du kunne plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.

 

8. Blir påmeldingssystemet løpende utviklet og tilpasset markedsbehov?

Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden, noe det siste halvannet året har vært et bevis på. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.

Før du bestemmer deg for hvilket system du skal velge, bør du derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.

Tenk på å finne en leverandør dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene vokser.

 

9. Hvor god oppfølging og support får du?

Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilket påmeldingssystem de skal investere i, glemmer å sjekke ut følgende faktor grundig nok: Hvor godt blir vi som brukere fulgt opp av leverandøren?

Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg som bruker. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring eller har gjort noe feil – da må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få kyndig hjelp der og da, på norsk. Leverandøren må skjønne nøyaktig hva slags problem du hanskes med, og gjøre sitt ytterste for å løse det for deg.

En profesjonell leverandør skal hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av arrangementer.

 

Oppsummering: bedre tid, bedre kontroll, bedre arrangementer

Uten et digitalt system tar påmelding og håndtering av deltakere et stort jafs av arbeidstiden.

Et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem gjør deg til en langt mer effektiv arrangementsplanlegger. Du slipper å kaste bort tid som du helst skulle brukt på å få unna alle de viktige oppgavene som ligger i kø.

Kort og godt sparer du masse tid (og dermed penger), fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig.

Hvis du ønsker å få vite mer om hvordan et påmeldingssystem fungerer, ta kontakt med oss for en prat om hvordan du kan få alt satt i system, i én og samme brukervennlige løsning.

 

Lyst til å bruke påmeldingssystemet Proviso helt gratis?

Har du julebord, årsmøte, seminar, kick-off eller et annet arrangement på gang? Nå kan du faktisk bruke Proviso-systemet kostnadsfritt på ditt neste arrangement!

 

New call-to-action

 

Hva er et påmeldingssystem?
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Prøv Proviso kostnadsfritt i 14 dager!

Proviso hjelper deg å administrere ditt arrangement fra første påmelding til siste evaluering.

Prøv gratis