Ønsker du å arrangere vellykkede eventer effektivt? Da bør du trene opp de rundt deg som skal bidra til å tenke som event-plannere!
Selv om event-plannere ofte har ansvaret som prosjektleder alene, har de som regel flere medarbeidere i teamet rundt seg som skal hjelpe til. Om du kun holder arrangementer for ansatte i bedriften din eller om du arrangerere større eventer, så vil et godt team være nøkkelen til suksess.
Tenk som en profesjonell
Selv om planlegging av eventer kanskje ikke står i stillingsbeskrivelsen din så trenger det ikke være noe du gruer deg til. Tenk som en profesjonell event-planner og sett krav! Planlegging tar tid, defor må du sette av tid i arbeidsdagen din. Sørg for å ha tilgang på mennesker som kan bistå, samt verktøy som hjelper deg med planleggingen. Pass på at budsjettet ditt er realistisk. Om du må du gjøre kutt i siste liten, på viktige deler, så vil arrangementet lide.
Positiv kommunikasjon
Snakk med teamet ditt hele tiden. Sørg for å ha en kultur innad som oppmuntrer til ærlig og åpen kommunikasjon, det vil du få mye igjen for. Det vil blant annet sørge for at teamet ditt tør å komme med gode forslag og ideer, eller ta opp problemer eller utfordringer, slik at dere kan løse dem umiddelbart.
Bruk dine styrker
Om du skal danne et event-team innad i bedriften, så vil mest sannsynlig disse menneskene ha helt andre arbeidsoppgaver til daglig. Kartlegg hvilke interesser og styrker dine kollegaer har, slik vil du enklere kunne delegere arbeidsoppgaver eller plassere dem i roller som de mestrer bedre.
Tid er penger
Tidsklemma er noe de fleste opplever, og det er viktig for bedriften at andre arbeidsoppgaver ikke lider selv om dere planlegger et arrangement. Ved å sette en klar tidsramme for planleggingsperioden, samt benytte seg av verktøy som effektiviserer prosessen, vil både du, ditt team og bedriften bli fornøyd.
Lær av nye erfaringer
Sist, men ikke minst, analyser og lær av deres erfaringer. Profesjonelle event-plannere har ett mål: fornøyde deltakere og kunder. Det får man ikke før man tar lærdom av sine erfaringer og ved å få tilbakemelding på hvordan deltakeren faktisk oppfattet arrangementet. Etter at arrangementet er overstått, analyser prosessen; Hva gikk galt? Hva gikk bedre enn forventet? Hva burde dere gjøre annerledes neste gang? Sørg for å få tilbakemelding både fra kunder og deltakere, begge deler er viktig!
Ved å ta lærdom av hele prosessen og hele tiden ønske å bli bedre, så vil dere kunne bli et team med event-plannere hele gjengen!
