Planlegging og forberedelser av et arrangement er ofte en kaotisk tid. Det spiller ingen rolle om det er et seminar, en konferanse, et networking event eller andre møter du skal stelle i stand, det er alltid mange baller å holde i luften samtidig. Hvordan skal du klare alt dette og sørge for at det hele blir en stor suksess?
Du må sette ting i system, men dette tar tid. Å starte fra bunnen av, finne ut hva det er du skal ha oversikten over, hvordan du skal hente inn all informasjonen og hvem som skal gjøre hva. Man kan bli grå i håret av mindre.
Dette er grunnen til at mange bedrifter velger å ta i bruk et event management-system. Vi har laget en liten oversikt over de aller beste grunnene til hvorfor du skal gjøre det samme ved neste arrangement.
1) Du sparer deg for mye tid og penger
Et slikt system gjør at arbeidet går mye enklere og prosessen blir mer oversiktlig. All informasjonen du måtte trenge finner du i systemet tilgjengelig til alle tider. Det blir enkelt for alle som er involvert internt å se hva deres rolle er og hva de skal gjøre. Dette reduserer også interne administrative oppgaver.
2) Forbedre registreringsprosessen
Event management-systemer gjør registreringsprosessen enkel. Det vil alltid være viktig å samle så mye informasjon som mulig om deltakerene. Samtidig vil du at dette skal oppleves så smidig som mulig for de du kommuniserer med.
3) Enkelt kommunisere med deltakere før arrangementet
All informasjonen om møtet legges inn i systemet slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som ønsker å komme får en bedre opplevelse og kan møte forberedt. Du får mulighet til å kommunisere med deltakere både per e-post og SMS slik at du er sikker på at du når de du trenger å nå. Er det endringer i arrangementets tid eller sted er det viktig å varsle deltakere i god tid. Dette gjøres enkelt og raskt når du har et slik system for hånden.
4) Kvalitetssikring av alle ledd
I slike systemer får du også mulighet til å lage maler raskt og enkelt. Disse kan så justeres ut i fra ulike behov. Har du mange like møter kan du enkelt hente frem disse malene og redigere de med ny dato og agenda.
Tidkrevende oppgaver som invitasjoner, registrering, kommunikasjon og evaluering av arrangementet går raskt og håndteres effektivt. Bedriften får også tilgang til all informasjon til enhver tid på nett. Om du vil vite mer om hvordan et event management-system fungerer, så da kontakt med oss og få en gratis demo av Proviso Event.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
