I dagens digitaliserte samfunn forventer deltakerne dine gode brukeropplevelser og digital skreddersøm. Folk flest blir overeksponert for innhold på nett og har gjort det til en kunst å ignorere informasjon og budskap som ikke er relevant for dem.
Deltakerne dine har ulike behov både før, under og etter et arrangement, og de forventer at du som arrangør skreddersyr opplegget. De vil helst slippe å måtte lese gjennom en hel masse generiske meldinger for å finne den informasjonen som gjelder dem – og ikke minst å måtte svare på ting som ikke har noe med dem å gjøre.
Gjennom et påmeldingssystem har du mulighet til å kommunisere direkte og målrettet med deltakerne dine – i forkant, underveis og i etterkant av arrangementet – på slik måte at de føler seg sett og ivaretatt.
Vi gir deg 4 tips til hvordan du kan kommunisere enda mer målrettet mot deltakerne dine.
1. Del deltakerne inn i kategorier og skreddersy kommunikasjonen
Ved å dele deltakerne opp i ulike kategorier (ansatte, medlemmer, ikke-medlemmer etc.) er det mye enklere å samle inn nødvendig informasjon. Det er også enklere å kommunisere informasjon målrettet mot ulike grupper både før, under og etter arrangementet.
Du kan stille spørsmål og be dem melde seg på kun det som er gjelder for den kategorien de tilhører (i stedet for å stille alle spørsmålene til alle og be dem svare nei på det som ikke gjelder dem).
Når du deler deltakerne inn i kategorier, kan du enkelt filtrere og “snakke” direkte til hver spesifisert gruppe etter at de er påmeldt.
I tillegg kan du sørge for at henvendelser og spørsmål fra deltakerne før arrangementet blir fordelt til forhåndsdefinerte fagpersoner. På denne måten får de et mer tilpasset svar enn hvis samme person hos dere skal svare på alt.
Ikke nok med det: Med deltakerkategorier kan du enklere tilpasse selve programmet med parallelle sesjoner og eventuelt gruppearbeid. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.
2. Målrettet evaluering
Å sende ut evaluering i etterkant av arrangementet gir deg nyttige innspill på godt og vondt, slik at du vet hva du skal gjøre mer av – og eventuelt hva du bør korrigere neste gang du har et tilsvarende arrangement.Sender du evalueringen til alle, eller kun til de som faktisk kom?
Blir man bedt om å svare på en spørreundersøkelse om hva man synes om arrangementet som nettopp var, og man faktisk ikke engang deltok på det … da begynner man å lure på om arrangør egentlig har kontroll. Det bidrar iallfall ikke positivt til helhetsinntrykket!
Med evalueringsmodulen i et avansert påmeldingssystem kan du enkelt innhente tilbakemeldinger og samle inn informasjon i etterkant av arrangementet – fra de som faktisk møtte!
3. Tilpasse priser og hotell/transport
Skal noen grupper betale og noen ikke? Kanskje er det gratis for egne ansatte/foredragsholdere, mens øvrige deltakere skal betale?
Hvorfor skal de som ikke skal betale noe, se dette?Også hotell kan spesifiseres per kategori. Kanskje ønsker du å skille litt hvor de ulike deltakerne skal ha mulighet til å bestille seg rom, eller det er ulike betingelser (ansatte skal helst på samme hotell og kanskje ikke betale for rommet, etc.). Eller kanskje du skal oppgradere noen?
Alt dette kan tilpasses i et godt påmeldingssystem og gjøres allerede ved registrering..
4. Unike lenker (url) til hver kategori
Kanskje du ønsker at de som tilhører ulike kategorier (ansatt, VIP eller annet), ikke skal vite om hverandre eller se hverandres informasjon?
Da kan du til og med lage lenker (egne url) til hver enkelt kategori. Dette fungerer da som helt adskilte påmeldingsskjemaer for deltakerne, mens det for arrangør samles under ett og samme arrangement.
Konklusjon
Et moderne påmeldingssystem gir deg gode muligheter til å kommunisere målrettet med deltakerne dine.
For best mulig å ta vare på deltakernes ulike behov (og dine behov for å få inn nødvendig informasjon) oppfordrer vi deg som arrangør til å dele deltakerne inn i ulike kategorier allerede når de registrerer seg.
Du trenger ikke vise alt til alle eller be alle svare på ting som ikke er relevant. Og du kan enkelt tilpasse, slik at bare ønsket informasjon er synlig for dem du ønsker skal se den.
Med digital, målrettet kommunikasjon gjennom et påmeldingssystem får du deltakerne til å føle seg spesielle og godt ivaretatt.
