La påmeldingssystemet gjøre jobben mens du er på ferie

Du har arrangementer som skal avholdes rett etter at ferien er over … men først skal du koble helt av. Umulig? Nei, ikke med det rette hjelpemiddelet. 

Ett av våre budskap i Proviso er at et profesjonelt påmeldingssystem hjelper bedrifter med å lage vellykkede arrangementer – på en enklere måte. 

Men la oss være mer konkret: Hvordan kan du som arrangør få et påmeldingssystem til å utføre mange av oppgavene dine – slik at du kan ta ferie, i trygg forvissning om at alt er i rute inn mot arrangementet?

Her får du noen gode eksempler på hvordan Proviso-systemet kan gjøre jobben for deg, enten du forserer sherpatrappen på Reinebringen eller tar livet med knusende ro langs strandpromenaden i Rethymnon …!

1. Tidsinnstilte, presise utsendelser

Har du “kjente” deltakere? 

Du kan gjøre alt klart i påmeldingssystemet med e-postinvitasjoner og påmeldingsskjema og la systemet sende ut på en angitt dato frem i tid.

Trenger du å sende ut informasjon når det nærmer seg?

Du kan tidsinnstille utsendelser både på SMS og e-post og sende til definerte kategorier og/eller statuser.

Ønsker du å sende en påminnelse til de som er invitert, men som ikke har svart? 

Systemet vet hvem det er, og kan sende kun til disse, ikke til alle (det er ganske irriterende å få påminnelser på noe man har gjort ...).

Kanskje du trenger å sende program, informasjon om hotell eller andre ting til alle som er bekreftet påmeldt når det nærmer seg?

Systemet gjør også dette helt automatisk – systemet vet hvem som er påmeldt og bekreftet på akkurat det tidspunktet du ønsker å sende ut.

Tips: Har du et arrangement som er åpent for alle, kan det være en god idé å publisere en innbydende hjemmeside, promotere denne på gitte intervaller utover sommeren i sosiale medier og eventuelt andre steder, og selvsagt holde åpent for påmelding gjennom hele perioden.

2. Automatisk oppfølging av deltakerbetalinger

Hvis det er betaling på arrangementet, gjør systemet all oppfølging her også, helt automatisk. Enten kan deltakere betale løpende med Vipps eller kredittkort, eller systemet kan sende ut faktura ved påmelding eller på et tidspunkt du har angitt. 

Du velger selv forfallsdato, og dersom noen er trege med å betale, sender systemet sender ut påminnelser gjennom sommeren.

Hvis økonomiavdelingen ønsker å følge med på dette selv, kan du bare generere en lenke til en side som viser alle deltakerbetalinger, så kan de selv følge med mens du er på ferie.

3. Deltakerapp og/eller evaluering klargjort på forhånd

Hvis du tenker å bruke en deltakerapp på arrangementet, sende ut evaluering eller annet, kan du produsere elementene før du tar ferie og tidsinnstille disse. Slik har du litt mindre å tenke på når ferien er slutt og arrangementet straks skal avholdes.

Les også: Planlegger du et større arrangement til høsten? Dette må du ha på plass før du tar ferie!

4. Partnere holder seg selv oppdatert

Hvis det er flere partnere involvert i arrangementet (hotell, matleverandør, konferansested, m.m.), kan du enkelt sende dem lenke til deltakerlisten. (Men husk å ikke ta med mer informasjon enn de trenger, av GDPR-hensyn.) 

Du velger selv hvor lenge lenkene skal være gyldige, og partnere kan selv følge med på utviklingen av påmeldinger og det de trenger for å planlegge, uten at du må oppdatere dem fortløpende.

5. Du følger med via brukerappen, hvor enn du er

Har du lastet ned Proviso brukerapp, kan du selv (hvis du ønsker å følge med når du har ferie) når som helst ta en titt innom fra mobilen for å se hvordan ting utvikler seg.

Og husk – hvis du har bestilt et eksternt arrangementssted eller hotell, er det ekstra viktig å følge med på påmeldte deltakere. Det kan nemlig være dyrt om du ikke får avbestilt/redusert hvis du ikke får nok deltakere. (Eller synd om du ikke har plass nok hvis du får flere påmeldte enn forutsett.)

En annen fordel med Proviso brukerapp: I innspurten før arrangement er du nok mindre på kontoret foran PC eller Mac. Da er det veldig lettvint å kunne å kommunisere direkte med én eller alle deltakere på e-post og SMS, fra hvor du måtte være.

Les mer om Proviso brukerapp: Med ny Proviso brukerapp kan du sjekke inn deltakere digitalt – direkte fra egen mobil

Hva foretrekker du – jobbe i ferien eller få jobben gjort for deg i ferien?

En undersøkelse fra NHO viser at halvparten av oss jobber mens vi har ferie. Som arrangør kan du sikkert kjenne deg igjen i det feriemodus-ødeleggende stresset over å være koblet på jobben når du egentlig skal lade opp batteriene.

Med Proviso kan du lene deg tilbake og nyte nuet der du er, uten at tankene kverner om alle tingene du må huske på og få unnagjort. 

Da kommer du på jobb igjen med ny giv, klar til å gønne på med et arrangement som blir en knallsuksess!