4 grunner til at du sparer penger på å bruke et påmeldingssystem

Et nettbasert påmeldingssystem har mange funksjoner som gjør det mye enklere å håndtere deltakerne, inntektene og all logistikk rundt arrangementet. Dette er med på både å eliminere og forhindre mange unødvendige kostnader.

Her får du fire grunner til at et godt og funksjonelt påmeldingssystem sparer deg penger.

1. Du bruker MYE mindre tid!

Mange bedrifter og organisasjoner administrerer arrangementene sine med Excel, lister på papir og systemer som ikke kan snakke med hverandre. Er du en av disse? I så fall har du garantert erfart at rotete, manuelle prosesser tar et stort jafs av arbeidstiden.

De som derimot tar i bruk et påmeldingssystem, oppdager fort at arbeidet med å håndtere deltakerne går så mye enklere – og så mye raskere.

Med et godt, moderne påmeldingssystem – som enkelt kan kobles opp med andre systemer bedriften benytter – får du 100 prosent kontroll på alle detaljer, og alt på ett og samme sted. Dermed kan du faktisk halvere tidsbruken.

Kort og godt sparer du masse tid, fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig. Tid spart er penger tjent.

2. Du unngår å betale en formue i no show-gebyrer

Mange bedrifter og organisasjoner som skal avholde arrangementer, klarer ikke å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister. Dermed må de punge ut med masse penger i no show-gebyrer. No show-gebyr vil si at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for opprinnelig bestilling.

Et påmeldingssystem hjelper deg med å unngå eller redusere no show-gebyr, på følgende måte:

Deltakere kan bestille hotell samtidig som de registrerer seg. Ved å gi de internt som sitter på hotellbestillingen, tilgang til påmeldingssystemet, kan disse hele tiden følge med på faktisk antall og redusere/tilpasse bestillingen deretter.

Også hotellet kan få direkte tilgang til systemet, slik at de tidligere har full oversikt over det reelle tallet.

Her er det store summer å spare!

Les også: Det kan være dyrt å ikke ha et påmeldingssystem

3. Du får flere deltakere – og dermed høyere inntekter

Dersom det ble færre påmeldte enn du hadde tatt høyde for, kan kostnadene for arrangementet bli høyere enn inntektene. I verste fall må arrangementet avlyses, men påløpte kostnader må likevel betales.

Et av de store fortrinnene ved et godt påmeldingssystem er at det gjør det enkelt for deltakerne å melde seg på arrangementet ditt. Jo enklere det er å melde seg på arrangementet, desto flere påmeldte – og bedre inntjening. Enkelt og greit.

Med et godt påmeldingssystem kan du lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, med tilpassede og fleksible påmeldingsskjemaer tilpasset målgruppen. Også dette bidrar til at du sparer tid, som igjen gjør at du får lavere kostnader totalt.

Som alle arrangører vet: Ikke alle som melder seg på, dukker opp på arrangementsdagen. For å sikre at flest mulig av de registrerte faktisk kommer, er det viktig å kommunisere fortløpende med dem – helt frem til dagen for arrangementet. Et godt påmeldingssystem gir deg en effektiv kommunikasjonsløsning, hvor du på e-post eller SMS kan sende informasjon, påminnelser, teasere, osv. til ulike grupperinger blant deltakerne.

4. Du får hjelp til å sikre inntektene

Arrangementet ble en suksess, og nesten alle som hadde meldt seg på, møtte. Herlig! Nå gjenstår det bare å få samlet inn alle pengene …

Dét er ofte lettere sagt enn gjort. Hvis du har hatt ansvar for arrangementer med mange deltakere, har du nok en viss erfaring med hvor mye tid som går bort til å følge opp inntektene. Trege betalere fører ikke sjelden til tapte inntekter.

Et godt påmeldingssystem har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.

På den måten slipper du å måtte bruke masse arbeidstid (og dermed tape penger) på å sende ut betalingsoppfordringer.

Oppsummert: En lønnsom investering

Gjennom å bruke et påmeldingssystem blir du som arrangør tvunget til å tenke gjennom og planlegge på en mer strukturert måte enn ellers. Det blir lite ad hoc-oppgaver, og alt henger sammen. Totalt sett gir dette

• Mindre rom for feil
• Sparte kostnader
• Flere og mer fornøyde deltakere (som igjen gir økte inntekter)

Et påmeldingssystem kan forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og potensielt dårlig omtale og påfølgende omdømmetap.

Ikke minst sparer du masse tid. Bruk den til å skape mer av de gode opplevelsene!