Å ha ansvaret for arrangementer er en krevende oppgave, selv for den som har stelt i stand møter og konferanser siden lenge før eventteknologi og digitale arrangementssystemer ble “allemannseie”.
En haug med detaljer skal på plass, mange hensyn skal tas, og ulike aktører må koordineres fra begynnelse til slutt.
I vår nye rapport Tempen på arrangementsbransjen 2019 spurte vi i Proviso et utvalg av norske bedrifter om hva de mener er deres største utfordringer når de lager arrangement.
La oss se nærmere på hva respondentene svarte, og hvordan disse utfordringene kan håndteres effektivt.
Utfordring 1: Sikre at løpende endringer blir fanget opp
Rundt 60 % av respondentene svarte at det å fange opp løpende endringer er den største utfordringen de møter på når de forbereder arrangement.
Dette resultatet er helt i tråd med de erfaringer vi i Proviso har gjort oss. Det oppstår alltid endringer underveis inn mot arrangementet, enten det er ombooking av rom, endring i navn eller mer å betale eller penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta, osv.
Å ha full kontroll på alt dette er ikke bare utfordrende, det stjeler tid og ressurser man egentlig skulle ha brukt på å gjøre selve arrangementet så bra som mulig.
Utfordring 2: Markedsføre arrangementet / få nok deltakere
Når stadig flere bedrifter og organisasjoner avholder arrangementer, blir det stadig mer rift om deltakere. Å trekke nok folk er naturligvis en avgjørende faktor for å lykkes med arrangementet.
Følgelig er det ikke overraskende at arrangørenes nest største utfordring er å markedsføre arrangementet og få nok deltakere.
I dagens arrangementsmarked er det ikke bare-bare å få sitt arrangement til å skille seg ut i mengden. Kanalene man kan promotere arrangementet i, er så mange at det er lett å bli overveldet.
Utfordring 3: Håndtere individuelle behov og ønsker på en effektiv måte
Den tredje største utfordringen arrangørene oppgir at de har, handler i likhet med første punkt om å ha oversikt og kontroll.
Mange deltakere på konferanse og andre arrangementer har spesielle ønsker og behov som de gir beskjed om idet de melder seg på. Den store utfordringen ligger i å fange dette opp – og ikke minst ageres på.
Individuelle behov dreier seg om mer enn å ta høyde for matallergier eller å sørge for god tilrettelegging for rullestolbrukere. Det kan også være noen som bare ønsker å delta på deler av konferansen, noen som vil ha med seg noen ekstra, eller som kommer litt sent.
Å klare å fange opp disse innspillene fra påmeldte på en god måte er ikke enkelt dersom man bruker de “gode gamle” Excel-arkene ...
Les også: Gjør du nok for å engasjere deltakerne dine?
Utfordring 4: Kommunikasjon med deltakere før, under og etter arrangementet
Effektiv kommunikasjon med deltakere er ikke bare en forutsetning for å gi deltakerne en god opplevelse og overordnet lykkes med arrangement, det danner også grunnlaget for at arrangørenes største og tredje største utfordring skal bli betydelig mindre.
Deltakere har alltid spørsmål og ting de lurer på, og det bør være enkelt for dem å finne og få svar. Men igjen, baserer man deltakerhåndteringen på manuelle prosesser og kommunikasjon spredt rundt i ulike systemer, blir det både tid- og ressurskrevende å kommunisere løpende med påmeldte gjennom hele deltakerreisen.
Utfordring 5: Finne og benytte gode arrangementssystemer
Hvis dere bestemmer dere for å investere i et digitalt system for administrering av arrangement, vil dere fort oppdage at det er mange tilbydere i markedet. Funksjonalitet, egenskaper og kostnader varierer mye, og det kan være lettere sagt enn gjort å finne et arrangementssystem som dekker alle behov.
Èn ting er at prisen skal samsvare med nytten, og at det skal være brukervennlig. En annen er hvor godt du som bruker blir fulgt opp av leverandøren. For at bedriften skal få fullt utbytte av et arrangementssystem, må dere få hjelpen dere trenger, når dere trenger det.
Arrangørutfordringer er til for å løses (med gode digitale verktøy!)
Å sikre at løpende endringer og individuelle behov blir fanget opp og fulgt opp, behøver ikke å være en stor utfordring i 2019. Tvert om; det å ha kontroll på deltakerne og fange opp endringer / individuelle behov kan være både lekende enkelt … og faktisk fornøyelig!
Investerer dere i et profesjonelt arrangementssystem, har dere kommet et godt stykke på vei med detaljkontroll og oversikt. For ikke å snakke om hvor mye tid og dyrebare ressurser dere frigjør i en hektisk planleggingsfase.
Gode digitale verktøy løser mange av de største utfordringene profesjonelle arrangører har.
