Hybridarrangementer – den nye normalen?


Hybridarrangementer – den nye normalen?

Inger Åse Stubben | 09. sep 2020
5 minutter lesetid

hybridarrangementer

Mandag denne uken arrangerte vi årets Øyekontakt-konferanse. Det var topp stemning, og det var mange som var glade for å være på arrangement igjen.

Åpningsforedraget sto Christoffer Omberg for. Sammen med Marius Wang har han på kort tid etablert Oslo Business Forum som en viktig møtearena og kunnskapsformidler for det norske næringslivet. Siden 2016 har de gjennomført syv fysiske konferanser, med nesten 9000 deltakere totalt, og med blant annet Barack Obama som trekkplaster.

Etter å ha arrangert to store online-konferanser med henholdsvis 2500 og 3000 deltakere, har Oslo Business Forum allerede fått verdifull erfaring med virtuelle møteplasser.

I foredraget snakket Omberg blant annet om hvordan man kan lykkes med online-konferanser. Til slutt tittet han inn i den berømmelige krystallkulen og spurte: Hvordan vil fremtidens konferanser se ut, de neste par–tre årene?

Henter inspirasjon fra TV-produksjoner

Da koronasituasjonen satte en stopper for fysiske møteplasser, bestemte Oslo Business Forum seg for å tenke helt nytt og annerledes:

– Når vi arrangerer online-konferansene, så drar vi ikke bare det fysiske over til det digitale. Vi henter inspirasjon fra store TV-produksjoner, som f.eks. Bislett Games, Melodi Grand Prix, Premier League, Champions League, osv.

Blant annet har de benyttet såkalt pre studio, det vil si en sending før selve programmet. Dette gjøres ofte ved store fotballsendinger. Ved hjelp av reportasjer, nedtellinger og spennende gjester og eksperter bygger man opp stemningen til det virkelig skjer.

Andre grep Oslo Business Forum har hentet fra TV-produksjoner, er ...

  • “Raske skift” mellom ulike innslag (videoer, reportasjer, foredrag, paneldebatter, osv.), hvor hensikten er å holde på deltakernes oppmerksomhet.
  • Satelittstudioer fra ulike lokasjoner i inn- og utland.

Kortere oppmerksomhetsspenn

Når man avholder arrangementer på nett, er oppmerksomhetsspennet betydelig kortere enn på fysiske arenaer. Derfor bestemte Oslo Business Forum seg for at online-konferansene skal vare kun en halv dag, mot tidligere to dager.

Også lengden på foredragene er kuttet, fra 45 minutter (normalen på fysiske konferanser) til 20 minutter, maks 25 minutter. Det må hele tiden skje noe på online-konferanser, ellers risikerer man å miste deltakere.

Omberg utdyper:

– Når man sitter foran en PC eller Mac hjemme og begynner å kjede seg, er det veldig lett å bare lukke maskinen og finne på noe annet.

Produksjonen må holde høy kvalitet

På online-konferanser – spesielt de man skal ta betalt for – må det være toppkvalitet på produksjonen. Utvalget av digitale arrangementer og innhold er blitt så stort, og som arrangør konkurrerer du i et globalt marked.

Et annet element som Omberg peker på, er at online-arrangementer blir mye mer «levende» når ikke alt er helt digitalt:

– Når foredragsholderen har muligheten til å se to eller tre ansikter foran seg og få tilbakemeldinger, øker engasjementet hos ham eller henne, og både innholdet og stemningen blir bedre.

 

Les også: Hvordan lage et vellykket digitalt arrangement?

 

Fremtidens konferanser er hybride

Nettopp dette med å kombinere digitale konferanseverktøy med å møtes ansikt til ansikt er noe vi har skrevet om tidligere. Årets Øyekontakt var et hybridarrangement, med både fysiske og digitale deltakere.

Ifølge Omberg er hybridarrangementer kommet for å bli:

– Er det én ting korona har endret på i konferansemarkedet, så vil det å gå fra fysisk til hybrid bli den nye normalen i konferansemarkedet. Hybridarrangementer er et svar på mange av de utfordringene vi har møtt, og de endringene vi har sett komme, når det gjelder bl.a. digitalisering, og bærekraft. Enkelte vil kanskje bare sitte hjemme og følge med på arrangementet, og slippe reisen for å delta.

I panelsamtalen etter foredraget poengterte Omberg at dersom man virkelig skal knekke koden og lykkes med hybridkonferanser, så kan man ikke bare kjøre en livestream fra det fysiske. Skal man virkelig skille seg ut på toppnivå, er man nødt til å tilpasse det som skjer fysisk, til det digitale.

 

Vinnerne i det nye arrangementsmarkedet

Korona har skapt store utfordringer for små og store konferansearrangører i Norge. Overgangen fra det fysiske til det digitale er utfordrende, men skaper også mange muligheter.

Omberg avrundet foredraget med en oppfordring til alle som lever av og for å skape møteplasser og samle mennesker:

– Vi har alle gått gjennom en svært tøff periode, og vi kommer til å gå gjennom en tøff periode, med mye usikkerhet. Men når sånne utfordringer oppstår, så finnes det også muligheter. Jeg er helt sikker på at de selskaper og organisasjoner som har en krystallklar visjon, innovative tankesett internt i bedriften, som er opptatt av å endre seg og klarer å innovere på produktet sitt, de vil klare å skyte fart når vi kommer tilbake til den nye hverdagen.

New call-to-action

Hybridarrangementer – den nye normalen?
Skrevet av Inger Åse Stubben

Inger Åse er leder for vår CST-avdeling, som bl. a. holder opplæring for nye kunder og rådgir eksisterende brukere. Å skape god kontakt med våre kunder har alltid vært fokuset for Inger Åse, slik at de blir trygg på at vi alltid gjør vårt beste for å hjelpe med en smidig prosess med deltakerne. Hun studerte Hospitality Management i England og har hatt praksis i Dubai før hun entret eventverdenen. Inger Åse har organisert arrangementer i inn- og utland og har alltid vært glad i å reise og oppleve nye kulturer. Hun har lett for å bli kjent med nye mennesker – som oftest treffer hun en bekjent rundt hvert et hjørne.

Andre leste også