Flere arrangementssteder har endret sine kanselleringsregler, slik at du trygt kan booke dine møter og arrangementer for neste år – uten å måtte risikere betydelig økonomisk tap dersom du må avlyse kloss inntil eller på arrangementsdato. Men det er visse faktorer du må ta forbehold om.
Et år preget av usikkerhet og tøffe kår for arrangementsbransjen går mot slutten. Hva bringer 2021? Det spørsmålet kan ingen gi et sikkert svar på, men i sist ukes blogginnlegg kommer vi med noen forsiktige spådommer.
Bransjen vår har blitt ekstra tungt belastet som følge av pandemien. Vi som arrangører må nå, sammen med arrangementssteder, gjøre det vi kan for sakte men sikkert å få arrangementsverdenen tilbake til det normale.
Sammen må vi holde oss oppe, bidra og bruke de nære og kjære hotellene/arrangementsstedene – slik at vi kan komme styrket ut at denne tøffe tiden. Mange har et behov for å møtes fysisk nå, etter lange og krevende måneder med kanselleringer eller digitale/hybride møteplasser.
Men det må skje på en trygg og sikker måte, for alle parter.
Hvordan kan din bedrift eller organisasjon planlegge arrangementer for 2021, når alt er så usikkert ...? Hva om dere ender opp med å måtte avlyse like før arrangementet, eller enda verre: på selve arrangementsdagen?
Dette usikkerhetsmomentet tar hoteller og andre arrangementssteder hensyn til også utover neste år – ved å legge til rette for kortere frister for avbestilling og endringer. På den måten kan du som arrangør tilpasse deg den reelle situasjonen når det nærmer seg dato for arrangementet.
Vi anbefaler å ha en god og åpen dialog med hotellet. Samtidig oppfordrer vi deg til å holde dialogen skriftlig. Da er det ingen rom for tolkning, og alle parter vet hva en skal forholde seg til.
Ekstraordinære kanselleringsbetingelser
Hotellene er opptatt av å gi deg som kunde trygghet om at du ikke må betale for mye som du eventuelt ikke kan benytte. Dersom myndighetenes restriksjoner (offentlige påbud/forbud med virkning for din bestilling) fortsatt gjelder på dagen for ditt arrangement, så får du mange steder kansellere helt uten kostnad.
Hotellet kan også komme med alternative løsninger for det eventuelle kanselleringsgebyret, for eksempel at du kan bruke summen av kanselleringsgebyret innen en gitt tid for det neste arrangement på det samme hotellet kanselleringen ble utført.
Hoteller utenfor røde soner og byer kan imidlertid være noe mindre fleksible rundt dette.
Fire sentrale forbehold mht. de endrede betingelsene
- Betingelsene og praksis varierer fra sted til sted.
- Betingelsene gjelder for den kommunen hotellet finner seg i. Det vil si at om du hører til Oslo kommune, men har samling i f.eks. Lunner kommune, så følger hotellet retningslinjene for sin kommune – og tar ikke høyde for at du kommer fra Oslo med andre retningslinjer og anbefalinger å forholde deg til.
- Betingelsene gjelder når restriksjoner fra myndighetene slår inn, og ikke hvis det kun er bedriften som ikke har fått med seg nok deltakere eller har ombestemt seg.
- Betingelsene kan endre seg raskt, i takt med brå endringer i koronasituasjonen som sådan.
Her er et eksempel på ekstraordinære kanselleringsbetingelser, fra Nordic Choice Hotels (reglene deres gjelder tom. juli 2021):
- Gjensidig force majeure helt frem til ankomstdato (når det foreligger myndighetspåbud/-forbud)
- I tilfelle avbestilling kan kvalifiserende utgifter til arrangementet brukes mot kreditt til arrangementer i fremtiden, hvis de skal gjennomføres innen 30. juni.
Viktig å få med seg
Hvis du velger å kansellere en stund i forkant av arrangementet, for eksempel på grunn av bekymring for høy smitte og nye samt strengere restriksjoner, så følger hotellet sine ordinære kanselleringsbetingelser i henhold til signert kontrakt.
Hotellene opererer på forskjellige måter; noen har generelle vilkår, og noen har særegne samt generelle vilkår. Men det er uansett den signerte kontrakten du skal forholde deg til. Der defineres hvilke regler som gjelder for arrangementet.
Hvis tilfellet oppstår at det kommer forbud på arrangementsdato og du har kansellert i forkant, så går ikke hotellet tilbake på sine bestemmelser. Da må du fortsatt betale kanselleringsgebyret i henhold til kontrakt.
Flere tryggende tiltak
Hoteller og andre arrangementssteder ønsker at du skal kjenne deg trygg når du booker neste års møter og konferanser hos dem. Derfor har enkelte av dem gjort det mulig å gjøre om fra fysisk til hybrid, slik at du kan gjennomføre arrangementet, men med færre fysiske deltakere enn først tenkt hvis situasjonen krever det.
Mange hoteller/arrangementssteder har også investert i utstyr som gjør det mulig å streame direkte fra hotellet hvis det blir behov for å gjøre om underveis.
Vi kan hjelpe deg
Som vi ser, endrer ting seg raskt med hensyn til betingelser og restriksjoner – noen ganger fra dag til dag. Det kan være vanskelig å følge med selv på alle endringene og samtidig holde løpende og tett dialog med hoteller og andre arrangementssteder. Derfor er det viktigere enn noen gang å få litt hjelp av en profesjonell “bestiller” til å håndtere dette.
Proviso har full oversikt over hva som til enhver tid er gjeldende praksis på de ulike arrangementsstedene og i de ulike kommunene. Vi samarbeider med flere leverandører av digitale tjenester og kan hjelpe deg med å finne den beste løsningen for deg og ditt kommende arrangement. Store eller små, vi finner løsningen sammen! Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.
