Hva innebærer det å lage et arrangement? I bunn og grunn handler det om å finne gode løsninger på en lang rekke med utfordringer.
Noen av utfordringene du støter på i arrangementsplanleggingen, er små og enkle å håndtere. Dem tar du på strak arm. Andre utfordringer krever derimot langt mer planlegging og systematikk for å løses.
I dette innlegget ser vi nærmere på 13 av de største utfordringene du står overfor når du lager arrangement – og hva du kan gjøre for å løse dem.
Utfordring #1: Få oversikt over alt som trenger å gjøres
Du har fått ansvaret for å planlegge et arrangement, men hvor skal du begynne? Hva er det egentlig som trenger å bli gjort? Hva skal du legge mest tid i – arrangementssted, invitasjoner, mat, faglig innhold, foredragsholdere?
Løsning:
Sett i gang tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første fasen av planleggingen. Da får du mer tid til å forberede det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, booke foredragsholdere og leverandører – og ikke minst mer tid til å håndtere uventede situasjoner (som alltid vil oppstå).
Utfordring #2: Få oversikt over historikk (dersom du har gjennomført tilsvarende arrangementer tidligere)
På arrangementer som er litt mer komplekse, trenger du en god del informasjon fra deltakerne. Dette kan være informasjon du får i påmeldingsskjemaet eller senere i prosessen, f.eks. romdeling på hotellet, hvilke foredrag deltakeren ønsker å være med på, flytider, sen ankomst, og så videre.
Dersom du avholder de samme arrangementene fra år til år, blir det etter hvert “tusen ting” å holde rede på – spesielt hvis du gjør alt manuelt.
Løsning:
Bruk et digitalt arrangementssystem hvor all historikk ligger trygt lagret på ett sted til neste gang du skal ha et tilsvarende arrangement. På den måten kan du enkelt kopiere alt du gjorde sist, bare justere litt på dato og bilder, og vips, så er du klar! Dette sparer deg mye tid og frustrasjon.
Har noen sluttet siden sist, slipper du å rote i gamle permer eller e-poster som kanskje ikke er så enkle å finne igjen.
Er dere flere som jobber med samme arrangement, kan alle få tilgang og finne aller siste oppdatert informasjon selv.
Utfordring #3: Lage et riktig budsjett
For å styre arrangementet i riktig retning og kunne planlegge riktig i forhold til de rammene du faktisk har, må du ha fått et klart budsjett. Man kan ikke planlegge med Oslo Plaza hvis man egentlig kun har råd til møterommet i 5. etasje …
Men kanskje du ikke har oversikt over særlig mange priser på forhånd? Eller kanskje du ikke vet helt hvilke rammer du har, hvilke forventninger bedriften din har til arrangementet, og hva tjenester og produkter faktisk koster?
Løsning:
Sett opp en oversikt over kostnader og husk å gi rom for uforutsette hendelser. Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre.
Følg jevnlig med på hvordan du ligger an i forhold til budsjettet. Skap en god rutine med å gå gjennom budsjettet hver måned eller hver gang en budsjettpost nærmer seg gjennomføring. Sett alltid av en liten sum til uforutsette utgifter!
Still deg noen viktige spørsmål:
- Er vi der vi bør være med hensyn til utgifter? Om nei, hvorfor ikke?
- Hva har kostet mer/mindre enn vi trodde?
- Er det noen nye utgifter?
- Er det noen nye områder vi kan kutte utgiftene på?
- Hva må vi gjøre for å holde den kursen vi har satt oss?
Svarer du ordentlig på disse spørsmålene, vil du kunne få mer kontroll (og muligens litt lavere skuldre). Tiden du bruker på budsjettet, vil du få igjen for ved at alle involverte har en klar oversikt over hva arrangementet vil koste, og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på.
For å budsjettere riktigere på neste arrangement er det viktig å gå gjennom tallene og måle budsjettet opp mot faktiske tall for å finne eventuelle avvik. Er det avvik, enten det er på inntekter eller kostnader, er det viktig å vite hvor.
Utfordring #4: Finne riktig arrangementssted
Siden du har en lang liste med detaljer som skal på plass før arrangementet, ender du kanskje opp med å havne i en fallgruve sammen med mange andre arrangører: Du venter for lenge med å bestille arrangementssted, og går dermed glipp av et perfekt lokale fordi det viser seg at det er opptatt på den aktuelle datoen.
Løsning:
Straks du har en fastsatt dato, må du begynne å søke etter passende lokaler som er ledig på dagen/dagene. Dersom du lager et arrangement med et stort antall deltakere og ønsker å benytte et sted mange andre også ønsker å benytte, kan det ofte være behov for å booke lokalet minst et år i forveien.
Skal du booke hotell for gjestene dine, er det viktig å være tidlig ute med å holde av en romblokk – helst så fort du vet dato for arrangementet, da hotell fylles opp fort. Noen ganger skal alle ha rom og bli over, andre ganger bare noen få.
Dersom du bruker profesjonelle ved bestilling av lokale, blir både pris og innhold kvalitetssikret. En profesjonell bestiller er ofte mer oppdatert enn det du klarer å holde deg selv, og de har til enhver tid oversikt over ledig kapasitet hos alle.
Utfordring #5: Sikre godt nok faglig innhold
Hvis du ikke har tid eller ressurser nok til å få avklart det overordnede faglige innholdet tidlig i planleggingsfasen, blir det ikke tydelig nok for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi. Og da blir det ikke åpenbart for deltakerne hvorfor de bør holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet.
Uten det faglige innholdet på plass får du heller ikke laget en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad og samler de ulike arbeidsprosessene internt.
Løsning:
Sett av god tid og begynn så tidlig som mulig med å få det faglige innholdet på plass. Da blir mange av de andre oppgavene enklere, f.eks. tilrettelegging på arrangementsstedet med eventuelle grupperom/plenum / parallelle sesjoner, budskap for markedsføringen, invitasjoner og registrering.
En annen fordel ved å komme tidlig i gang med å sikre godt nok faglig innhold, er at du får større mulighet til å kapre de beste og mest populære foredragsholderne, som passer konseptet ditt.
Jo lenger tid i forveien du bestiller foredragsholdere/underholdning, desto bedre tid får disse på seg til å skreddersy budskapet til akkurat din målgruppe.
Utfordring #6: Koordinere informasjonen mellom de som trenger å være oppdatert
Du lager et arrangement hvor mange leverandører og samarbeidspartnere er involvert, og alle trenger oppdatert informasjon om deltakerne for å utføre sine oppgaver og levere sine tjenester på en god måte. Hvordan skal du klare å koordinere informasjonen mellom alle de som må være oppdatert til enhver tid?
Løsning:
Bruk et godt påmeldingssystem som gir deg muligheten til enkelt å generere lenker til rapporter som du selv distribuerer til samarbeidspartnere og andre som behøver informasjon om deltakerne.
Disse partene trenger ikke å ha tilgang til systemet for å se innholdet. Med lenker til rapporter har alle alltid samme informasjon og kan selv hente ut det som er viktig for dem å vite, enten det er navn på de som skal ha hotellrom, de som har gitt beskjed om mathensyn, eller annen relevant informasjon.
NB: Husk alltid å be om samtykke til å dele fra deltakerne, og ikke del mer enn det som er relevant.
Les også: 8 tips til arrangementsplanleggere som er alene med ansvaret
Utfordring #7: Lage gode nok og klare nok invitasjoner og påmeldingsskjemaer
Invitasjonen og påmeldingsskjemaet utgjør en viktig del av førsteinntrykket som potensielle deltakere får av arrangementet ditt. Men hvordan lager du invitasjoner og påmeldingsskjemaer som sikrer at du får gitt all nødvendig informasjon om arrangementet?
Gjør du ikke dette riktig fra start, så vil du slite med å få mange nok deltakere. Og dessuten får du flere henvendelser å håndtere med spørsmål om alt som burde ha stått i invitasjonen.
Løsning:
Bruk et profesjonelt system spesiallaget for å sende gode invitasjoner og lage gode påmeldingsskjemaer.
Effektiv invitasjon
Et godt system gjør at du enkelt kan lage og sende profesjonelle og tilpassede invitasjoner på e-post, ved hjelp av enkle, ferdiglagde maler. Slik sikrer du en pen og profesjonell invitasjon, med alle nødvendige lenker uavhengig av hva slags enhet deltakeren åpner den på.
Effektiv påmelding
Et godt system forenkler også påmeldingsprosessen. Jo enklere det er for deltakere å melde seg på arrangementet, desto større sjanse er det for at de faktisk gjør det. Samtidig må påmeldte enkelt kunne få svar på alt de lurer på og trenger å vite om arrangementet.
Du kan enkelt tilpasse påmeldingsskjemaet slik at du får samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg, verken mer eller mindre. Da blir opplevelsen for deltakeren aller best.
Utfordring #8: Ha oversikt over og svare på deltakernes henvendelser og spørsmål
Deltakerne har alltid mange ting de lurer på etter at de har meldt seg på, og disse spørsmålene må du gi gode svar på, så fort som mulig. Problemet er bare at du har det himla travelt med alt du skal håndtere, og det er lettere sagt enn gjort å holde oversikten over hvem av deltakerne som har fått svar og ikke.
Iblant kan ting gå i surr, og deltakere får ikke svar på sine henvendelser. Dette bidrar ikke til å gi et godt inntrykk av arrangementet ditt …
Løsning:
Bruk et system hvor deltakerne kjapt og enkelt kan spørre deg om ting de lurer på, både via e-post, SMS og app. Da har du alltid oversikt over hva deltakere har spurt om, og du kan alltid se at de faktisk har fått svar.
Med et godt system kan du også legge til en egen funksjon for henvendelser på påmeldingsskjemaet. Da får deltaker enkelt kontakt med deg som arrangør, og alle henvendelser (og svar) finner du igjen i systemet. Det er enkelt for deltakerne, og enkelt for deg som arrangør å holde oversikt.
For å sikre at deltakeren får et mest mulig presist svar, kan du forhåndsdefinere hvem hos dere internt som skal svare på hva. Dersom noen i teamet ditt skulle bli borte fra jobb, kan deltakerne likevel få svar. Alle henvendelser og spørsmål fra dem blir nemlig lagret i databasen, og andre som har tilgang til systemet, kan svare på deres vegne.
Utfordring #9: Sikre at alle betaler for deltakelsen sin
Arrangementet er ferdig, og evalueringene er sendt ut. Nok en gang kan du konstatere at det ble vellykket. Men vent litt … en avgjørende ting gjenstår. Du må få samlet inn alle pengene fra deltakerne.
Akkurat dét viser seg å bli lettere sagt enn gjort. I løpet av de neste dagene og ukene blir du tvunget til å bruke mye av arbeidstiden til å sende ut betalingsoppfordringer til trege betalere.
Løsning:
Med en betalingsløsning/økonomimodul i et godt påmeldingssystem sikrer du at alle deltakerne har betalt – før arrangementet starter. Du kan enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort), eller du kan generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et angitt tidspunkt. Du definerer selv betalingsbetingelser, og innbetalinger blir automatisk registrert løpende.
De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.
Utfordring #10: Å engasjere deltakerne godt nok og innfri og helst overgå forventningene
Deltakere på konferanser, seminarer og lignende arrangementer er ute etter mer enn bare å lære noe nytt eller å holde seg faglig oppdatert. Ren læring kan de oppnå ved å abonnere på tidsskrifter. se på webinarer, lese faginnhold på LinkedIn, etc.
I 2023 forventer folk at du som arrangør lager spennende møtearenaer hvor de kan treffe likesinnede ansikt til ansikt, mingle og bygge nettverk, dele erfaringer og i det hele tatt få faglige og sosiale opplevelser som inspirerer og motiverer lenge etter at de er tilbake ved kontorpulten
For å lykkes med å gi dine deltakere en slik opplevelsesarena å utfolde seg på, må du som arrangør klare å engasjere dem. Hvordan skal du klare å holde deltakerne “påkoblet” gjennom hele arrangementet – og samtidig innfri og helst overgå forventningene de hadde med seg inn dørene?
Løsning:
- “Bjuda på” med opplevelsesbaserte aktiviteter.
- Bruk en eventapp til å skape entusiasme, slik at du legger til rette for at deltakerne kan kommunisere med hverandre og med foredragsholdere og arrangører.
- Kjør meningsmålinger (polls) underveis.
- La deltakerne få si sin mening i etterkant med en god evaluering – både positive og negative tilbakemeldinger er veldig nyttig for deg som arrangør. Og husk å takke for deltakelse og input du får tilbake.
I innlegget Gjør du nok for å engasjere deltakerne dine? får du detaljert informasjon om disse fire punktene.
Utfordring #11: Å få rask tilgang til hjelp fra leverandøren av systemet du bruker, hvis noe uventet skjer underveis
Mange bedrifter investerer i et digitalt arrangementssystem uten å stille følgende avgjørende spørsmål på forhånd: “Hvis vi som brukere av systemet plutselig står fast og trenger rask hjelp, vil vi få det, der og da?”
Med andre ord: Vil du komme raskt gjennom til leverandøren av systemet og få den hjelpen du trenger, når du trenger den?
La oss si at dere har valgt et system som er basert i USA. Nå står dere på arrangementet med noe som ikke virker som det skal, og dere må få leverandørens supportteam på telefonen med én gang. Pga. tidsforskjellen kan det vise seg å bli vanskelig, og dessuten må du nå – full av stress – forklare problemet ditt på engelsk.
Men først møter du kanskje en slik beskjed på leverandørens nettside: "Thank you for contacting us. We will get back to you within 24 hours. The ticket number for your request is #2756."
Ikke særlig betryggende, spør du meg.
Løsning:
Velg et system med en supportavdeling som du vet at du kan ringe til i norsk åpningstid og få hjelp fra der og da, på ditt eget morsmål.
Utfordring #12: Å evaluere på en god måte i etterkant og kunne måle ROI etter gjennomføring
Hvordan vet du egentlig om arrangementet du nettopp har gjennomført, faktisk har gitt den avkastningen dere satte som mål i starten? Hva fikk dere egentlig igjen per krone dere investerte?
For mange arrangører er det litt slik som Bob Dylan synger: The answer, my friend, is blowin' in the wind…
Løsning:
For å hente svaret ut av “vinden” må du og teamet ditt evaluere i etterkant og måle reell ROI (return on investment). Men hvordan beregner man avkastning på et arrangement?
I dette innlegget viser vi deg fem trinn til å måle hva resultatet faktisk ble: “Slik beregner du avkastning på arrangementet”‘
Utfordring #13: Å samle all relevant informasjon og relevante data, slik at det kan gjenbrukes neste gang
Hvis du lager tilsvarende møter og arrangementer fra år til år, blir det etter hvert mye informasjon og data som går igjen. Hvor samler du alle disse opplysningene?
Eller rettere sagt; har du et system hvor du kan samle all relevant data? Eller må du lete i gamle e-poster og gjennomsøke regneark for å spore opp informasjonen du trenger fra gang til gang?
I så fall er det oppskriften på å bruke unødvendig mye tid og gjøre unødvendig mye dobbeltarbeid.
Løsning:
Bruk et digitalt system som lar deg samle inn alt av relevant informasjon og data på én gang og ha det lagret på ett sted. Ved å gjenbruke informasjon og data fra det forrige tilsvarende arrangementet du avholdt – og bare gjøre små justeringer på tekst og bilder – så frigjør du mye tid som du kan bruke på det som virkelig teller.
Kort oppsummert
De største utfordringene ved å lage et arrangement koker egentlig ned til dette: Du skal ha kontroll på alle detaljer og ta unna tidkrevende (og gjerne manuelle) oppgaver, samtidig som du skal følge opp deltakerne og fremstå som en profesjonell arrangør.
Utfordringene du står overfor som arrangementsplanlegger, kan du håndtere uten et helhetlig system skreddersydd for gjøre livet ditt enklere – eller med et slikt system.
De to formene for arrangementsplanlegging ser veldig ulike ut i praksis.
Investerer du i et profesjonelt arrangementssystem, har du kommet et godt stykke på vei med detaljkontroll og oversikt. For ikke å snakke om hvor mye tid og dyrebare ressurser du får frigjort i den hektiske planleggingsfasen.
Gode digitale verktøy løser mange av de største utfordringene du møter på som arrangementsplanlegger med knappe ressurser.
