Digitale arrangementer: Fra nybegynner til proff på under ett år


Digitale arrangementer: Fra nybegynner til proff på under ett år

Tonje-Marie Fjeld | 07. mai 2021
6 minutter lesetid


Koronaen markerer et tidsskille på mange ulike plan i samfunnet – ikke minst for arrangementsbransjen, som virkelig har fått kjenne på konsekvensene av nedstengning og restriksjoner.

Før mars 2020 ble arrangementer i hovedsak gjennomført som fysiske møter. Teams, Zoom og Skype ble stort sett benyttet til bedriftsinterne samtaler/møter. Webinarer var det som ofte tidligere også ble gjennomført digitalt, men da vanligvis som rene “presentasjoner”.

Så kom D-dagen, 12. mars, og krisen var et faktum. I april 2020 ble hoveddelen av bedrifters arrangementer flyttet (eller avlyst), mens man i stor grad ventet på at verden skulle bli normal igjen. Det forventet man skulle skje nærmere sommeren, eller i alle fall i løpet av høsten. 

Men som alle nå vet, slik gikk det ikke! I stedet har alle vi som jobber med arrangementer, vært med på en heidundrende digitaliseringsreise. Når vi ser tilbake til tiden før mars 2020, innser vi at nivået de fleste av oss lå på med hensyn til digitale løsninger for konferanser og andre arrangementer, best kan karakteriseres som “steinalder” – i forhold til der vi er kommet nå.  

La oss ta en nærmere titt på den rivende utviklingen som har vært rundt gjennomføring av digitale arrangementer det siste drøye året.

 

Fase én: Prøving og feiling

Mange systemleverandører snudde seg raskt rundt og videreutviklet sine digitale løsninger, og mange nye systemer så dagens lys. Noen av disse var bra, noen mindre bra.

Sikkerhetsmessig hadde det gått litt fort i svingene noen steder. Mange husker sikkert at noen av plattformene som nå er godkjent og tatt i bruk av store organisasjoner og bedrifter, før sommeren 2020 ikke kunne benyttes pga. manglende sikkerhet. Flere store samlinger ble avbrutt av at helt ukjente dukket opp i møtet og viste frem ting som ikke var beregnet for plenum …

Mange oppdateringer og løpende utvikling har fått orden på det meste her, og en del av det var også rett og slett brukerfeil. Mange arrangører skulle plutselig gjennomføre sine arrangementer digitalt i stedet, helt uten erfaring med lyd, bilde og andre viktige elementer som er en forutsetning for at deltakere skal få en god opplevelse.De fleste har nok også fått med seg noen flaue opplevelser enten som arrangør eller deltaker, hvor bildet stopper opp, lyden er uklar, bakgrunnen helt feil, ansiktet for tett opptil eller i feil vinkel, noen romsterer rundt i bakgrunnen, osv. Den som har lyst til å le litt av slike episoder, vil finne mange artige snutter på nett.

 

Fase to: Digitale møter er
kommet for å bli

Bedrifter og organisasjoner flest tenkte nok at det ikke var verdt å bruke altfor mye tid på dette med digitale arrangementer. Høsten 2020 skulle jo bli tilnærmet normal, og da ville man uansett gå tilbake til fysiske arrangementer. 

Slik gikk det jo heller ikke … Altså var det bare å brette opp ermene, ta i bruk nye og oppdaterte systemer og bli bedre på digitale arrangementer – for arrangere, det måtte man. 

I ettertid har det skjedd intet mindre enn en revolusjon på området. Her er noen hovedpunkterr:

  • Et stort antall nye systemer. 
  • Vesentlig forbedret sikkerhet.
  • Nye funksjoner og tilpasninger har kommet til.
  • Mange bedrifter tilbyr nå hjelp og profesjonell gjennomføring.
  • Tips og råd har blitt delt, både som artikler, guider og webinarer.
  • Innholdet har blitt tilpasset, slik at det passer bedre for digital fremføring.
  • Hybride arrangementer dukket opp, slik at noen var til stede og lagde litt mer “levende” stemning også for de som hang med digitalt.

 

Vi ser også at profesjonell strømming av arrangementer er kommet for å bli, etter all sannsynlighet også etter korona. Ole-Andreas Løvland, daglig leder av Trippel-M og Oslo Streamingsenter, sier det slik:

– Istedenfor at folk skal reise fra Ålesund til Oslo på konferanse, kan den like gjerne streames, i tillegg til å være fysisk. Da vil de som ønsker å delta fysisk på konferansen gjøre det, mens de som ønsker å delta fra andre steder av landet, har mulighet til det.


LES OGSÅ: Proviso var digital prosjektleder for MS-forbundets digitale konferanse om MS, covid-19 og vaksine

 

Hva har vi lært?

En av de viktigste erfaringene vi har gjort oss, er at man kan få et digitalt arrangement like godt gjennomført som et fysisk møte, så lenge man legger arbeid i det – og det er det nå mange som gjør.

Vi er fortsatt i startgropen med alt det som virtuelle møteplasser har å by på, og det er mye rundt digitale og hybride arrangementer som fortsatt er nytt for mange. Noen sentrale elementer må være på plass dersom man skal fremstå profesjonell og gi en god opplevelse til deltakerne: Fin invitasjon og landingsside, gode foredragsholdere, riktig valg av teknologi og plattform for den type arrangement man skal avholde, og ikke minst litt hjelp av de som har gjort dette mye. 

Dessuten er det viktig at man selv er trygg, i tilfelle noe skjer – og det gjør det jo ofte når alt er digitalt. Det lønner seg å ha en plan A, men hvis den ryker, er det fint med en plan B og C!

 

Konklusjon

På drøyt et år har vi gått gjennom en rivende utvikling rundt det å lage og gjennomføre digitale arrangementer. Mange har tilpasset seg en tidvis ekstrem ny hverdag og tilrettelagt for aktivitet under de til enhver tid gjeldende smittevernregler og begrensninger. 

Ingenting kan erstatte det å møtes fysisk, og mest av alt ønsker vi nok å kunne komme sammen i et felles lokale igjen, hvor vi kan få øyekontakt og kjenne på den unike energien som kun oppstår når vi er til stede fysisk. Men nå har vi alle blitt flinkere digitalt, vi får gjennomført det vi ønsker, mens vi venter på at verden blir mer normal. Og vi har lært noe viktig - vi klarer å tilpasse oss. Folk som brenner for å skape verdifulle opplevelser sammen, er imponerende endringsvillige- og tilpasningsdyktige!

Alt vi har lært, alle nye erfaringer vi har høstet, skal vi ta med oss videre og bruke for alt det er verdt når vi nå skal bidra til å få fart på Norge igjen. Så er det viktig at vi skaper trygge rammer, slik at deltakerne føler seg trygge nok til å gå fra virtuelle til fysiske møteplasser.

Digitale møter har helt sikkert kommet for å bli, men vi kommer antagelig til å være mer bevisst på hva som bør gjøres digitalt, og hva som gir best resultat ved å møtes fysisk. Ja takk, begge deler!

 

Den ultimate guiden til digitale og hybride arrangementer

 

Digitale arrangementer: Fra nybegynner til proff på under ett år
Skrevet av Tonje-Marie Fjeld

Tonje er vårt siste tilskudd i Proviso. Tonje har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt leder erfaring. Hun er også utdannet yrkesfaglærer ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Tonje sprer glede der hun kan, og har en naturlig evne for service og veiledning. På fritiden er Tonje glad i friluftsliv, dyreliv, kultur, og er familiekjær, hun er lokalt engasjert som styremedlem i Digerud Grendestue.

Andre leste også