Et påmeldingssystem gjør planleggingen av arrangementet enklere


Et påmeldingssystem gjør planleggingen av arrangementet enklere

Lena Elgaaen | 07. mar 2019
7 minutter lesetid


Med et profesjonelt påmeldingssystem loser du arrangementet trygt i havn, slik at de påmeldte kan møtes og få en god opplevelse.

Planlegging er fundamentet for et vellykket arrangement. Noen arrangementer er små, andre større og mer komplekse. Uansett er det mye som skal på plass.

  • Hvordan lager jeg en vellykket invitasjon?
  • Får jeg samlet inn all informasjonen jeg trenger?
  • Hvordan får jeg kommunisert med de påmeldte underveis?
  • Får jeg sjekket inn deltakerne uten at det oppstår kaos?
  • Hvem skal egentlig gjøre hva?

Listen over detaljer å tenke på er lang! Hva skal du bruke mest tid på, og hvor skal du begynne?

Mange bedrifter og organisasjoner velger å ta i bruk et digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere – bedre kjent som et påmeldingssystem.

Et påmeldingssystem gjør det lettere å planlegge et arrangement, og det er det flere gode grunner til. I dette innlegget tar vi for oss seks av dem.

1. Du får samlet inn akkurat den informasjonen du trenger

Med et påmeldingssystem er det mulig å tilpasse registreringen med ulike kategorier, parallelle sesjoner, gruppearbeid, etc., noe som igjen gjør det enklere å tilpasse lokalet og programmet/innholdet, og å fordele interne ressurser.

Du kan sette opp ulike deltakerkategorier, for eksempel interne, eksterne, partnere, osv. Avhengig av hva du trykker på, vil skjema åpne seg med variabler gjeldende for hver kategori.

Ved å dele deltakerne opp i ulike kategorier er det mye enklere å samle inn relevant informasjon og kommunisere dette til ulike grupper under planleggingen. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.

Dessuten vet du tidlig et mer korrekt deltakerantall. Du kan justere antall på hotell/arrangementssted innenfor fristene som er satt, slik at du ikke trenger å betale for flere enn det som faktisk er påmeldt.

 

2. Du får full kontroll på økonomien

Alle som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter med mange deltakere, har nok kjent på frustrasjonen over uendelige og tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter.

Å sikre at inntektene blir fulgt opp, er rett og slett grunnlaget for veldig mange arrangementer. Det skaper trygghet for både arrangør og deltakere å vite at økonomien blir håndtert ryddig og grundig.

Med et påmeldingssystem er det mulig å fakturere ved registrering, slik at man får bedre oversikt og økonomi og bedrer likviditet, og også kan tilpasse budsjettet hvis det er behov ved for få / mange ekstra deltakere.

Fakturaer blir sendt automatisk til rett person i rett rekkefølge – ingen risiko for feil e-postadresse eller fakturaer på avveie. De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.

3. Alle henvendelser fra deltakere samles på ett sted

Med et påmeldingssystem blir alle henvendelser fra deltakere, og svarene dere gir dem, lagret i databasen. Dette gjør det enkelt for deg som arrangør å se hva deltakere spør om, og å være sikker på at de har fått svar.

Dessuten blir det enkelt å fordele oppgavene på hvem som svarer på hva, og enkelt å se hvem som har svart hva. Ved sykdom og fravær kan du selv gå inn og svare på ubesvarte henvendelser. 

 

Les også: Ute etter et påmeldingssystem? Sjekk at leverandøren tilbyr god support!

 

4. Innsjekkingen blir enkel og kjapp

En god begynnelse er halve veien til suksess, sies det. Glade og fornøyde deltakere ved innsjekk bidrar til bedre læringsutbytte og totalopplevelse av arrangementet.

Velger du digital innsjekk med et påmeldingssystem, sparer du ikke bare mye tid – du gir deltakerne en bedre opplevelse, sparer penger og miljø for forhåndstrykk av navneskilt og trenger færre personer ved inngangen. Det blir i det hele tatt bedre flyt og logistikk, og arrangementet fremstår profesjonelt og velorganisert.

Du vet alltid hvem som har kommet, og hvem / hvor mange dere fortsatt venter på (uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet …).

 

5. Du treffer riktig med evalueringen

Med evalueringer/spørreskjemaer i etterkant av arrangementet får du ærlige tilbakemeldinger på “good and bad”. Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra? Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke? Hva ønsker de at du gjør annerledes til neste gang?Svarene du får, gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som ble satt.

Men ikke send ut evalueringen til personer som ikke var til stede – det er egnet til å skape irritasjon. Å motta link til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, vitner om litt lite oversikt fra arrangør. Med et påmeldingssystem er du sikker på å sende kun til de som faktisk har vært til stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme.

 

6. Du har alt på ett sted

Et påmeldingssystem gjør det lettere å involvere flere i planleggingsprosessen. Er dere flere som jobber med samme arrangement eller på samme avdeling, kan alle få tilgang og finne oppdatert informasjon selv. Det gir bedre flyt i samarbeidet og minsker risikoen for misforståelser og feilkommunikasjon.

Det er enkelt å finne alltid oppdatert informasjon, enkelt å gi tilgang til andre for å oppdatere dem (du slipper hele tiden å sende over oppdaterte rapporter), og enkelt å holde oversikt over fremdriften. Jobben blir gjort uten unødvendige forsinkelser.

Hvis noen som er med og organiserer, blir syk eller er borte midt i den hektiske innspurten før arrangementet, så kan andre enkelt ta over.

For å dekke alle funksjonene i et påmeldingssystem må man jobbe med en rekke ulike verktøy. Invitasjoner, registrering, henvendelser, nettside, e-post- og SMS-kommunikasjon, hotell- og rombestilling, eventapper, rapportering, betalingsløsning, innsjekk, evaluering, m.m. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om, og med et påmeldingssystem kan du gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og raskt.

 

Et påmeldingssystem hjelper deg med å skape gode arrangementsopplevelser

Planlegging og forberedelse av arrangementer innebærer ofte en mengde med oppgaver som må håndteres og settes i system. Og det vil alltid dukke opp uforutsette ting, som for eksempel at en i teamet blir borte i en kritisk fase.

Med et digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere får du full oversikt og stålkontroll på alle prosesser rundt arrangementet.

Et påmeldingssystem sparer deg som arrangementsplanlegger mye tid og kostnader, fordi arbeidet går enklere og prosessen blir mer ryddig.

 

New call-to-action

 

Et påmeldingssystem gjør planleggingen av arrangementet enklere
Skrevet av Lena Elgaaen

Lena er vårt siste tilskudd i Proviso. Lena har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt universitetsutdannelse innen reiseliv og relasjonsledelse. Lena har en naturlig evne for salg og en utpreget serviceholdning. Som rådgiver i Proviso er hennes oppgaver support og veiledning, kundeoppfølging, produksjon og administrasjon av prosjekter, samt salgs- og markedsrettede aktiviteter. På fritiden er Lena glad i friluftsliv, kultur, språk og litteratur, og hun er lokalt engasjert i utviklingen av Drøbak som turistdestinasjon.

Andre leste også